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Beschaffung E-Procurement am Zuckerhut – wie geht das?

Redakteur: Robert Weber

Unternehmen sourcen weltweit ihre Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe oder Fertigprodukte. In Europa und den USA gehören E-Procurement-Lösungen zum Alltag. Doch in den BRIC-Staaten sehen Experten noch Nachholbedarf. In Brasilien, Russland, Indien und China wachsen Märkte für Softwareanbieter und Berater.

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Ab nach Rio: SAP sieht in China und Brasilien Potenzial für seine Einkaufssoftware. Auch kleine Softwarehäuser wagen den Sprung über den Atlantik.
Ab nach Rio: SAP sieht in China und Brasilien Potenzial für seine Einkaufssoftware. Auch kleine Softwarehäuser wagen den Sprung über den Atlantik.
(Bild: Squeaky Marmot unter CC Lizenz, wikipedia.de)

Vattenfall macht es, Krones auch und Metro sowieso – die deutsche Industrie kauft elektrisch ein. Die Einkaufsabteilungen der Konzerne und Mittelständler nutzen seit mehreren Jahren die elektronische Beschaffung, das E-Procurement, und sparen dadurch Prozesskosten. Auch der Staat hat das Potenzial mittlerweile entdeckt. Zahlreiche Experten verdienen daran gutes Geld, denn sie haben viele schlaue Bücher zu dem Thema geschrieben, intelligente Software entwickelt oder halten Vorträge. Eines blendet die Mehrheit noch aus: E-Procurement in den BRIC-Staaten. Europa und Nordamerika sind als Erfinder an der Spitze gesetzt, wenn es um die elektronische Beschaffung geht.

Europäer haben anderen Blickauf Geschäftsbeziehungen

Doch in Brasilien, Russland, Indien und China sieht die Einkaufswelt anders aus. Auf Einkäufer, Softwareentwickler und Berater warten neue Welten, Werte und Kulturen in der Beschaffung. Braucht es dafür eine andere E-Procurement-Strategie? „Die gängigen Systeme sind beispielsweise in Asien noch nicht sehr verbreitet. Das liegt auch daran, dass die Lohnkosten und damit die Prozesskosten im Einkauf viel geringer sind. In Indien arbeiten zum Teil 30 bis 40 Mitarbeiter in der Beschaffung eines Unternehmens mit 100 Mio. Euro Umsatz“, erklärt Marc Kloepfel von der Einkaufsberatung Kloepfel Consulting aus Düsseldorf. Unterstützung für seine These bekommt Kloepfel von der Wissenschaft. „Wir haben einen anderen Blick auf Geschäftsbeziehungen als in den BRIC-Nationen und damit auf E-Procurement. In Westeuropa und den USA nutzen wir aus operativer Sicht die Systeme, um die Prozesskosten zu minimieren“, springt Dr. Holger Müller, Geschäftsführer des Centrums für Supply Management in Würzburg, dem Berater bei.

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Indien ist Vorreiter und China macht sich auf den Weg

Etwas anders schätzt die Lage in den BRIC-Staaten ein. „In vielen Großunternehmen ist E-Procurement schon heute im Einsatz. Wir haben einen existierenden Kundenstamm in allen BRIC-Nationen, die MRO-Beschaffung über E-Procurement abwickeln“, erklärt Rolf Weiland, Vice President LOB Procurement Solutions von SAP. Aus Sicht der Walldorfer war vor allem Indien einer der Vorreiter bei der elektronischen Beschaffung.

Der Subkontinent, Lateinamerika und Osteuropa werden in der Literatur oft als „early adopter“ bezeichnet. Das bedeutet, so Andreas Schwarze, Geschäftsführer vom Softwarehaus Onventis, die „Unternehmen beginnen E-Procurement-Systeme zu implementieren“. Die Schwaben konzentrieren sich gegenwärtig auf den asiatischen und lateinamerikanischen Markt, denn einige ihrer Kunden nutzen in Brasilien und China bereits die Softwarelösungen made in Germany. Dadurch verspricht sich Schwarze Referenzen und neue Kunden.

Auch SAP sieht in China noch Potenzial. „China folgt mit Verzögerung, aber auch dort ist der Bedarf groß“, weiß Weiland aus seiner Erfahrung zu berichten. Auch vor dem Hintergrund der steigenden Lohnkosten in der Industrieregion Shanghai und der starken Fluktuation im Reich der Mitte sind E-Procurement-Lösungen gefragt. Dabei steht nicht die Beschaffung im Mittelpunkt der Anwendung, sondern die Möglichkeit, mit ihr ein Wissens- und Dokumentationsmanagement aufzubauen. Eine weiteres Anwendungsszenario beschreibt Einkaufsberater Kloepfel: „Auch Compliance wird in Zukunft in den BRIC-Staaten immer wichtiger. In diesem Fall sind Softwarelösungen hilfreich.“

Der persönliche Kontakt ist den BRIC-Staaten wichtig

Es sind immer Menschen, die sich nicht an Regeln halten und damit die Compliance eines Unternehmens unterlaufen. Vor allem im Einkauf nimmt das Thema viel Raum ein, denn es wird verhandelt, gefeilscht und manche überschreiten Grenzen – bewusst und unbewusst. Unternehmen, die erfolgreich in China oder Indien sourcen wollen, müssen dabei aber auch um die kulturellen Besonderheiten wissen.

Den persönlichen Austausch kann die Software nicht ersetzen, sind Fachleute überzeugt. „Aus strategischer Sicht müssen wir erkennen, dass in den neuen Zuliefermärkten andere kulturelle Voraussetzungen existieren, um Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Für die Ansprache und den Aufbau neuer Lieferanten ist ein E-Procurement-System in BRIC-Nationen sicherlich nicht zielführend – hier ist der persönliche Kontakt häufig unabdingbar. Zur Unterstützung der Bestellabwicklung oder im Bereich des Lieferantenmanagements bei eingefahrenen Beziehungen können dagegen die entsprechenden Elemente der E-Procurement-Systeme durchaus Anwendung finden“, erklärt Wissenschaftler Müller.

E-Procurement-System in Indien oder China - funktioniert das überhaupt?

Funktioniert und lohnt sich ein E-Procurement-System in Indien oder China dann überhaupt? „Es funktioniert, aber das Unternehmen wird viele Angebote einsammeln können, die aber in der Mehrzahl qualitativ minderwertig sind, denn die guten Zulieferer in Indien oder auch China sind ausgelastet und haben gar kein Interesse an einer Auktion über eine E-Procurement-Plattform teilzunehmen. Dazu kommt, dass Firmen in Europa ein bindendes Angebot abgeben. Die Chinesen wollen immer nachverhandeln. E-Procurement scheitert somit auch an unterschiedlichen kulturellen Einstellungen“, meint Unternehmensberater Kloepfel.

Auch zu Russland hat der Consultant eine klare Meinung: „Ehrlich gesagt, muss man in Russland froh sein, wenn man einen qualitativ hochwertigen Zulieferer findet. Das Qualitätsbewusstsein hinkt Indien und China weiter hinterher. Brasilien schneidet aus meiner Sicht etwas besser ab.“

Im Land des Zuckerhuts ist auch GEA Heat Exchangers aktiv. Das Unternehmen hat vor Ort die elektronische Beschaffung implementiert. Die User nutzen eine Onventis-Lösung. Der Schlüssel zu effizienten Beschaffungsprozessen ist Wissen, sind die Verantwortlichen um Scheibe, Managerin E-Procurement bei GEA, überzeugt. Das Unternehmen setzt die Einkaufssoftware meistens für Anfragen und Bestellungen ein.

Fortbildung ist wichtig für die Akzeptanz der Programme

„Derzeit nutzen weltweit 20 unserer Tochtergesellschaften die E-Procurement-Software“, erklärt die Einkaufsexpertin. Das Unternehmen wollte den administrativen Aufwand für seine Einkäufer minimieren. „Zu Beginn stand ein großer Schulungsaufwand“, bestätigt Scheibe „Änderungen rufen generell Widerstand bei den Anwendern hervor. Mit einem umfassenden Training sowie Unterstützung und eigener Erfahrung durch die Anwendung sehen die Beteiligten den Vorteil einer solchen Software. Zudem kann durch eine richtige Change-Management-Strategie die Akzeptanz erhöht werden“, ist sich die E-Procurement-Verantwortliche sicher. Auch die Lieferanten profitieren von dem Programm, das sie einfach über einen Webbrowser bedienen können.

„Bezüglich der Einführung (einer E-Procurement-Software; Anmerkung der Redaktion) sehen wir keinen gravierenden Unterschied zu den klassischen Ländern. Indien und Brasilien gehen damit nicht anders um als Kunden in den angestammten Ländern“, bestätigt SAP-Mann Weiland die Erfahrungen von GEA. Für ihn ist „das Verkaufen von Software-Lösungen von Land zu Land anders“. Man könnte meinen: Die BRIC-Kunden verkaufen nicht nur anders, sondern kaufen anders ein.

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