Logistiksoftware Digitalisierte Prozesse schöpfen Potenziale voll aus

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Von Logistikunternehmen wird zunehmend mehr Flexibilität und Effizienz erwartet. Cargowise bietet hier einen passenden Ansatz. Denn mit dieser Single-Plattform-Lösung schaffen Logistiker optimierte Prozesse – von der Bestellung bis hin zur Auslieferung.

Sie verschicken Faxe, reichen analoge Warenzettel hin und her und erfassen Akten und Stammdaten weitestgehend manuell: Viele kleine und mittelständische Logistiker sind von automatisierten Prozessen und somit einer effizienten Arbeitsweise noch weit entfernt. Nutzen sie hingegen bereits Systeme für ihr Transportmanagement, sind diese meist nicht integriert oder miteinander verbunden. Die Konsequenz: Trotz digitaler Anwendungen müssen Mitarbeitende die Eingabe oft mehrfach wiederholen. So bleiben Effizienz und Agilität auf der Strecke.

Dabei ist die Transformation entscheidend, damit sie mit den internationalen Wettbewerbern mithalten können. Verpassen es Logistiker, digitale Prozesse einzuführen, schwächen sie ihre Position am Markt. Die Produktivität ist geringer und Schwankungen im Auftragsvolumen lassen sich schlechter ausgleichen. Dazu kommt, dass Organisationen heute mehr denn je gegenüber ihren Kunden volle Transparenz und schnelle Performance anbieten müssen – was mit manuellen Abläufen und mangelnder Vernetzung von Systemen beinahe unmöglich ist.

Neue Anforderungen – neue Tools

Um diesen Veränderungen gerecht zu werden, bedarf es eines Transportmanagementsystems (TMS) zur umfassenden Organisation und Digitalisierung sämtlicher Logistikprozesse. Hier setzt das weltweit führende TMS Cargowise der australischen Softwareschmiede Wisetech Global an. Als ganzheitliches Enterprise-System hilft es Logistikern, ihr globales Netzwerk für die digitale Zukunft aufzustellen – mit einer gemeinsamen Datenbasis.

Sämtliche Informationen über Kunden und Transportvorgang sind bei Cargowise in einer zentralen Datenbank gespeichert und können ortsunabhängig abgerufen und bearbeitet werden. Diese zentrale digitale Akte erlaubt jedem Nutzer eine Ende-zu-Ende-Sicht – vom Beginn eines Transportes bis zur Auslieferung beim Empfänger.

Daten, die ein Mitarbeitender also am Ursprungsort eingibt, sind unmittelbar am Bestimmungsort sichtbar. Weil die Nutzer im Abfahrts- und Ankunftsland auf derselben Cargowise-Datenbank arbeiten, ist eine doppelte Aktenanlage nicht mehr nötig. Sobald die Arbeiten im Export erledigt sind und die Sendung unterwegs ist, kann der Import die Akte übernehmen – mit genau denselben Daten. Für die tägliche Arbeit heißt das: Cargowise senkt den Zeitaufwand, minimiert Fehlerquellen und reduziert die Notwendigkeit von Abstimmungen per E-Mail-Kommunikation.

Ein System für alles

Zusätzlich zur geteilten Datenbank lässt Cargowise die Abwicklung aller relevanten Prozesse im System zu. Dafür stellt das Transportmanagement-Tool verschiedene Module bereit. Im CRM-System können Logistikunternehmen beispielsweise die Stammdaten von Kunden und Lieferanten erfassen. Auch Besuchsberichte können mit wenigen Klicks hinterlegt werden und sind für die operativen Kollegen sichtbar.

Im TMS werden außerdem Preisinformationen dokumentiert: zum Beispiel für Standardtarife und kundenspezifische Verkaufsraten. Mit diesen Informationen können Logistikdienstleister direkt ihre Angebote schreiben. Dieselben Raten lassen sich dann problemlos für eine automatische Kalkulation der Rückstellung verwenden. Auf diese Weise sind die erwarteten Kosten und Umsätze schnell zu berechnen.

In sechs Schritten zu mehr Effizienz – mit erfahrenen Partnern

Um eine solche Lösung in Betrieb zu nehmen und von den Vorteilen zu profitieren, spielen verschiedenste Faktoren eine Rolle: die Unternehmensgröße, die lokalen und globalen Services und die operativen Prozesse. Dabei sind für die Analyse und letztlich die Planung der Implementierung zwei Aspekte wichtig: IT-Expertise und solide Kenntnisse in der Logistik. Gerade weil sich die Prozesse in der Logistik von denen anderer Branchen deutlich unterscheiden.

Das Cargowise-CCP-zertifizierte Team von Logineer zum Beispiel vereint beides: Logistik- und Systemexpertise. Empfehlenswert für die Einführung eines neuen Transportmanagementsystems ist ein sechsstufiges Vorgehen:

• Analyse: Wie hoch ist der digitale Reifegrad des Logistikunternehmens? Hier wird festgelegt, in welchem Umfang das TMS eingeführt werden soll und welche Voraussetzungen dafür zu schaffen sind.

• Datenintegration: In dieser Phase rückt das Thema Vollständigkeit in den Mittelpunkt. Um weiter mit bestehenden Datensätzen arbeiten zu können, müssen unter Umständen Schnittstellen zu bisher genutzten Software-Lösungen geschaffen werden – Stichwort Legacy.

• Architektur und Lizenzen: Logistiker brauchen auf ihre Bedürfnisse abgestimmte Arbeitsplätze. Das heißt: Fragen rund um die Infrastruktur, Lizenzen und Systemanbindungen der Standorte sind zu klären.

• Organisatorische Integration: Cargowise verändert die Arbeitsweise. Es ist entscheidend, Mitarbeitende frühzeitig zu schulen.

• Roll-out: Am Ende steht der Start. Denn sind alle Systeme wunschgemäß eingerichtet und die Mitarbeitenden auf die Nutzung vorbereitet, kann das Arbeiten mit Cargowise beginnen.

• Qualitätssicherung: Funktioniert alles wie geplant? Gemeinsam mit seinem Cargowise-Partner sollte das Logistikunternehmen nach dem Go-live einen systematischen Check durchführen und weitere Verbesserungspotenziale identifizieren.

Prozesse optimieren – mit Technik und Menschen

Die Plattform Cargowise hilft Logistikern dabei, ihre Prozesse an unterschiedlichen Standorten zu vereinheitlichen und zu digitalisieren. Um die Potenziale des Systems voll auszuschöpfen und alle Benefits zu nutzen, braucht es in der Regel erfahrene IT-Partner, wie zum Beispiel Logineer. Sie sollten sich nicht nur mit dem TMS selbst auskennen, sondern vor allem Kenntnisse der Prozesse in der Logistikbranche vorweisen. Erst dann profitieren Unternehmen maximal von der Single-Plattform-Lösung – mit einfacher Statusverfolgung, mehr Transparenz entlang der Supply Chain und optimierten Versandprozessen weltweit.

* Bianca Heitmann ist Solutions Manager Cargowise bei der Q.Beyond Logineer GmbH in 22335 Hamburg, Tel. +49 40 80904210, info@logineer.com

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