Instandhaltung

Auf der Suche nach dem richtigen Dienstleister

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Im Hinblick auf die Reaktionszeiten ist es ratsam, gemeinsam zu überlegen, welcher Zeitrahmen sinnvoll und notwendig ist. Sowohl Erreichbarkeit als auch die zu gewährleistenden Reaktionszeiten sollten explizit in die vertraglichen Vereinbarungen aufgenommen werden, um Missverständnissen und bösen Überraschungen im Ernstfall vorzubeugen.

Die fünf Regeln für das Outsourcing von Wartungsaufgaben

Unabhängig von der Komplexität der Aufgaben, die ausgelagert werden, läuft ein Outsourcing in der Regel in fünf Phasen ab. Am Anfang steht immer eine detaillierte Analyse der Istsituation. Dazu werden die individuellen Abläufe und Strukturen des betroffenen Lagers, die Größe der Anlage, die Betriebszeiten sowie die bisherigen Wartungszeiten durch die Instandhaltungsspezialisten erfasst und analysiert. Darüber hinaus werden alle mechanischen und elektromechanischen Systeme sowie die Informationsflüsse untersucht und dokumentiert. In der daran anschließenden zweiten Phase erstellen die Instandhaltungsexperten ein Konzept, das den gemeinsam mit dem Anlagenbetreiber definierten Sollzustand der Anlage abbildet und daraus neue, optimierte Prozesse ableitet.

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Wichtige Bestandteile des Konzepts sind ein Einsatzplan inklusive Personalplanung sowie konkrete Planungen zum Ersatzteilmanagement. Diese Informationen dürfen auf keinen Fall fehlen. Nach der Abstimmung des Konzepts geht es in die dritte Phase – die Planung der notwendigen Maßnahmen im Hinblick auf Inspektionen, Wartung, Reparatur, Prüfungen und Ersatzteilbeschaffung für alle Anlagenbestandteile. Darüber hinaus erfolgt im Rahmen der Instandhaltungsplanung auch die Definition eines Qualitätsmanagements.

Erst im nächsten Schritt erfolgt die eigentliche Übergabe an den Partner. Abhängig von den getroffenen Vereinbarungen übernimmt er die bestehende Werkstatt des Unternehmens oder errichtet vor Ort eine neue Instandhaltungszentrale. In einigen Fällen übernimmt der Dienstleister außerdem das vorhandene Personal und ergänzt es gegebenenfalls durch eigene Fachkräfte.

Nach der Übernahme der Instandhaltungsaufgaben werden die Prozesse in der fünften Phase kontinuierlich optimiert und bei Bedarf an veränderte Anforderungen angepasst. Im Verlauf dieser langfristigen Zusammenarbeit ist ein regelmäßiger Austausch zwischen Dienstleister und Anlagenbetreiber wichtig: Nur so erreicht man dauerhaft Zufriedenheit auf beiden Seiten.

* Jürgen Dönges ist Geschäftsführer der Telogs GmbH in 35394 Gießen, Tel. (06 41) 94 46 49-0, info@telogs.de

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