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Anlageninventur Fehlerfreie Anlageninventur in ganz kurzer Zeit

Autor / Redakteur: Michael Vollmer und Martin Farjah / Dipl.-Betriebswirt (FH) Bernd Maienschein

Um den Inventurprozess zu beschleunigen und manuelle Fehler zu verringern, hat der Landschaftsverband Westfalen-Lippe Barcodescanner von Intermec eingesetzt. Dafür implementierte Opal eine eigens entwickelte Anlageninventurlösung mit Integration zum vorhandenen SAP-System sowie die Inventursoftware.

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LWL-Landeshaus: Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe profitiert vom Einsatz der Intermec-Handhelds in Verbindung mit dem automatisierten Inventursystem von Opal.
LWL-Landeshaus: Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe profitiert vom Einsatz der Intermec-Handhelds in Verbindung mit dem automatisierten Inventursystem von Opal.
(Bild: Thorsten Arendt)

Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) ist ein kommunaler Verband, der überörtliche Aufgaben der Kommunen auf dem Gebiet Soziales, Jugend, Schulen und Kultur übernimmt. Mitglieder des LWL sind die neun kreisfreien Städte und 18 Kreise in Westfalen-Lippe. Insgesamt sind beim Verband rund 13.000 Beschäftigte für die 8,3 Mio. Menschen in der Region angestellt. Der LWL betreibt 35 Förderschulen, 21 Krankenhäuser, 17 Museen und ist einer der größten deutschen Zahler von Hilfe für Menschen mit Behinderung.

Erstinventur zeigt enormen Zeitaufwand für das Vorhaben

Jede der angeschlossenen Einrichtungen sowie der LWL selbst sind per Gesetz dazu verpflichtet, eine sogenannte Anlageninventur durchzuführen, bei der alle Gegenstände körperlich erfasst werden, die länger als zwölf Monate im Betrieb sind. Dazu gehören beispielsweise die unterschiedlichen Einrichtungsgegenstände sowie die technische Ausstattung. Das Ergebnis zeigt den aktuellen Istbestand auf und wird mit dem buchhalterischen Sollbestand verglichen. Aus den Zahlen lassen sich die möglichen Differenzen aufzeigen, deren Ursachen nachverfolgen und entsprechende Korrekturen in der Anlagenbuchhaltung vornehmen.

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Im Rahmen der Einführung des neuen kommunalen Finanzmanagements musste der LWL erstmalig bis zum 1. Januar 2008 sein gesamtes Anlagevermögen körperlich aufnehmen. Bei dieser Erstinventur und den darauf folgenden laufenden Inventuren zeigte sich allerdings, dass das Vorhaben enorm zeitintensiv war. Die zahlreichen Abteilungen und Einrichtungen des LWL sowie die damit verbundene hohe Anzahl von Vermögenswerten erforderten für die Inventur einen Zeitrahmen von mehreren Monaten.

Erfassung des Anlagevermögens in Zähl- und Excel-Listen

Im Rahmen einer Erstinventur wurde das gesamte Anlagevermögen des LWL körperlich aufgenommen, in Zähllisten und Excel-Dateien dokumentiert und anschließend in die SAP-Anlagenbuchhaltung FI-AA übernommen. Die Weiterführung des Bestandes wurde mithilfe der SAP-Anlagenbuchhaltung gewährleistet.

Der Prozess für die nächsten laufenden Inventuren lief bislang folgendermaßen ab: Der Gesamtbestand wurde von den zuständigen Mitarbeitern der zentralen Anlagenbuchhaltung aus dem SAP-System heruntergeladen und in Excel-Listen gespeichert. Die einzelnen Excel-Listen beinhalteten die jeweiligen Vermögensgegenstände einer speziellen Einrichtung. Diese Excel-Liste wurde im Folgenden an jede Einrichtung per Mail geschickt. In der entsprechenden Einrichtung wurde die Liste ausgedruckt und mit dieser sogenannten Zählliste der Istbestand aufgenommen. Jeder Gegenstand trug damals ein Etikett mit einer Inventarnummer, welche die Verbindung zwischen tatsächlichem und buchhalterischem Bestand darstellte. Sofern der Gegenstand vorhanden war, wurde ein Haken gesetzt, andernfalls eine Bemerkung notiert.

Die Ergebnisse der Zähllisten wurden schließlich in die ursprüngliche Excel-Datei übertragen. Die zentrale Anlagenbuchhaltung erhielt per Mail die Excel-Datei mit den eingetragenen Inventurdaten zurück, überprüfte die Liste auf Vollständigkeit, ermittelte die Differenzen zwischen tatsächlichem und buchhalterischem Bestand und nahm entsprechende Anpassungen in der Anlagenbuchhaltung vor.

Die Differenzen haben immer verschiedene Gründe. So kommt es vor, dass Vermögensgegenstände in ein anderes Gebäude verlegt werden, die Standortänderung jedoch der zentralen Anlagenbuchhaltung nicht mitgeteilt wird. Das Gleiche gilt für defekte oder gestohlene Gegenstände, deren Abgang nicht gemeldet wurde. Neben der langwierigen Inventur war die eben beschriebene Recherche ebenfalls sehr zeitaufwendig.

Neue Inventaretiketten führen jetzt auch einen Barcode

Wie bereits erwähnt, nahm die händische Inventur pro Abteilung oder Einrichtung rund ein bis zwei Monate in Anspruch. Für die anschließende Nachbearbeitung in der zentralen Anlagenbuchhaltung konnten weitere Wochen angerechnet werden. Ein deutlich zu zeitintensiver Prozess für das Erfassen des Anlagevermögens. Zudem war die Auswertung der Excel-Listen sehr unübersichtlich und manuelle Fehler waren nicht ausgeschlossen. Ein erster Schritt zu einer klareren und übersichtlicheren Darstellung der Inventurergebnisse wurde ab dem 1. Januar 2009 vorgenommen. Der LWL entschied sich, alle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens mit neuen Inventaretiketten zu versehen. Diese führten neben der Seriennummer sowie der SAP-Anlagennummer in Klarschrift nun auch einen Barcode. Die Barcode-Nummer war ab diesem Zeitpunkt gleich der SAP-Anlagennummer.

Die Etiketten wurden in der Druckerstation erstellt. Für den Einsatz im LWL mit den dazugehörenden Einrichtungen mussten diese kratz- und wischfest sein, da sie zum Beispiel in Werkstätten, Klassenzimmern oder Ausstellungsräumen der Museen oft stark beansprucht werden.

Die Einführung der neuen Etiketten war gleichzeitig der Initiator für weitreichende Veränderungen und erstmalig wurde über eine automatische Erfassung der Vermögensgegenstände nachgedacht. Denn neben einer Reduzierung des Zeitaufwandes für die Durchführung der Anlageninventur vor Ort sollte die Inventur auch mit weniger Personal durchführbar sein. Einhergehen sollten damit eine bessere Motivation und mehr Akzeptanz für die Inventur in den dezentralen Bereichen. Wichtig war zudem eine Reduzierung des Zeitaufwandes für die Vor- und Nachbereitung in der zentralen Anlagenbuchhaltung.

Technische Beratung durch Experten im Auto-ID-Bereich

Der LWL entschied sich letztendlich für Barcodescanner und kontaktierte dafür den Auto-ID-Experten Opal Associates. Gewünscht wurde eine Lösung, die eine übersichtliche und einfache Handhabung des Barcodescanners sowie die Anbindung an die vorhandene SAP-Schnittstelle bot. Alle Stammdaten der Anlagenbuchhaltung sollten direkt von der SAP-Anlagenbuchhaltung auf den Barcodescanner – ohne vorherige Speicherung und Überarbeitung der Daten auf externen Excel-Dateien – gespeichert und im Rahmen der Inventur abgefragt werden können. Umgekehrt sollte auch das Einspielen der Inventurdaten direkt vom Barcodescanner in das SAP-System möglich sein. Das Herunterladen der Inventurlisten auf den Barcodescanner sollte online über einen Webservice erfolgen. Zudem sollte der zusätzliche Programmieraufwand möglichst gering gehalten werden. Opal konnte eine fertige Software mit einer Schnittstelle zu SAP-FI-AA anbieten, sodass nur noch kleinere, den Anforderungen des LWL entsprechende individuelle Anpassungen notwendig waren. Nicht zuletzt spielte natürlich auch das Preis-Leistungs-Verhältnis eine Rolle bei der Auswahl.

Robuste CK3-Handhelds von Intermec als erste Wahl für die Inventur

Bei der Vorführung eines Beispielszenarios bei einem ersten Treffen im Oktober 2010 wurde auch das mögliche Szenario hinsichtlich eines Einsatzes mit Barcode-Handhelds und der Anbindung an SAP live präsentiert.

Aufgrund der Vorgaben des LWL und nach Prüfung diverser Handheld-Typen entschied sich der LWL schließlich für den Barcodescanner CK3 EX25 von Intermec. Der CK3 eignet sich durch seinen Aufbau insbesondere für robuste Umgebungen. Das Gerät wiegt nur rund 450 g und ist daher speziell für die weibliche Belegschaft gut geeignet. Neben einer numerischen Tastatur besitzt das Produkt einen farbigen Touchscreen sowie einen leistungsstarken Akku mit 5000 mA. Zusätzlich verfügt das Gerät über einen Back-up-Akku, der für die Pufferung der Daten sorgt, sobald der Originalakku gewechselt werden muss. Somit kann der LWL sicher sein, dass es zu keinen Datenverlusten kommt. Unter den Akkus befindet sich zudem ein SD-Card-Slot für zusätzliche Speichermedien, sodass die Speicherkapazität jederzeit erhöht werden kann.

Barcodes können omnidirektional von 15 cm bis auf 15 m Entfernung gelesen werden

Das Gerät verfügt zudem über das Scan-Modul EX25, welches einen integrierten 2D-Imager für den Nah- und Fernbereich besitzt. Dies bedeutet, dass die Barcodes omnidirektional von 15 cm bis auf 15 m Entfernung gelesen werden können, was beispielsweise in Sporthallen der Schulen wichtig sein kann, wenn der Barcode auf einem Basketballkorb in ein paar Metern Höhe angebracht ist.

Für die Einbindung des Intermec-Handhelds in die LWL-Prozesse konnte Opal die entsprechende Schnittstelle zum SAP-System sowie die Applikation auf dem Endgerät anbieten. Diese umfassten sämtliche Funktionen wie die Inventurdatenerfassung, mögliche Umzüge von Gütern sowie Abgänge. Zudem wurden die sogenannten SAP-Rollen im System von Opal eingerichtet, die jeweiligen Berechtigungen für die verschiedenen Mitarbeiter im SAP-System.

Verfahrensfreigabe durch das interne Kontrollsystem

Bevor die Anlagensoftware von Opal ins Produktivsystem eingespielt werden konnte, mussten nach Vorgabe des internen Kontrollsystems (IKS) beim LWL alle Funktionen des neuen Verfahrens in einem gesonderten SAP-Testsystem geprüft werden. Erst dann wurde Opal die Verfahrensfreigabe durch das IKS des LWL für das Einspielen der Software in die Produktion erteilt.

Dafür wurde ein sogenannter Testmandant eingerichtet, eine Kopie des Systems, um einen Probelauf zu simulieren. Beispielsweise wurde überprüft, wie das Zusammenspiel mit der Hardware allgemein verläuft und ob die Daten auf das Handheld vollständig und richtig aus dem SAP-FI-AA-System übernommen werden. Die Ergebnisse wurden protokolliert und dem IKS dargestellt. Dieses zeigte sich sehr zufrieden, da das Zusammenspiel der Intermec-Handhelds mit dem SAP-System äußerst positiv verlief. Jegliche Sicherheitsbedenken für das Rechnungswesen konnten auf diesem Wege ausgeräumt werden. Das IKS erteilte entsprechend die Freigabe. Für die Inventur 2011 wurden daraufhin in der ersten Bestellung sieben Intermec CK3 bestellt, damals noch mit 1D-Imager. Später wurden weitere zehn Geräte mit 2D-Imager dazubestellt.

Schnelle Datenerfassung bei der Inventur durch die Aufnahmeleiter in der Hälfte der Zeit erledigt

Der Prozess verläuft seit diesem Zeitpunkt wie folgt: Der gesamte Anlagenbestand (damaliger Stand rund 39.000 Vermögensgegenstände) wird auf das Intermec-Handheld geladen. Dieser Vorgang dauert rund 15 min. Jede Abteilung/Einrichtung bestimmte im Vorfeld einen Verantwortlichen für die Inventur, den sogenannten Aufnahmeleiter, und ein oder mehrere Aufnahmeteams.

Bevor die ersten Gegenstände erfasst werden, muss sich der jeweilige Bediener am Gerät anmelden. Dann geht das Aufnahmeteam zum ersten Raum, tippt die Standort- und Raumnummer ins Handheld ein und beginnt die Barcodes der jeweiligen Gegenstände im Raum einzuscannen. Jeder Scan wird dabei mit einem Zeitstempel versehen. Sind alle Geräte im Raum erfasst, wird der nächste Raum besucht. Wenn alle Räume durchlaufen und schließlich alle Gegenstände erfasst sind, wird der Scanner an die zentrale Anlagenbuchhaltung zurückgeschickt beziehungsweise persönlich abgegeben.

Neben dem Zurückspielen der Daten per Docking-Station wäre der Vorgang auch per Webservice möglich. Dabei werden die Daten drahtlos per WLAN ins SAP-System zurückgespielt. Die Ergebnisse begeisterten die LWL-Mitarbeiter. Eine Inventur pro Standort war nun in ein bis zwei Wochen erledigt. Das zusätzliche Nachbearbeiten im LWL betrug maximal zwei bis drei Tage. Diesem entsprach eine Aufwandsverringerung um mehr als die Hälfte. Zudem wurden weniger Fehler registriert, da die händische Erfassung komplett einer automatisierten Erkennung gewichen ist. Die Investition hat sich definitiv gelohnt. Das Personal wird stark entlastet und kann sich jetzt wieder seinen Hauptaufgaben zuwenden. Die Inventur nimmt nun nicht mehr einen Großteil der Arbeitszeit ein.

Kurzfristige Reaktionen in der Einführungsphase erhöhen Akzeptanz der Mitarbeiter

Das LWL ist nicht nur mit dem System und den Intermec-Handhelds sehr zufrieden, sondern auch mit der Beratung und Unterstützung durch Opal. Anfangs hatten die Mitarbeiter des LWL noch viele Fragen und einige Bugs mussten ausgemerzt werden. Diesbezüglich hat Opal immer sehr kurzfristig reagiert und entsprechend geholfen. Dazu gehörte beispielsweise ein Software-Update, welches zur Feinjustierung auf die Handhelds gespielt wurde. Zudem veranstaltete Opal zu Beginn der Einführung eine Informationsveranstaltung für die rund 25 Aufnahmeleiter des LWL-Anlagevermögens, um die technischen Details zu erläutern.

Opal liefert grundsätzlich Standardmodule, die an den jeweiligen Kunden angepasst werden. Der Kunde kann dafür auch selber Ideen entwickeln und einbringen. Dadurch wächst die Software kontinuierlich und wird auch intelligenter. Zudem entwickelt Opal die Software stetig weiter und bietet Software-Updates an, die einfach per USB oder Ethernet eingespielt werden können. Ein mögliches Update soll laut Aussage der LWL-Finanzabteilung künftig die Erfassung von Anmerkungen zu beispielsweise defekten Vermögensgegenständen sein.

* Michael Vollmer ist Key-Account-Manager bei der Opal Associates GmbH in 78479 Reichenau; Martin Farjah ist PR-Berater bei der Profil Marketing OHG in 38106 Braunschweig

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