Logistik-Software Die zehn wichtigsten Fragen bei der ERP-Auswahl

Autor / Redakteur: Hermann Stehlik / Robert Weber

Schweigen ist feige, Reden ist Gold. Doch einige Unternehmen trauen sich nicht immer oder wissen manchmal nicht, was sie von ihrem ERP-System fordern können. MM Logistik hat deshalb mit einem Experten eine Checkliste mit den zehn wichtigsten Fragen an den ERP-Anbieter zusammengestellt.

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Wenn es um die Vernetzung und ERP-Systeme in der Industrie geht, müssen die Anwender von Beginn an die richtigen Fragen stellen.
Wenn es um die Vernetzung und ERP-Systeme in der Industrie geht, müssen die Anwender von Beginn an die richtigen Fragen stellen.
(Bild: iStockphoto.com/leluconcepts)

Die richtigen Fragen zu stellen, ist eine Kunst – und für Unternehmen ein Weg, bei der Auswahl von ERP-Systemen und ERP-Anbietern ein klares Bild der technischen Möglichkeiten und strategischen Chancen zu schaffen. Die richtigen Fragen sind auch hilfreich, um die eigenen Erwartungen an ein solches System zu strukturieren und die damit verbundenen neuen Geschäftspotenziale aufzudecken.

1. Ist die ERP-Software grundlegend auf die Anforderungen Ihrer Branche ausgerichtet?

Die Einstiegskosten für eine neue Lösung reduzieren sich erheblich, wenn gut 80 % der erforderlichen Funktionen bereits in der entsprechenden Branchensuite des ERP-Anbieters vorgesehen sind. Die Qualität und der Umfang dieser Funktionen geben auch klare Hinweise darauf, ob der Anbieter grundlegend auf eine Branche ausgerichtet ist. Das ist zum einen entscheidend für das Berater- und Implementierungsteam: Je mehr Branchenerfahrung sie mitbringen, desto reibungsloser wird die Einführung und individuelle Anpassung der Software gelingen. Zum anderen zeigt die Qualität einer Branchensuite, wie intensiv sich ein Hersteller mit Kundenanforderungen auseinandersetzt und diese in die Entwicklung einfließen lässt.

2. Unterstützt die ERP-Software die Art Ihrer Fertigungsprozesse?

Hersteller komplexer, individualisierter Investitionsgüter haben andere Anforderungen an Fertigungsprozesse als Massenproduzenten. Auftragsfertigung, Variantenfertigung, Einzelfertigung, Lagerfertigung oder eine Kombination daraus müssen entsprechend den Anforderungen eines Unternehmens in der ERP-Software abgebildet und in angrenzende Prozesse integriert werden können.

3. Unterstützt der ERP-Anbieter Ihre internationalen Wachstumspläne?

So unberechenbar die Unternehmensentwicklung sein kann, so flexibel muss das ERP-System an strategische Veränderungen angepasst werden können. Expansion sollte nicht durch technische Fragestellungen eingeschränkt werden – der ERP-Anbieter sollte daher seine Software in möglichst vielen Sprachen und mit weltweitem Support anbieten können. Zudem sollten das integrierte Finanzwesen, das Reporting sowie auch die produktionsnahe Steuerung und das Qualitätsmanagement auf internationale Prozesse vorbereitet sein. Denn nur wenn auch regionale Besonderheiten im Gesamtsystem berücksichtigt werden können, ist die Gefahr gebannt, durch schleichende Insellösungen den Vorteil von ERP-Komplettsystemen wieder zu verlieren.

4. Erhält das Unternehmensmanagement mit dem ERP strategische Unterstützung?

Für die strategische Entscheidungsfindung benötigt das Unternehmensmanagement Analysen zur Planung, Ausführung und Evaluierung der Geschäftsaktivitäten. Im ERP integrierte Funktionen für Business Intelligence (BI) und Enterprise Performance Management (EPM) erleichtern Kostenkalkulation und Absatzplanung, stellen Business Scorecards und Abfragemechanismen zur Nachverfolgung von Geschäftsaktivitäten zur Verfügung und sollten ein umfassendes und hochautomatisiertes Berichtswesen bieten. Hilfreich sind zudem Analyse-Dashboards.

5. Wie flexibel ist die Bereitstellung und Nutzung der ERP-Software?

Bei dieser Frage sind die möglichen Varianten der Bereitstellung und die Möglichkeiten der mobilen Nutzung wesentlich. Fertigungsunternehmen in Europa betreiben oft weltweit mehrere Produktions- und Vertriebsstandorte. Sie benötigen daher die Freiheit, ihre ERP-Lösung sowohl in der Unternehmenszentrale im eigenen Rechenzentrum zu nutzen oder als Hosting- oder On-Demand-Modell für ihre dezentralen Niederlassungen zur Verfügung stellen zu können. Ebenso benötigen Mitarbeiter unterwegs Zugriff auf das ERP-System – über Laptops oder Tablet-PC, in vollem Umfang oder abgespeckt auf spezifische Aufgaben. Je weniger Systembrüche, desto konsistenter die Echtzeitdaten in der zentralen Datenbank.

6. Hat der Anbieter eine Zukunftsstrategie zur Weiterentwicklung der Software in den nächsten zehn Jahren?

Hier lohnt sich der Spezialistenblick hinter die Kulissen, denn der oberflächliche Funktionsumfang kann täuschen. Veraltete Software-Technologien mögen scheinbar die nötige Leistung bieten, werden aber sehr schnell an ihre Leistungsgrenzen stoßen, wenn es um Echtzeit-Performance, Erweiterungen der Lösung oder Updates geht. Der ERP-Anbieter der Wahl sollte den Modernisierungszyklus der Software-Architektur erfolgreich bewältigt haben und bei den aktuellen Releases neueste Technologien nutzen. Zudem sollte er eine konkrete Roadmap darstellen können, in welchem Umfang und in welchen Bereichen Investitionen in eine kontinuierliche Weiterentwicklung geplant sind.

7. Können Anwender ohne die Hilfe von IT-Spezialisten Prozessabläufe verändern und neu erstellen?

Damit ein ERP-System die Abläufe im Alltag unterstützt, dürfen Änderungen in den Prozessen nicht von IT-Spezialisten abhängig sein. Moderne Software auf Basis service-orientierter Architektur (SOA) erlaubt es, einfach durch Konfiguration anhand grafischer Oberflächen Prozesse abzuändern oder neu zu gestalten – natürlich unter Berücksichtigung der relevanten Sicherheitsaspekte. Diese Flexibilität spart nicht nur Kosten, sondern stellt sicher, dass ohne Verzögerung die Anforderungen und Workflows eines Unternehmens im System abgebildet werden können und Informationen in Echtzeit durchgängig zur Verfügung stehen.

8. Wie offen ist das System für die Anbindung von externen Partnern und die Integrationen von Drittanwendungen?

Für einen hohen Automatisierungsgrad der Prozesse ohne Systembrüche oder manuelle Eingriffe müssen zum einen Partner und Zulieferer nahtlos eingebunden werden können und kontrollierten Zugriff auf Informationen erhalten. Zum anderen setzen Fertigungsunternehmen häufig Spezialanwendungen ein, die ebenfalls im ERP integriert werden sollen. Darauf sollten Softwarekonzepte vorbereitet sein und über SOA zusammen mit integrierten Web-2.0-Technologien sicherstellen, dass Integrationen einfach über konfigurierbare Interfaces gelingen und keine komplexen Schnittstellenprogrammierungen erfordern.

9. Wie gestalten sich Betriebskosten, Support und Updates der ERP-Software?

Je weniger komplexe Programmcode-Änderungen bei der Implementierung erforderlich sind, desto einfacher gestalten sich Betrieb, Pflege und Updates und desto weniger hochspezialisierte externe IT-Experten müssen involviert werden. Für den Anwenderalltag ist die Qualität des Supports wesentlich. Hat der Anbieter einen Support mit wenig Mitarbeiterfluktuation, regelmäßigen Schulungen auch für First-Level-Ansprechpartner und dem Anspruch, zum kontinuierlichen Optimierungsprozess beizutragen, so fördert dies eine hohe Produktivität.

10. Wie aktiv ist der Austausch zwischen Kunden und Hersteller?

Je mehr ein ERP-Anbieter den Austausch auch zwischen internationalen Kunden fördert, um so konsequenter wird er deren Anforderungen in die Softwareentwicklung einfließen lassen.

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