EU-Exporte Eine Frage der richtigen Organisation

Ab dem 1. Oktober 2013 wird für innergemeinschaftliche Sendungen außer dem Rechnungsdoppel auch eine Gelangensbestätigung Pflicht – sofern der Verkäufer das Geschäft umsatzsteuerfrei abwickeln möchte. Was bedeutet das für die deutschen Unternehmen und wie können sie die Anforderungen sinnvoll umsetzen?

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Nachdem der § 17a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) zunächst ausschließlich eine formale Gelangensbestätigung forderte, erlaubt die Neufassung des § 17a weiterhin in den meißten Fällen die Nutzung sogenannter Alternativnachweise. Diese können zudem elektronisch erbracht werden und auch aus mehreren Einzeldokumenten bestehen. Zunächst sind nach § 3 Abs. 6, Satz 1 UStG zwei grundlegende Varianten zu unterscheiden:

• Beförderungsfall: Das liefernde Unternehmen oder der Käufer befördern die Ware selbst.

• Versendungsfall: Die Beförderung der Ware erfolgt durch einen vom Versender oder Käufer/Abholer beauftragten Dritten, zum Beispiel einen Spediteur oder Paketdienst.

In beiden Fällen ist eine Gelangensbestätigung uneingeschränkt einsetzbar, wenn sie nach § 17c, Abs. 2, Satz 2 UStDV mindestens die folgenden Inhalte aufweist:

• Name und Anschrift des Abnehmers;

• Menge und handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstandes;

• Ort und Monat des Erhalts des Gegenstandes beziehungsweise des Endes der Beförderung;

• Ausstellungsdatum;

• Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm benannten Vertreters.

Alternativen zur Gelangensbestätigung

Auf Druck vieler Verbände und Gremien wurde durch die Neufassung des § 17a UStDV erreicht, dass in den meisten Versendungsfällen Alternativnachweise zur Gelangensbestätigung grundsätzlich anerkannt werden können. Dies sind:

• a) Frachtbrief/Konnossement;

• b) Spediteursbescheinigungen;

• c) schriftliche/elektronische Auftragserteilung und Protokoll des mit der Beförderung Beauftragten (zum Beispiel Tracking & Tracing des Paketdienstleisters);

• d) Einlieferungsbestätigung und Zahlungsnachweis bei Postsendungen.

Für Transporte, die ein Lieferant selbst veranlasst, ergibt sich aufgrund der Zulässigkeit der Alternativnachweise kaum eine Änderung zum bisherigen Verfahren. Anders sieht es bei den typischen Selbstabholern (EXW/FCA – nicht zu verwechseln mit dem Beförderungsfall, das heißt der Abholung durch den Abnehmer persönlich) aus. Die Verbringung ist nachzuweisen durch die Kombination aus „Spediteursversicherung“ und einem Zahlungsnachweis des Abnehmers. Ausländischen Spediteuren sind die formalen Erfordernisse der Spediteursversicherung oft nicht bekannt und ihnen zum Beispiel aufgrund von Sprachproblemen schwer zu vermitteln. Zudem muss eine Zuordnung zum Zahlungsnachweis des Abnehmers im Unternehmen (also abteilungsübergreifend) organisiert werden. Das schreckt viele Unternehmen ab.

Tracking-&-Tracing-Daten unter Zeitdruck

Bei elektronischen Sendungsverfolgungssystemen (Tracking & Tracing) stehen die benötigten Daten in den Portalen der Dienstleister oft nicht länger als 60 Tage zur Verfügung. Sie müssen also zeitnah abgerufen und sicher dokumentiert/archiviert werden. Hinzu kommt, dass schon heute insbesondere bei Reihengeschäften nicht immer die steuerlich richtige Vorgehensweise umgesetzt und in einigen Fällen zu Unrecht eine Steuerbefreiung in Anspruch genommen wird.

Fazit: Bei rechtzeitiger Prüfung der eigenen Abwicklung und guter Gestaltung der Prozesse ist der Aufwand nicht höher als der Wechsel vom Einheitspapier zu Atlas, der Software der deutschen Zollverwaltung. Auch das wurde stark diskutiert, heute möchte aber kaum jemand auf die elektronische Zollabwicklung verzichten.

* Marcus Hellmann ist Geschäftsführer der AOB Außenwirtschafts- und Organisationsberatung GmbH in 59494 Soest, Tel. (0 29 21) 35 09 95-0, info@aob-consultin.de

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