Zollsoftware Atlas – der Countdown läuft

Redakteur: Claudia Otto

Am 1. Juli 2009 ist es so weit, dann müssen alle exportierenden Unternehmen eine Software für die Teilnahme an Atlas (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zollabwicklungssystem) gefunden haben. Zertifizierte Softwarehäuser bieten unterschiedliche Zugangsmöglichkeiten an. Ob eine eigene Software oder ein webbasiertes Mietprogramm die richtige Wahl ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab.

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Seit dem 1. August 2006 können Unternehmen am elektronischen Nachrichtenverkehr über Atlas teilnehmen. Der verbindliche Zeitpunkt für den elektronischen Datenaustausch mit den Zollbehörden für Ausfuhren ist der 1. Juli 2009. Dennoch haben sich viele Unternehmen immer noch nicht für eine Software entschieden.

Unternehmen reagieren spät auf Zoll-Anforderungen

„Viele werden „nur“ noch auf eine Online-Lösung ausweichen können, die wir in unserem Fall recht zügig innerhalb von drei Arbeitstagen freischalten können“, sagt Dr. Ulrich Lison, Außenwirtschaftsexperte beim Softwarehaus AEB. „Dass viele erst jetzt in die Gänge kommen, merken wir daran, dass wir pro Monat mehrere Hundert Neukunden registrieren.“ Auch die Zollsoftwareanbieter Dakosy und Beo verzeichnen seit Jahresbeginn eine stark zunehmende Nachfrage nach entsprechenden Lösungen.

Genaue Angaben dazu, wie groß die Abdeckung der exportierenden deutschen Unternehmen mit einer Atlas-fähigen Zollsoftware ist, gibt es nicht. Geschätzt wird, dass etwa 25% der exportaktiven Unternehmen an Atlas-Ausfuhr teilnehmen.

Bisher zu wenig Teilnehmer am elektronischen Zollverfahren

Vor dem Hintergrund, dass das elektronische Verfahren ab Juli 2009 verbindlich von allen exportierenden Unternehmen genutzt werden muss, sind diese Zahlen noch viel zu gering. Das Volumen wird sich demnach in den nächsten Wochen deutlich erhöhen.

Selbst wenn sich die verbleibenden Unternehmen bereits mit der Thematik beschäftigt haben und sich zügig für einen Softwareanbieter entscheiden, ist die Zeit knapp. „Wir appellieren immer wieder, dass sich die Kunden schnellstmöglich entscheiden müssen, wenn sie den Starttermin noch schaffen wollen“, erklärt Evelyn Eggers, Vertriebsleiterin bei Dakosy. „Individuelle Anpassungswünsche werden im Juni nicht mehr erfüllt werden können.“

Unter den Unternehmen, die sich schon für eine Software entschieden haben, gibt es eine klare Tendenz hin zu SaaS-Lösungen (Software as a Service), also webbasierter Mietsoftware. Prinzipiell ist bei der Entscheidung für eine Software vor allem das Meldevolumen des Unternehmens ausschlaggebend. Unternehmen mit vielen Ausfuhr-Fällen haben meist ein Versandsystem im Einsatz, mit dem sie ihre logistischen Prozesse steuern.

Unter diesen Bedingungen eignet sich eine Atlas-Ausfuhr-Lösung, die sich über Schnittstellen in das eigene ERP-System einfügen lässt. „Dabei profitieren die Anwender von einer hochintegrierten Lösung, die es ihnen ermög-licht, die Ausfuhrabwicklung automatisiert anzustoßen“, sagt Dr. Lison.

Verzicht auf Inhouse-Lösung bei niedrigem Meldeaufkommen

Dakosy stellt beispielsweise mit Zodiak-Box eine Software bereit, die solche Integration der Zollabwicklung in die eigenen Prozesse und Anwendungen ermöglicht. „Viele ERP-Dienstleister verfügen bereits über die Zodiak-Box und unterstützen damit ihre Kunden bei der Integration der Zollprozesse“, sagt Eggers. Für SAP-Anwender stellt das Systemhaus ein Add-on bereit, mit dem die SAP-Anwendung Atlas-fähig wird.

Wer kein so hohes Meldeaufkommen hat oder nur unregelmäßig exportiert, hat meist keine Inhouse-Lösung. Daher ist einem solchen Unternehmen eine SaaS-Lösung zu empfehlen.

Webbasierte Miet-Software bei kleinem Aufkommen geeignet

„Der Vorteil einer webbasierten Mietlösung besteht darin, dass der Kunde für die Abwicklung seiner Zollanmeldungen lediglich einen internetfähigen Arbeitsplatz sowie die von den Zollbehörden vorgeschriebenen Genehmigungen und Identifikationsnummern benötigt“, erklärt Beo-Geschäftsführer Clemens Sexauer. „Aufwendige Installationen und Anbindungen entfallen ebenso wie Updates. Letztere werden von uns permanent in der Software eingepflegt.“

Beo-Atlas-Ausfuhr prüft automatisch die angegebenen Daten auf Plausibilität und Vollständigkeit. So werden Fehler bei der Ausfuhranmeldung verhindert. Das System kann als Inhouse- sowie als webbasierte Mietlösung eingesetzt werden.

Je nach Zollaufkommen der Anwender bietet Beo zwei SaaS-Versionen: Mit der Ausfuhr-Flatrate lassen sich beliebig viele Zollanmeldungen pro Monat zum Festpreis tätigen. Für geringe Zollanmeldungsaufkommen eignet sich das kostengünstigere Ausfuhr-Basic.

Niedrige Anschaffungskosten der Web-basierten Mietsoftware

Für eine Web-basierte Mietsoftware sprechen auch die im Vergleich zu einer eigenen Software deutlich geringeren Anschaffungskosten. „ZNET bietet eine SaaS-Lösung an, bei der für eine Flatrate von 99 Euro im Monat beliebig viele Ausfuhranmeldungen abgefertigt werden können“, sagt Werner Tholl, Geschäftsführer des Systemhauses ZNET.

Bei der Online-Lösung ist lediglich eine Webseite aufzurufen. Der Kunde kann sich über Passwort und Kennwort direkt mit der Applikation verbinden und sofort loslegen. Dabei werden gesetzliche Updates automatisch, periodisch nachts vom Anbieter eingespielt.

Zollbehörden bieten ebenfalls Anmeldung per Internet

Für Kleinunternehmen mit einem sehr geringen Meldevolumen kann auch die Internetzollanmeldung der Zollbehörden (IAA) eine Lösung darstellen. Sie bietet die Möglichkeit, eine Ausfuhranmeldung über das Portal des Zolls zu erstellen.

IAA gilt momentan allerdings nur für das so genannte Normalverfahren. Firmen, die als zugelassener Ausführer agieren, müssen auf IAA+ warten. „Da diese kostenfrei ist, gehen wir davon aus, dass zirka 65% der Kleinanmelder (kleiner als fünf Ausfuhranmeldungen im Monat) die IAA-Zollanmeldung nutzen können“, meint Tholl.

Internet-Verfahren der Zollbehörden bietet keine ERP-Integration

Sobald jedoch die Anforderungen steigen, ist dieses Verfahren weniger geeignet: „Support, Integration in ERP-Systeme, Langzeitarchivierung gemäß Abgabenordnung, Ausdruck von Dokumenten … all das bietet eine gute Lösung eines ASP-Dienstleisters, nicht jedoch die des Zolls“, erklärt Lison.

Zudem dürfte die Nutzung der digitalen Signatur, die die Lösung des Zolls verwendet, zu zusätzlichen technischen Hürden in den Unternehmen führen. Bei der Nutzung eines ASP-Dienstleisters ist dies alles bereits organisiert. Dabei müssen keine Softwarekomponenten lokal eingerichtet werden.

Die SaaS-Lösung Ausfuhr-Xpress von AEB gewann im März den IT-Innovationspreis in der Kategorie Branchensoftware, den die Initiative Mittelstand verliehen hat. Sie beinhaltet eine automatisierte Compliance-Prüfung; ein integrierter Assistent führt den Anwender durch den Vorgang, gibt Tipps und weist auf mögliche Fehlerquellen hin. Diese Lösung kann kostenlos live getestet werden, indem man den 42-tägigen Testzugang nutzt, um echte Ausfuhranmeldungen in Atlas zu erstellen.

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