Inventur Der Produktion Luft verschafft

Um bei der Inventur zukünftig effizienter zu arbeiten, entschied sich D+H Mechatronic für eine IT-gestützte Optimierung. Die Software Invent Xpert von Inform, wird als webbasierte Dienstleistungsinventur in Anspruch genommen und kann die Kosten und den Aufwand im Rahmen der Stichprobeninventur erheblich reduzieren.

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Bei der D+H Mechatronic AG dreht sich alles um gute und frische Luft. Das familiengeführte Unternehmen ist Hersteller und Experte im Bereich Rauch- und Wärmeabzüge und hat sich mit Produkten für natürliche Lüftung am Markt platziert. Produziert und gelagert werden diese 10.500 verschiedenen Artikel des Sortiments am Hauptsitz in Schleswig-Holstein – für die jährlich anstehende Vollinventur ein gewaltiger Berg an Positionen, der gezählt werden muss. Wie in vielen Unternehmen üblich, musste zu dieser Zeit auch bei der D+H Mechatronic die Produktion zurückgefahren werden. Um zukünftig noch effizienter zu arbeiten, entschied sich das Unternehmen, die Inventur mithilfe der IT zu optimieren. Die Entscheidung fiel auf die Software Invent Xpert von Inform, welche als webbasierte Dienstleistungsinventur in Anspruch genommen wird und im Rahmen der Stichprobeninventur die Kosten und den Aufwand des gesamten Inventurprozesses erheblich reduziert.

Am Hauptsitz der D+H Gruppe in Ammersbek, an dem alle Produkte produziert werden, befindet sich auch das Zentrallager, welches am Ende eines jeden Jahres der Austragungsort der gesetzlich vorgeschriebenen Inventur ist – das heißt, dass alle Positionen gezählt werden müssen. „Bei der Vollinventur, die am Jahresende von uns durchgeführt wurde, stellten die 10.500 zu zählenden Positionen eine große Herausforderung für unsere Mitarbeiter dar“, erklärt Roman Kießling, Leiter Materialwirtschaft bei D+H Mechatronic.

Die Lösung: Stichprobeninventur

Bei der bisherigen Vollinventur waren von den mehr als 230 Mitarbeitern am Standort rund 50 Mitarbeiter pro Tag mit dem Zählen jeder einzelnen Position beschäftigt – und das bis zu drei Tage lang. Der Aufwand war enorm und forderte darüber hinaus Produktionseinbußen. Kießling wollte deshalb die Inventur effizienter gestalten und entschied sich dazu, die Vorgehensweise zu optimieren und ein neues Verfahren einzuführen.

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Um für sein Unternehmen die richtige Lösung zu finden, informierte sich Kießling mithilfe unterschiedlichster Fachliteratur und entschied sich letztendlich für die Stichprobeninventur. Denn diese sollte genauere Ergebnisse in kürzerer Zeit hervorbringen. Die wichtigsten Anbieter der Branche waren rasch gefunden und kontaktiert. Und auch die Entscheidung für die webbasierte Version von Invent Xpert des Aachener Unternehmens Inform war sehr schnell gefallen und das nicht nur wegen der hohen Servicekompetenz des Unternehmens. „Vor allem die moderne und benutzerfreundliche Oberfläche von Inform hat mich überzeugt, denn diese habe ich bei keinem der Mitbewerber vorgefunden“, erklärt Kießling.

Die Inventur mit Dienstleistungscharakter

Heute setzt D+H Invent Xpert als webbasierte Dienstleistungsinventur ein, was bedeutet, dass eine Implementierung vor Ort nicht notwendig ist. „Für uns war es besonders wichtig, dass die Software nicht bei uns im Unternehmen installiert werden musste. Denn für die IT ergeben sich dadurch erhebliche Vorteile: Beispielsweise werden die IT-Verantwortlichen nicht mit zusätzlichen Aufgaben belastet, es müssen keine zusätzlichen Mitarbeiterschulungen durchgeführt werden und es entstehen keine Probleme im Bereich Datenschutz. Darüber hinaus arbeiten wir so immer mit der aktuellsten Version der Software“, erläutert Kießling.

Der Ablauf der webbasierten Stichprobeninventur erfolgt über mehrere Schritte, wie der Leiter der Materialwirtschaft weiter erläutert: „Vor der eigentlichen Inventur verschaffe ich mir erst einmal einen Überblick über alle unsere Positionen im ERP-System. Anschließend ermittle ich immer freitags, also einen Tag vor der eigentlichen Inventur, aus der Inventuraufnahme des ERP-Systems unsere Buchdaten und schicke diese in einer Excel-Tabelle per Mail an Inform. Hierzu zählen alle 10.500 Zählpositionen, einschließlich der Sollwerte des Bestands sowie die Einzelwarenwerte.“

Bereits nach einer Stunde erhält Kießling von Inform eine Liste mit einer Stichprobenauswahl zurück. Für die Aufnahme der Inventur muss diese nun wieder ins System eingegeben werden, um anschließend Zähllisten für alle Zähler, getrennt nach Lagerorten, erstellen zu können.

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Samstags, dem eigentlichen Tag der Inventur, erhalten dann alle beteiligten Mitarbeiter, also etwa 30 Personen, die vorgefertigten Listen in Papierform, zählen die genannten Positionen und tragen die gezählte Menge händisch ein. Bereits am Samstagmittag ist das Zählen für die Inventur beendet. Kießling und seine Kollegen tragen anschließend die Daten aller Listen in eine Gesamttabelle ein und überprüfen nochmals sehr auffällige Abweichungen. Einen Tag später wird das Ergebnis an Inform weitergeleitet. Dort schließt sich der letzte Teil der Inventur an, indem alle Daten über eine Schnittstelle an die Software übergeben werden, die Hochrechnung durchgeführt und ein Abschlussbericht mit dem finalen Ergebnis der Inventur erstellt wird.

Eine rundum erfolgreiche Zählung

Die Stichprobeninventur ist für D+H ein voller Erfolg. Im Gegensatz zu früher, als zwei bis drei Tage an der Inventur gearbeitet wurde, sind Kießling und sein Team heute in der Lage, die eigentliche Inventur innerhalb von einem halben Tag durchzuführen. Dies liegt vor allem an der sehr viel geringeren Anzahl an zu zählenden Positionen, denn von den 10.500 Zählpositionen ist dank der Stichprobeninventur am Ende nur noch ein Bruchteil übrig. Darüber hinaus konnte auch der Personalaufwand erheblich reduziert werden, indem heute nur noch etwa 30 Mitarbeiter am Zählen beteiligt sind. Das entspricht nun lediglich 15 Manntagen, wo früher deutlich mehr Aufwand mit verbunden war. Mit der Einführung der Stichprobeninventur läuft die Produktion nun auch weitestgehend uneingeschränkt weiter. Damit geht D+H neue Wege zur Effizienzsteigerung und Kostenersparnis. Aber auch die höhere Genauigkeit des Zählergebnisses ist für D+H von enormer Relevanz, denn diese ermöglicht ein effizienteres Bestandsmanagement. Und dank der eingesetzten Dienstleistungsinventur blieb dem Unternehmen dabei die Implementierung und fortlaufende Administration einer Software erspart.

„Insgesamt konnten wir den gesamten Inventuraufwand um etwa 95 % senken. Mit diesem Ergebnis sind wir mehr als zufrieden. Und auch die Zusammenarbeit mit Inform verlief sehr gut und problemlos und ist eine gute Grundlage für weitere gemeinsame Optimierungs-Projekte“, so Kießling.

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