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Teams intelligent organisieren

| Autor: Simone Käfer

Ein Projektmanager muss seine Ressourcen einteilen und seine Kollegen wie ein Fußballtrainer seine Spieler geschickt positionieren. Dabei hilft moderne Software.
Ein Projektmanager muss seine Ressourcen einteilen und seine Kollegen wie ein Fußballtrainer seine Spieler geschickt positionieren. Dabei hilft moderne Software. (Bild: Tom Nulens)

So umfangreich wie die Organisation eines Projekts, so vielfältig erscheinen die Angebote für Software zum Projektmanagement. Drei Softwaretools mit je einem Herausstellungsmerkmal haben wir für Sie zusammengestellt.

  • Die in Outlook integrierbare Software Inloox kann einzelne Vorgänge aus einem Projektplan in weitere Projektpläne einbinden.
  • Can Do wird von einer künstlichen Intelligenz unterstützt, welche die Fähigkeiten und Überlastungen von Mitarbeitern berücksichtigt.
  • Mit den Cerri Enterprise Apps können Kunden in das Projektgeschehen integriert werden.

Produkttester Florian Hanrieder leitet den Bereich MCC Marketing Communication bei Fendt. Die Landtechnik-Marke gehört zum amerikanischen Konzern AGCO, der 2015 einen Jahresumsatz von 7,5 Mrd. US-Dollar erwirtschaftete. Fendt startete 2014 das Future Project, das interne Ressourcen und Werte verbessern sollte. Im Zuge einer Ist-Analyse wurde erkannt, dass viel Zeit in die Organisation von Projekten floss. Also sollte eine Projektmanagement-Software gekauft werden, die sowohl für Mitarbeiter geeignet ist, die nur für das Projektmanagement abgestellt sind, als auch für jene, bei denen Projekte nebenbei organisiert werden. Hinzu kommt, dass die meisten Mitarbeiter in mehrere Projekte involviert sind.

Im Laufe der Recherche zu integrierten Lösungen ist Fendt auf Inloox PM aufmerksam geworden. Die in Outlook integrierbare Software macht es so möglich, Elemente wie E-Mails, Kalendertermine, Kontakte und Aufgaben für Projekte zu nutzen. Damit erweitert sie Microsoft Outlook zu einer vollwertigen Projektplattform mit Funktionen zum Planen, Steuern, Dokumentieren und Budgetieren von Projekten jeder Art und Größe.

Projektmanagement in Outlook integriert

Den Verantwortlichen bei AGCO/Fendt gefiel sofort die Möglichkeit, projektbezogene Termine und Aufgaben mit den persönlichen Jobs in Outlook zu synchronisieren. Außerdem können Projekte in verschiedenen Komplexitätsstufen bearbeitet werden. Daher eignet sich die Software sowohl für Mitarbeiter, die nur einfache Funktionen verwenden, als auch für Projektleiter, die detaillierte Gantt-Pläne mit fortgeschrittenen Planungsmöglichkeiten benötigen.

Für Fendt wurden einige Anpassungen vorgenommen. Bei dem Landtechnikhersteller unterliegen Projekte sowohl komplexen horizontalen Abhängigkeiten als auch hierarchischen Abstufungen. Auf der obersten Ebene befindet sich beispielsweise eine internationale Roadmap mit wichtigen Meilensteinen für alle Marketingbereiche, hie­rarchisch darunter gestaffelt verschiedene Projekte. Mit der für Fendt entwickelten Funktion „Veröffentlichen“ können einzelne Vorgänge aus einem Projektplan in weitere Projektpläne eingebunden werden. Wenn sich also ein Ereignis im globalen Plan verschiebt, werden alle Projektleiter der untergeordneten Projekte automatisch darüber informiert. Diese Funktion ist mittlerweile allen Kunden von Version 9 zugänglich.

Ergänzendes zum Thema
 
Drei Fragen an den Anwender

Eine weitere Inspiration aus der Kooperation war der projektübergreifende Kalender, in dem sich Projektmitarbeiter Aufgaben, Meilensteine, Vorgänge und Sammelvorgänge aus allen Projekten anzeigen lassen können, in die sie involviert sind. Mithilfe der In-­Loox-PM-Unternehmenslizenz konnte AGCO/Fendt mit einer unbegrenzten Anzahl an Inloox-PM-Universal-Userlizenzen ausgestattet werden. Die Lizenz ermöglicht den Betrieb auf drei logischen Datenbanken.

KI unterstützt das Projektmanagement

Nicht in das E-Mail-Programm eingebunden ist Can Do vom gleichnamigen Hersteller. Neben den üblichen Informationen, die jede gute Projektmanagement-Software bieten sollte, wie eine Terminplanung im Gantt-Chart, bietet Can Do ein erwähnenswertes Ressourcenmanagement: Es berücksichtigt bei der Mitarbeiterwahl und -terminierung auch vorhandene und fehlende Fertigkeiten. Die Machbarkeitsanalysen zeigen sogar den Grad der Überlastung von Abteilungen und Mitarbeitern an, so kann ein Projektleiter rechtzeitig eingreifen und umschichten. Solche Analysen macht eine künstliche Intelligenz möglich, die vorausschauende Simulationen fährt. Auch das dazugehörige Risikomanagement wird von einer künstlichen Intelligenz unterstützt, die auf kritische Situationen hinweist.

Kunden erhalten kontrollierten Zugang zu Projekten

Wer bereits einen Schritt weiter sein möchte, für den eignet sich vielleicht it. Das Unternehmen Cerri bietet verschiedene Apps zur Organisation an, mit denen die unterschiedlichen Anforderungen von Projekten, Vorgängen und Prozessen, die es in Unternehmen und bei den Mitarbeitern gibt, einfacher bewältigt werden sollen. Zum Beispiel haben sie die Funktion „One stop shop“, mit der über eine Plattform oder per E-Mail-Plugins Projekte, Aufgaben, Deadlines und Daten mit allen geteilt werden können. Termine können sowohl über das E-Mail-Plugin als auch über Cerri geplant und verschoben werden.

Zur Teamarbeit direkt tragen Feedback-Funktionen bei oder die Möglichkeit, über jedes Element eines Projekts informiert zu bleiben. Auch für eine globale Projektarbeit eignet sich die Enterprise App, da sie in verschiedenen Sprachen konfigurierbar ist. Zudem können über einen kontrollierten Zugang auch Kunden ins Projektgeschehen eingebunden werden – natürlich stellen Anwender ein, was ihre Kunden sehen dürfen. Die App ist für Smartphones erhältlich.

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