Procurement Das B2B-Portal als Motor der digitalen Transformation

Autor / Redakteur: Dr. Michael Bark / M. A. Benedikt Hofmann

Die Bedeutung von Portalen wächst. Jetzt, unter den Bedingungen der fortschreitenden Digitalisierung, schicken sich Portale an, für Unternehmen tatsächlich jene Bedeutung zu bekommen, die manche ihnen schon vor Jahrzehnten prophezeit haben.

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Eine ganzheitliche Portalstrategie kann unternehmensweit Nutzen stiften.
Eine ganzheitliche Portalstrategie kann unternehmensweit Nutzen stiften.
(Bild: © everythingpossible - Fotolia.com)

Das Thema Portale hat eine Geschichte, die wenigstens ein bis zwei Jahrzehnte zurückreicht. Wirklich durchgesetzt haben sie sich damals aber nicht. Die allgemeine Digitalisierung hat das jetzt geändert. Portale sind erwachsen geworden und die Fachabteilungen treiben das Thema voran, auch im B2B-Kontext. Aus gutem Grund: Privat- wie Geschäftskunden erwarten heute einen bequemen, mobilen und umfassenden Zugang zu Anbietern, Herstellern, Zulieferern und Geschäftspartnern, im Idealfall rund um die Uhr. Gleichzeitig sind Portale aber keine groß aufgehängten IT-Themen mit dedizierter Portalsoftware mehr. Die Fachabteilungen verlangen schnelle Lösungen, mit kurzer Time-to-Market. Trotzdem sind Unternehmen gut beraten, für ihre Portalprojekte eine Gesamtstrategie zu entwickeln.

Portale setzen sich durch

Seit Jahren – im Internetzeitalter entspricht das Dekaden – bringen die großen Anbieter wie IBM und Oracle Portallösungen auf den Markt, auch im Open-Source-Bereich gab es Lösungen, wie etwa JBoss Portal und Liferay. Aber all diese Portallösungen haben den Markt in der Breite nicht durchdringen können. Heute hat das Portalthema eine ganz andere Dynamik – nur geht es nicht mehr um aufwendige Riesenprojekte, die die IT-Abteilungen zu verantworten haben, sondern um die Ansprüche der Fachabteilungen, die schnelle Resultate erwarten. Wenn ein Unternehmen heute seinen Kunden eine bequeme Self-Service-Option bieten möchte, will es vor allem schnell am Markt sein, um im digitalen Wettbewerb nicht zurückzufallen. Agilität ist ein wesentliches Kriterium für ein gutes Portalprojekt – und für eine erfolgreiche digitale Transformation.

Mehr Zufriedenheit und Effizienz

Die modernen Anforderungen, die im Zeitalter des Always-on, der umfassenden Digitalisierung und der vielfältigsten mobilen Endgeräte inzwischen auch die Geschäftskunden an die Interaktion mit ihren Partnerunternehmen stellen, stehen bei etlichen aktuellen B2B-Portalprojekten im Fokus. Dabei führen Self-Service-Möglichkeiten auch beim Anbieter zu Effizienzsteigerungen. Wenn der Businesskunde via Portal einen Zugang zu allen relevanten Daten erhält – etwa zu Verträgen, individuellen Rabattstaffeln oder der Bestellhistorie –, entlastet das den Personalbedarf bei der Kommunikation. Trotz einer 24/7-Verfügbarkeit braucht der Anbieter weniger Ressourcen und Sachbearbeiter. Onlineprozesse, die die Geschäftskunden über ein Portal einbeziehen, verringern telefonische und elektronische Nachfragen und damit verbundene Folgetätigkeiten. Wenn dann auch noch Vorgänge wie die Angebotserstellung über das Portal zu erledigen sind, entfallen zudem Medienbrüche und auch die Kosten für den Druck und Versand von Dokumenten werden drastisch reduziert.

Partner- und Procurement-Portale

Im B2B-Bereich unterstützen Portale zugleich interne Prozesse von Unternehmen und solche entlang der Supply Chain. In der – technologisch seit jeher führenden – Automobilindustrie etwa sind Logistik- und Procurement-Portale schon seit Jahrzehnten etabliert. Und gerade bei C-Teilen – also solchen mit geringem Ergebnisbeitrag für die eigene Produktion – bietet es sich für Fertigungsunternehmen an, im Sinne einer unkomplizierten Beschaffung Portale zu nutzen. Bei all diesen Prozessen mit externen Partnern und Zulieferern hat die Digitalisierung zudem den großen Vorzug, Medienbrüche zu vermeiden.

Infrastruktur konsolidieren, Silos vermeiden

Selbst wenn es die Fachabteilungen sind, die das Portalthema im Unternehmen forcieren, ist es für den Erfolg eines Portalprojekts doch oft entscheidend, dass die Infrastruktur über das gesamte Unternehmen und verschiedene Abteilungen hinweg konsolidiert wird. Businesskunden wollen eben nicht mit unterschiedlichsten Fachbereichen und Standorten reden müssen, wenn sie mit dem Anbieter ein Anliegen klären wollen. Sie erwarten stattdessen, ihr Problem im Portal lösen zu können, am Single Point of Contact und möglichst umgehend. Gelingen kann das aber nur, wenn ein Unternehmen bei seiner Digitalisierung die alten Silostrukturen überwindet, in der ERP-, CRM- und Produktionssysteme mehr oder minder unverbunden nebeneinander existierten. Es kommt darauf an, die monolithischen Altanwendungen einzubinden, die erforderlichen Services und Schnittstellen zu identifizieren und sie durch geeignete Architekturen und Technologien zu realisieren.

Portale brauchen Strategie

Damit das neue Portal einen unternehmensweiten, ganzheitlichen Nutzen stiftet, ist es wichtig, auch eine gemeinsame, unternehmensweite Portalstrategie zu entwickeln, über einzelne Fachbereiche hinweg. In vielen Fällen hat es sich bewährt, solch eine Portalgesamtstrategie durch ein Querschnittsteam definieren zu lassen, dem Vertreter aller relevanten Fachbereiche angehören. Solch ein Prozess der Strategiefindung muss nicht langwierig sein, aber dennoch gilt es, eine ganze Reihe fachlicher und technischer Fragen zu klären: Welche Services soll das Portal abdecken? Muss die Nutzerverwaltung konsolidiert werden? Wie soll etwa das Thema Login/Authentisierung/Autorisierung gelöst werden? Ist vielleicht ein Single-Sign-on sinnvoll? Brauchen wir externe Hilfe für unser Portal oder starten wir autark? Und welche Altsysteme binden wir zuerst an? Es ist daher erforderlich, zunächst eine Portalstrategie zu entwickeln, die all diese Fragen beantwortet. Denn nur wenn das Portalprojekt von einer gemeinsamen Vision getragen ist, kann es seine volle Wirkung entfalten und Motor für die digitale Transformation des Unternehmens sein. ■

* Dr. Michael Bark ist Geschäftsführer der evodion Information Technologies GmbH in 20097 Hamburg, Tel. (0 40) 2 71 43 40-0, info@evodion.de

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