Webbasierte Lagerverwaltung Alle Logistikprozesse werden abgedeckt

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Nachdem ein mittelständisches Logistik- und Transportunternehmen eine Software zunächst für ein Kundenprojekt eingeführt hat, rollt es das Lagerverwaltungs-Tool nun über den gesamten Betrieb aus. Dabei musste sowohl eine SAP-Anbindung hergestellt als auch eine Chargenverwaltung abgebildet werden können.

Die Spedition Bode GmbH & Co. KG ist ein mittelständisches, familiengeführtes Logistik- und Transportunternehmen mit rund 300 Mitarbeitern. Der Stammsitz befindet sich in Reinfeld in Holstein. Bode beschäftigt rund 100 Lkw-Fahrer, unterhält einen Fuhrpark mit 90 Zugmaschinen, ein Waschcenter und eine Werkstatt. Das Unternehmen hat Lagerimmobilien an verschiedenen Standorten auf der Achse zwischen Hamburg und Lübeck mit einer Fläche von insgesamt 40.000 Quadratmetern. Ein Fokus liegt auf Kunden aus dem Lebensmittelbereich beziehungsweise auf der temperaturgeführten Lagerung.

Für ein Kundenprojekt, das die Verwaltung von verderblichen Enzymen erforderte, war es notwendig, ein webbasiertes Lagerverwaltungssystem einzuführen.

Die Anforderungen

Bode nutzte zu diesem Zeitpunkt schon längere Zeit die Softwarelösungen der Coglas GmbH, eines IT-Spezialisten für Logistik aus dem Raum Hannover. Als das neue Kundenprojekt anstand, kontaktierte man den bestehenden Softwarepartner und stellte die Kundenanforderung vor, sondierte parallel den Markt aber auch nach anderen Anbietern. Letztlich fiel die Entscheidung erneut auf Coglas. „Uns wurde kompetent und praxisnah aufgezeigt, was ein neues Tool können muss und wie wir das Projekt schnell umsetzen können“, erläutert Dennis Petersen, Bereichsverantwortlicher für Lagerlogistik und Prokurist bei Bode. Denn die Zeit stellte einen Knackpunkt dar: Im Frühsommer begann die Sondierung, der Start war für November des gleichen Jahres avisiert.

Eine zentrale Anforderung an die Lösung war die SAP-Schnittstelle zum Kunden. Es war klar, dass dessen Auftragsvolumen nur über eine automatische Schnittstelle abgewickelt werden konnte. In sechs Monaten sollte diese Schnittstelle für die Datenein- und -ausgänge implementiert werden. Coglas stand Bode hier bei der Projektplanung und logistischen Fragestellungen zur Seite. Ein Vorteil war dabei, dass zuvor schon diverse Projekte mit SAP abgewickelt worden waren und dass die Nachrichtentypen bekannt waren, zum Beispiel, wie Verpackungsaufträge dargestellt werden. Auf diese Weise konnte Coglas die Anforderungen des Kunden schnell einordnen und für Bode übersetzen. „Wir konnten auf das SAP-Wissen unseres Partners zurückgreifen, was ein großer Vorteil war“, erinnert sich Petersen.

Des Weiteren sollte das Tool benutzerfreundlich sein und keine lange Eingewöhnungszeit erfordern, um neue Arbeitskräfte schnell anlernen zu können. Eine Herausforderung war außerdem, dass der Neukunde von Bode nicht nur die Ein- und Auslagerung von ganzen Paletten erforderlich machte, sondern auch ihre Kommissionierung, die Umverpackung in Kartons und eine Umetikettierung. Verschiedene Logistikprozesse mussten also abgedeckt werden. Beim Großteil der Bode-Kunden stellt die Palette die kleinste Einheit dar – die Umverpackung war bis dato eher selten.

Ein weiterer Anspruch an die Lösung war die notwendige Chargenverwaltung: Alle Artikel sollten nach Chargen abgerufen, Chargen nachverfolgt und ihre Bewegungen überwacht werden können. So stellt Bode sicher, dass das Haltbarkeitsdatum berücksichtigt wird und keine Charge das Lager verlässt, die bereits zu alt ist.

Die Projektschritte

Coglas stellte Bode das Tool bei einem Vertriebstermin vor Ort vor, betreute die Einführung in die Software und berichtete aus Projekten mit anderen Kunden. Den ersten und zugleich komplexesten Schritt der Umsetzung stellte dann die Implementierung der Schnittstelle dar – hier wurden die technischen Ansprechpartner von Bode, Coglas und des Speditionskunden vernetzt und ein gestaffelter Projektplan mit Update-Terminen aufgesetzt. Das Ziel, eine lauffähige Lösung im November, wurde erreicht; im Nachgang fanden im laufenden Betrieb Nachbesserungen statt, um die Kommunikation zu verbessern.

Coglas stand Bode stets auf dem kurzen Dienstweg zur Verfügung. „Während der Implementierung hatten wir täglichen Kontakt zu einem Mitarbeiter, der uns weitergeholfen hat – per E-Mail oder per Telefon, weil sich Coglas der Brisanz des Themas bewusst war“, berichtet Petersen. Erst allmählich wechselte man in das Ticket-basierte Supportsystem. Insgesamt war eine Nachjustierung nur bei kleineren Einstellungsthemen notwendig – etwa wenn bei der Auslagerung von Paletten nicht die richtige Strategie hinterlegt war. Das wurde in der Regel noch am selben Tag behoben. Petersen: „Größere Probleme, etwa dass wir für einen Tag arbeitsunfähig waren, gab es nicht.“

Auch die Planung, Organisation und Bestellung der Hardware wurde von Coglas übernommen: Die Geräte – Tablets und Scanner – wurden ausgetauscht, die neuen mit der Software direkt am Ort des Einsatzes in der Lagerhalle getestet, nachdem zuvor in der Theorie erläutert worden war, wie die Software die Prozesse abbildet. „Die Bedienung ist sehr intuitiv und aus dem privaten Umgang mit Smartphone und Tablet bekannt. Unsere Mitarbeiter waren sofort von der hohen Reaktionsgeschwindigkeit und Handhabung angetan“, so Petersen weiter. Es war nur diese eine Vor-Ort-Schulung notwendig; die Belegschaft freundete sich mit dem Tool danach selbst an. Zunächst arbeiteten fünf Mitarbeitende im Lager und zwei in der Verwaltung für das spezifische Kundenprojekt mit der Software, heute sind es 25 bis 30 über den gesamten Betrieb hinweg.

Der Umfang der Funktionalitäten

Die webbasierte Lagerverwaltung deckt nun alle Logistikprozesse ab der Entladung des Lkw ab: Die Palette wird gescannt beziehungsweise erhält einen Barcode und wird am richtigen Ort – etwa Kühllager oder Hochregal – auf dem bestimmten Lagerplatz eingelagert. Bei Vollpaletten wird die Auslagerung und Verlagerung auf den Lkw abgebildet. Auch die Prozesse zwischen Ein- und Auslagerung – Kommissionierung, Umverpackung in Kanister und Säcke und Umetikettierung – werden abgebildet. Die Software verschafft schnell einen Überblick über das Regal und seine Auslastung, die grafische Darstellung ist benutzerfreundlich. Darüber hinaus erfasst die Software die administrativen Projekte im Büro, etwa Abrechnung und Reporting.

Vorteile für die Logistikprozesse

Als webbasierte Software lässt sich die Lagerverwaltung in jedem Browser öffnen. Ein Novum für Bode zu diesem Zeitpunkt, denn bis dato wurde mit fest installierten Tools gearbeitet, die eine Serververbindung benötigten. Die Lagerkollegen brauchten entsprechendes IT-Know-how, um sie bedienen zu können. Die webbasierte Lagerverwaltung ist dagegen auf jedem Tablet zu nutzen und in der Bedienung deutlich einfacher. In früheren Systemen variierte die Ansicht abhängig vom Endgerät – dem Rechner im Büro oder der klobigen Scanner-Hardware im Lager – und das führte zu Kommunikationsproblemen. Jetzt haben alle die gleiche Ansicht, egal, wo das Tool geöffnet wird. Das verbessert die Orientierung und die Kommunikation, Probleme lassen sich schnell lösen.

„Mit der Software und dem Gesamtpaket sind unsere Prozesse weniger fehleranfällig geworden und die Erreichbarkeit hat sich verbessert“, fasst Petersen zusammen. Weil die Bedienung sehr einfach ist, bestehen keine Hemmungen, Funktionen auszuprobieren: „Die Kollegen arbeiten sich gegenseitig ein.“ Und nicht zuletzt produziert Bode damit weniger Support-Fälle bei Coglas. „Wir haben die richtige Entscheidung getroffen,“ sagt Petersen.

Fazit

Die webbasierte Lagerverwaltung vereinfacht die Arbeit und Prozesse des Speditions- und Logistikunternehmens. Da sie geräteunabhängig die gleiche Oberfläche hat, verbessert sie die Abstimmung und Kommunikation im Team und verringert Fehler. Auch die Erreichbarkeit hat sich verbessert. Die gute Usability macht die Bedienung intuitiv und erfordert kein IT-Know-how mehr. (bm)

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