Instandhaltung Auf der Suche nach dem richtigen Dienstleister

Autor / Redakteur: Jürgen Dönges / Robert Weber

Fördertechnik und Lagersysteme sind mittlerweile Hightechprodukte, die über den Erfolg der Firma mitentscheiden, und viele Unternehmen sind mit der Instandhaltung der Technik überfordert. Dienstleister können helfen. Was der Service bieten sollte, wissen aber nur wenige Kunden.

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Bild 1: Moderne Fördertechnikanlagen müssen regelmäßig gewartet werden, denn ein Ausfall der Logistik kann teuer werden.
Bild 1: Moderne Fördertechnikanlagen müssen regelmäßig gewartet werden, denn ein Ausfall der Logistik kann teuer werden.
(Bild: Telogs)

Mangelhafte Instandhaltung automatischer Lager- und Fördertechnik verursacht hohe Kosten – dennoch wird dieses Thema in vielen Unternehmen stiefmütterlich behandelt. Das hängt auch mit den Anforderungen an die heutige Logistik zusammen. Die Produktionen arbeiten an der Belastungsgrenze, Zeit- und Bestandspuffer werden drastisch reduziert, die Zeitfenster für Arbeiten an der Anlage sind knapp und liegen meist außerhalb der Betriebszeiten (Bild 1).

Den Durchblick bei Gesetzen und Richtlinien behalten

Eine Studie der Con-Moto Consulting Group belegt: In Deutschland werden jährlich 14 Mrd. Euro durch ineffizientes Instandhaltungsmanagement verschwendet. Aus diesem Grund müssen Unternehmen umdenken und individuelle Wartungsstrategien entwickeln. Eine Möglichkeit ist die Auslagerung an einen Dienstleister.

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Viermal so hoch wie die direkten Instandhaltungskosten schätzen Experten der RWTH Aachen und des Fraunhofer-IPT die Kosten für unterlassene oder fehlerhafte Wartung. Das dokumentiert die Studie „Intelligent Maintenance – Potenziale zustands-orientierter Instandhaltung“. Sie belegt, dass sich die Instandhaltungskosten durch konsequente, zustandsorientierte Maßnahmen durchschnittlich um rund 23 % reduzieren. Diese Zahlen sind 1:1 auf die Instandhaltung automatisierter logistischer Anlagen übertragbar.

Warum steht es so schlecht um die Wartung der Logistikanlagen in Deutschland?

Zum einen fehlt oft noch das Bewusstsein, dass Instandhaltung nicht nur Kostenfaktor ist, sondern eben auch ein wesentlicher Wettbewerbsfaktor. Dazu kommt: In vielen Fällen ist es aber auch aufgrund der immer komplexeren Technologien im Lager und einer zunehmenden Flut von Gesetzen und Richtlinien kaum noch wirtschaftlich möglich, das notwendige Know-how im eigenen Unternehmen vorzuhalten. Für viele Unternehmen, die nur vereinzelte Lagerstandorte betreiben, ist es auf Dauer zu teuer, die eigenen Mitarbeiter alle notwendigen Zertifizierungen erwerben zu lassen (Bild 2).

Intervallorientierte Wartung der Anlage durch Mitarbeiter des Herstellers birgt häufig Nachteile

Auch die intervallorientierte Wartung der Anlage durch Mitarbeiter des Herstellers birgt häufig Nachteile: Anlagenteile von Fremdherstellern werden nicht mitgewartet, sodass jedes Mal Servicemitarbeiter mehrerer Firmen anreisen müssen. Die Wartung erfolgt in vielen Fällen rein intervallgesteuert. Instandhaltung schützt aber nur dann optimal vor Störungen und Ausfällen, wenn für jede Anlage eine individuelle, zustandsorientierte Instandhaltungsplanung erfolgt (Bild 3).

Den passenden Dienstleister zu finden, ist schwierig

Von der Auslagerung der Instandhaltung an einen spezialisierten Dienstleister können aus den genannten Gründen viele Unternehmen profitieren. Wichtig ist dabei, zunächst die Chancen und Risiken eines Outsourcings abzuwägen. Die Vorteile des Complete Maintenance Service (CMS) – also einer kompletten Auslagerung von Wartung und Instandhaltung – liegen auf der Hand: Eine höhere Anlagenverfügbarkeit, die Senkung der Kosten sowie die Verringerung des Betriebsaufwands sind nur die wichtigsten Aspekte.

Darüber hinaus steigert sich die Lieferqualität, die Kosten für die Instandhaltung werden planbar und transparent. Davon abgesehen werden die Prozesse durch einen zentralen Ansprechpartner für Lager-, Steuerungs- und Antriebstechnik deutlich schlanker. Egal welches Problem im Lager auftritt, der Kunde ruft immer ein und dieselbe Telefonnummer an.

Er muss nicht Mitarbeiter verschiedener Firmen koordinieren und wird im Zweifelsfall nicht zum Spielball im Schwarze-Peter-Spiel der Zuständigkeiten. Erfahrungsgemäß wird außerdem auf Unternehmensseite häufig unterschätzt, wie viele Ressourcen tatsächlich in der Beschaffung und Lagerhaltung von Ersatzteilen gebunden sind. Auch diese Aufgaben übernimmt beim CMS vollständig der Dienstleister (Bild 4). Bevor sich ein Unternehmen für CMS entscheidet, sollten jedoch auch die Negativpunkte eines Outsourcings beleuchtet werden.

Wichtig ist die Aktualität der Referenzprojekte

Im Grunde lassen sich mögliche Risiken schnell auf einen Nenner bringen: Setzt ein Unternehmen auf einen mit Automatiklagern unerfahrenen Dienstleister mit unzureichend qualifiziertem Personal, hat es schon verloren. Doch es gibt einfache Kriterien, die Verantwortlichen in Unternehmen die Entscheidung für einen passenden Dienstleister erleichtern. Lassen Sie sich von den Anbietern eine Auswahl vergleichbarer Anlagen nennen, die sie in der Vergangenheit erfolgreich betreut haben.

Wichtig ist dabei auch die Aktualität der Referenzprojekte. Im Zweifelsfall sind die Weiterbildungszertifikate der Mitarbeiter, wie beispielsweise die Berechtigung zur Abnahme der Prüfungen oder die Befähigung zur Höhenrettung, ein klares Indiz dafür, ob ein Dienstleister im Bereich Instandhaltung von logistischen Anlagen gut aufgestellt ist.

Viele Zertifikate müssen von den Mitarbeitern jährlich erneuert werden. Diesen Aufwand betreiben nur Anbieter, die sich auf diese Aufgaben spezialisiert haben. Weitere relevante Aspekte sind Erreichbarkeit und Reaktionszeiten des Dienstleisters. Der Anbieter sollte möglichst 24/7 erreichbar sein, mindestens jedoch die Betriebszeiten der Anlage großzügig abdecken.

Wichtig ist außerdem, dass die Hotline mit qualifizierten Mitarbeitern des Partners besetzt ist und nicht von einem Callcenter betreut wird, sodass Art und Schwere einer Störung sofort richtig eingeschätzt und alle notwendigen Maßnahmen für eine schnelle Störungsbeseitigung veranlasst werden.

Im Hinblick auf die Reaktionszeiten ist es ratsam, gemeinsam zu überlegen, welcher Zeitrahmen sinnvoll und notwendig ist. Sowohl Erreichbarkeit als auch die zu gewährleistenden Reaktionszeiten sollten explizit in die vertraglichen Vereinbarungen aufgenommen werden, um Missverständnissen und bösen Überraschungen im Ernstfall vorzubeugen.

Die fünf Regeln für das Outsourcing von Wartungsaufgaben

Unabhängig von der Komplexität der Aufgaben, die ausgelagert werden, läuft ein Outsourcing in der Regel in fünf Phasen ab. Am Anfang steht immer eine detaillierte Analyse der Istsituation. Dazu werden die individuellen Abläufe und Strukturen des betroffenen Lagers, die Größe der Anlage, die Betriebszeiten sowie die bisherigen Wartungszeiten durch die Instandhaltungsspezialisten erfasst und analysiert. Darüber hinaus werden alle mechanischen und elektromechanischen Systeme sowie die Informationsflüsse untersucht und dokumentiert. In der daran anschließenden zweiten Phase erstellen die Instandhaltungsexperten ein Konzept, das den gemeinsam mit dem Anlagenbetreiber definierten Sollzustand der Anlage abbildet und daraus neue, optimierte Prozesse ableitet.

Wichtige Bestandteile des Konzepts sind ein Einsatzplan inklusive Personalplanung sowie konkrete Planungen zum Ersatzteilmanagement. Diese Informationen dürfen auf keinen Fall fehlen. Nach der Abstimmung des Konzepts geht es in die dritte Phase – die Planung der notwendigen Maßnahmen im Hinblick auf Inspektionen, Wartung, Reparatur, Prüfungen und Ersatzteilbeschaffung für alle Anlagenbestandteile. Darüber hinaus erfolgt im Rahmen der Instandhaltungsplanung auch die Definition eines Qualitätsmanagements.

Erst im nächsten Schritt erfolgt die eigentliche Übergabe an den Partner. Abhängig von den getroffenen Vereinbarungen übernimmt er die bestehende Werkstatt des Unternehmens oder errichtet vor Ort eine neue Instandhaltungszentrale. In einigen Fällen übernimmt der Dienstleister außerdem das vorhandene Personal und ergänzt es gegebenenfalls durch eigene Fachkräfte.

Nach der Übernahme der Instandhaltungsaufgaben werden die Prozesse in der fünften Phase kontinuierlich optimiert und bei Bedarf an veränderte Anforderungen angepasst. Im Verlauf dieser langfristigen Zusammenarbeit ist ein regelmäßiger Austausch zwischen Dienstleister und Anlagenbetreiber wichtig: Nur so erreicht man dauerhaft Zufriedenheit auf beiden Seiten.

* Jürgen Dönges ist Geschäftsführer der Telogs GmbH in 35394 Gießen, Tel. (06 41) 94 46 49-0, info@telogs.de

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