Versandsoftware Damit das Projekt nicht stillsteht

Autor / Redakteur: Walter Heidler und Nicola Hauptmann / M. A. Benedikt Hofmann

Eine reibungslose und pünktliche Bereitstellung von Ersatzteilen hat für viele Kunden eine hohe Bedeutung, da nur so sichergestellt werden kann, dass es in ihrer Arbeit nicht zu Stillständen kommt. Am Beispiel der Lieferung von Ersatzteilen an Baustellen zeigt der folgende Artikel, wie das möglich wird.

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Der Status einer Bestellung ist jetzt jederzeit schnell und einfach nachzuvollziehen.
Der Status einer Bestellung ist jetzt jederzeit schnell und einfach nachzuvollziehen.
(Bild: Heidler Strichcode)

Über 67.000 Ersatzteillieferungen für Bagger, Radlader und Materialumschlagsmaschinen versendet die Terex Deutschland GmbH jährlich von ihren verschiedenen Standorten aus. Als Teil der amerikanischen Terex Corporation steht man für Zuverlässigkeit und Schnelligkeit. So beträgt die Lieferbereitschaft innerhalb von 24 Stunden 95 %. Bei Terex ist man sich bewusst, dass gerade bei großen Bauprojekten jeder Tag zählt.

Um das Serviceversprechen bei über 50.000 ab Lager verfügbaren Ersatzteilen auf insgesamt 11.600 m² Lagerfläche einhalten zu können, braucht es neben einem zuverlässigen ERP-System auch eine schnelle Versandabwicklung. Da die Daten bei Terex früher noch von Hand eingegeben wurden, stieß man vor einigen Jahren just bei diesem Punkt an Grenzen. Mitarbeiter im Versand und Export bei Terex erinnern sich: „Die Pakete wurden im Lager von Hand verpackt, gewogen und vermessen. Dann wurden die Lieferscheine und Labels im Büro erstellt. Damit musste man dann wieder zurück ins Lager und das Paket suchen. Ein aufwendiger Prozess mit hoher Fehlerquote.“

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Was tun also? Gefragt war ein leistungsfähiges Scan- und Versandsystem, mit dem auch Barcodes gedruckt werden können. Die wichtigsten Voraussetzungen: Es musste zum vorhandenen ERP-System Oracle 11i passen und sollte alle Frachtführer abdecken.

Fündig wurde die Terex-Projektleitung bei Heidler Strichcode, einem der europaweit größten Dienstleister für Versandlösungen. Deren Versandsystem HVS32 erfüllte nicht nur alle Anforderungen, sondern überzeugte auch durch das Preis-Leistungs-Verhältnis. Ebenfalls ein Pluspunkt war der modulare Aufbau des Systems, der Anpassungen und Erweiterungen zulässt.

Das Versandsystem HVS32 ist nun seit 2007 an elf Packstationen in Rothenburg im Einsatz, seit 2009 auch mit Schnittstelle zum ERP-System. Die ersten Erfolge stellten sich bereits nach kurzer Zeit ein, was mit deutlichen Zeitersparnissen einherging. Beispielsweise wird das Wiegen, Messen und Etikettieren neu in nur einem einzigen Arbeitsschritt direkt an der Packstation erledigt. Zudem erfolgt der Etikettendruck ohne Benutzereingaben und automatisiert für alle Frachtführer. Dadurch konnte auch die Fehlerquote reduziert werden, da Irrtümer durch versehentlich falsche manuelle Eingaben nun ausgeschlossen sind. Zusätzliche Zeitersparnis bringt der Direktdruck der Etiketten. Für diesen wird nur ein Bruchteil der Zeit benötigt, die zur Ansteuerung über einen Druckertreiber nötig wäre.

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Zu den Highlights, die mit dem neuen System geschaffen worden sind, gehört ohne Zweifel die neu erzielte Transparenz. Der Status einer Bestellung ist jetzt jederzeit schnell und einfach nachzuvollziehen. Jedes Paket, für das ein Etikett gedruckt worden ist, wird automatisch für das Auskunftssystem bereitgehalten und alle Daten zu diesem Auftrag können im HVS32 abgerufen werden. So ist anhand des Systems optisch leicht zu erkennen, welchen Status das jeweilige Paket besitzt und wo es sich gerade befindet.

Auch die automatische Datenübertragung zum Frachtführer entpuppte sich in der Praxis als große Hilfestellung. Wollen die Mitarbeiter bei Terex wissen, wo sich eine Sendung gerade befindet, können sie aus dem System direkt die Track & Tracing Seiten des Frachtführers aufrufen. Auf die gleiche Weise lassen sich auch die Laufzeiten der Spediteure überwachen. Eine Controlling-Möglichkeit, die den Versandmitarbeitern vorher nicht zur Verfügung stand und die inzwischen sehr geschätzt wird.

Zuverlässig und lohnend

Insgesamt bedeutete die Einführung des HVS32 eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis. Laut Standortleitung können heute drei bis vier Mitarbeiter für andere Aufgaben eingesetzt werden. Den Kollegen im Lager bleibt durch die schnelle und transparente Nachverfolgbarkeit mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Das neue System hat indes nicht nur in Sachen Zuverlässigkeit und Bedienbarkeit überzeugt - auch die Zahlen stimmen. Denn der ROI ist bereits drei Monate nach der Einführung eingetreten.

* Walter Heidler ist Geschäftsführer der Heidler Strichcode GmbH in 72649 Wolfschlugen. Tel. (0 70) 2 29 51 95-0, info@heidler-strichcode.de. Nicola Hauptmann ist Mitarbeiterin der PR Agentur Wordfinder ltd. & Co. KG.

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