Direkte Materialien

Diese vier Best Practices machen beim Sourcing den Unterschied

| Autor / Redakteur: *Franck Lheureux, General Manager EMEA bei Ivalua / Susanne Reinshagen

Die Beschaffung direkter Materialien ist eine komplexe Aufgabe. Mit modernen Softwarelösungen können die Beschaffungsteams die richtigen Lieferanten auswählen, Risiken vermeiden und die produktgezogenen Kosten senken.
Die Beschaffung direkter Materialien ist eine komplexe Aufgabe. Mit modernen Softwarelösungen können die Beschaffungsteams die richtigen Lieferanten auswählen, Risiken vermeiden und die produktgezogenen Kosten senken. (Bild: Pixabay)

Die Einkäufer direkter Materialien stehen vor einer komplexen Aufgabe. Mit modernen Softwarelösungen können die Beschaffungsteams die richtigen Lieferanten auswählen, Risiken vermeiden und die produktbezogenen Kosten senken.

Glücklicherweise ist die Software heute so weit ausgereift, dass sie den Mitarbeitern, die für das Sourcing direkter Materialien verantwortlich sind, alle erforderlichen Tools zur Verfügung stellt. Einkaufsmanager können so ihre Entscheidungsfindung verbessern und die Durchlaufzeiten verkürzen. Diese Tools geben ihnen das Instrumentarium, um Lieferanten effektiver zu steuern und Stücklisten für die Einführung neuer Produkte zu verwalten. Ihr Supply Chain Management wird effizienter.

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Lieferanteninformation bündeln

Das Lieferantenmanagement ist ein grundlegendes Element für das effektive Sourcing direkter Materialien. Entsprechende Lösungen ermöglichen die Erfassung verschiedener Arten von Informationen über Lieferanten in einem zentralen Lieferantenprofil, beispielsweise Zertifizierungen, Ressourcen, Risiken, Leistungsbewertungen und eine vollständige Historie. Diese umfasst unter anderem Angebote, Auszeichnungen oder Qualitätsbeurteilungen. Mithilfe von Sourcing-Lösungen können relevante Informationen von Fachexperten im gesamten Unternehmen bequem erfasst werden.

Die Informationen stammen direkt von Lieferanten und aus Datenquellen von Drittanbietern. Sie lassen sich in der gesamten Lösung zur Verfügung stellen. Damit vergeuden Mitarbeiter keine Zeit mehr mit der Suche in verschiedenen Tabellen oder Systemen, damit sie oder ihr Management die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit treffen können. Zum Beispiel können bei der Bewertung von RFP- und RFQ-Antworten von Lieferanten relevante Nicht-Kostenfaktoren der Lieferanten, wie etwa Risiko- und Leistungspunkte, direkt in den Vergleich der Angebote einbezogen werden. Die Kombination aus Lieferantenprofil und Angebotselementen hilft dem Einkäufer zu erkennen, dass der Anbieter mit den niedrigsten Kosten nicht immer die beste Wahl ist. Er kann eine fundiertere Sourcing-Entscheidung treffen.

Informationen für Stakeholder online bereitstellen

Die Einführung neuer Produkte erfordert ein funktionsübergreifendes Team. Für Stakeholder ist es jedoch oft schwierig, den ganzheitlichen Status der Stücklisten zu sehen, wenn die Auswertung, Verfolgung und Analyse in einer Tabelle erfolgt. Tabellen können nur schwer verwaltet, aktualisiert oder auch nur in kontrollierter Weise geteilt werden. Zur digitalen Weiterentwicklung des Sourcings

direkter Materialien gehören daher Software-Lösungen, die das Arbeiten mit Tabellen ersetzen. Die neuen Funktionalitäten können den Auswahl- und Bewertungsprozess der Lieferanten rationalisieren und vertiefen, indem sie Ergebnisse aus dem RFQ-Sourcing mit Informationen aus Lieferantenprofilen verbinden. Die Stakeholder erhalten so einen 360-Grad-Blick auf alle Kosten der Stückliste und alle Nicht-Kostenfaktoren. Einkaufsabteilungen können das Datenmanagement für Einkäufer mit einer Integration in das Product Lifecycle Management (PLM) beziehungsweise in die Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme vereinfachen.

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Das Innovationspotenzial von Lieferanten richtig nutzen

Die Lieferanten direkter Materialien besitzen eine große Expertise in ihren Bereichen. Die meisten erfolgreichen Hersteller erwarten von ihren Zulieferern, dass sie innovative Ideen, Ausstattungsmerkmale und Funktionalitäten vorschlagen, um neue und bestehende Produkte zu unterstützen. E-Mails sind heute die gängigste Methode, um Ideen auszutauschen. Es gibt jedoch auch Nachteile: die unzureichende Aufbewahrung von Unterlagen und Inkonsistenzen, wenn es gilt, sicherzustellen, dass die richtigen Stakeholder Zugang haben und ihren Input leisten können. Sourcing-Lösungen, die für direkte Materialien entwickelt wurden, enthalten häufig kollaborative Funktionen, die die funktionsübergreifende Kommunikation im Team und mit Lieferanten verbessern. Dieser Informationsaustausch ist durchsuchbar und permanent verfügbar. Dieselben Werkzeuge können auch den Austausch von Entwicklungsdokumenten, beispielsweise Zeichnungen, zwischen dem Einkaufsteam und einem Lieferanten genutzt werden, um mögliche Innovationen zu besprechen.

Mit Vorlagen und Workflows Aufgaben standardisieren und vereinfachen

Die besten Supply-Chain-Abteilungen implementieren Standard-Sourcing-Prozesse, um sicherzustellen, dass Produktanforderungen, Unternehmensstandards und Leistungserwartungen beim ersten Mal mit minimaler Nacharbeit konsistent erreicht werden. Es bedarf jedoch immer noch manueller Anstrengungen, um den Fortschritt nachzuverfolgen und darüber zu berichten. Und allzu oft hören wir, dass etwas „richtig zu machen“ viel zu lange dauert. Moderne Sourcing-Lösungen bieten Workflow-Funktionalitäten für Geschäftsprozesse, die gewährleisten können, dass der Sourcing-Prozess des Unternehmens eingehalten und der Status automatisch aktualisiert wird.

Viele Käufer senden heute immer noch Standard-Angebotsvorlagen per E-Mail an Lieferanten. Diese sollen dabei helfen, Äpfel mit Äpfeln zu vergleichen – vorausgesetzt, die Anweisungen werden befolgt. Sobald die Angebote der Lieferanten vorliegen, müssen die Einkäufer diese Daten von Hand in eine Vergleichsvorlage eingeben. Dieser Prozess kann zeitaufwendig sein. Die Fehlerwahrscheinlichkeit, insbesondere bei einer Kostenanalyse, steigt mit der Komplexität der Angebotsvorlage. Viele Sourcing-Lösungen nutzen vorkonfigurierte, elektronische Angebotsformulare, sodass Felder, Daten und Berechnungen konsistent und über Lieferantenangebote hinweg vergleichbar sind. Zudem erfordert die Analyse von Angeboten für direkte Materialien häufig eine detaillierte Erfassung der Daten. Erst dann lassen sich mit einem Klick auf eine der Berichtsoptionen aussagekräftige Analysen erstellen, wie beispielsweise bei einem direkten Vergleich und einer interaktiven „Was wäre, wenn?“-Analyse. Dieser Zugang zu Informationen hilft dem Beschaffungsteam, die Kompetenz eines Lieferanten schnell zu bewerten und liefert die notwendigen Informationen für eine Verbesserung des Verhandlungsprozesses, des Benchmarkings und künftiger Audits.

Worauf Beschaffungsmanager achten sollten

Einkäufer mit Schwerpunkt direkte Materialien leisten einen wichtigen, aber oft übersehenen Beitrag zum Unternehmensergebnis. Beschaffungsmanager sollten daher bestehende, manuelle Prozesse sowie neue oder vorhandene Lösungen für das Sourcing direkter Materialien bewerten. Sie sollten dabei insbesondere berücksichtigen, ob ihre Abteilung von folgenden Punkten profitieren kann: einem besseren Zugriff auf Lieferanteninformationen, einer verbesserten Analyse der Stücklisten für neue Produkte, modernen Tools für die Zusammenarbeit zur Unterstützung von Lieferanteninnovationen sowie standardisierten Sourcing-Prozessen und einer Kostenanalyse mithilfe von Angebotsvorlagen und fortgeschrittenen Analysen.

*Franck Lheureux ist General Manager EMEA bei Ivalua, einer Plattform für die Stärkung der unternehmensweiten Beschaffung. Er ist ein ausgewiesener Supply-Chain-Experte, der weltweit Digital-Transformation-Programme diverser Fortune 500-Unternehmen begleitet hat. Ivalua ist von Gartner und anderen Analysten als Leader anerkannt, und mehr als 250 Unternehmen steuern damit ein Einkaufsvolumen für direkte und indirekte Ausgaben von über 500 Milliarden US-Dollar.

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