MDE Frittenschalen schnell nachgeschoben

Smartphone und Scanner statt Papierliste und Fax: Die Papstar Vertriebsgesellschaft hat ihre Logistik am Point of Sale (POS) mithilfe der Telekom verbessert.

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Pappschälchen für Fritten, Papierhandtücher im Büro oder bunte Servietten auf dem Geburtstagstisch – fast jeder hat schon einmal eins der mehr als 7000 Produkte von Papstar in der Hand ge-habt. Die Vertriebsgesellschaft mit Hauptsitz im Eifelstädtchen Kall und elf Standorten im In- und Ausland versorgt europaweit die großen Handelsketten wie Metro oder Rewe sowie Fachmärkte mit kompletten Sortimenten.

Produziert werden die Artikel von Partnerfirmen in der ganzen Welt. Papstar macht Logistik bis ins Supermarktregal – und das funktioniert so gut, dass das Unternehmen nicht nur seine eigene Ware, sondern auch Produkte von Firmen wie Faber-Castell, 3M oder Pelikan in die Regale bringt. Dazu sind 70 Außendienstmitarbeiter in ganz Deutschland unterwegs. Sie richten neue Points of Sale (POS) in den Märkten ein, bauen Regale um und füllen sie auf und bestellen Ware nach. Jeden Tag stehen rund 8000 Auftragspositionen auf dem Plan.

Nachbestellungen elektronisch statt manuell erledigen

Bislang haben die Papstar-Mitarbeiter die Nachbestellungen immer manuell erledigt. Auf einer Papierliste wurden alle Angaben notiert und im Anschluss per Fax zur weiteren Bearbeitung an die Papstar-Zentrale gesendet. Eine schnelle Bestückung der Regale war dabei schwierig. Zahlreiche Medienbrüche verlangsamten die Prozesse. Insbesondere zeitkritische Aufträge, zum Beispiel während der Grillsaison oder im Weihnachtsgeschäft, ließen sich häufig nicht schnell genug abarbeiten.

Papstar entschied sich deshalb dazu, auf ein elektronisches, mobiles Erfassungssystem umzusteigen. Ein zentrales Kriterium bei der Auswahl des neuen Systems: Es musste sich nahtlos in die bestehenden Papstar-Prozesse einbinden lassen.

Mobile Regalpflege erfolgt schnell und sicher

Als Umsetzungspartner wählte das Unternehmen die Telekom. Der Dienstleister entwickelte gemeinsam mit seinem IT-Partner Orbit Gesellschaft für Applikations- und Informationssysteme mbH ein Erfassungssystem mit Blackberry-Smartphones, Handscannern von Infinite Peripherals und einer speziellen Applikation für die mobile Regalpflege. Im Markt angekommen, erfasst der Papstar-Mitarbeiter mit dem Scanner den Barcode eines Artikels, den er nachbestellen will.

Via Bluetooth werden die Daten im Anschluss aufs Smartphone übertragen. Auf den Blackberrys sind die notwendigen Kunden- und Artikeldaten hinterlegt, sodass der gescannte Artikel direkt auf dem Display erscheint. Jetzt gibt der Mitarbeiter noch die Menge ein, die er ordern will, und sendet die Daten über das Telekom-Mobilfunknetz an die Papstar-Zentrale. In der Regel dauert es nur rund eine Minute, bis der neue Auftrag im Warenwirtschaftssystem eingestellt ist.

Bei Geräteverlust steht die Sicherheit an erster Stelle

Bevor Papstar die Bestellungen final bearbeitet, prüft ein Biz-Talk-Server, ob die gesendeten Artikelnummern korrekt sind. Dazu greift er auf Informationen aus einer lokal installierten Datenbank zurück.

Bei der Übermittlung der Daten setzt die Vertriebsgesellschaft nicht nur auf Schnelligkeit, sondern auch auf Sicherheit. Schließlich werden jeden Tag sensible Kundendaten versendet. Die eingesetzten Smartphones des kanadischen Herstellers RIM arbeiten mit einer sogenannten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Das heißt, die Daten werden verschlüsselt übertragen und erst, wenn sie beim Empfänger eintreffen, wieder entschlüsselt. Die Sicherheit steht auch an erster Stelle, wenn ein Gerät verloren gehen sollte. Die Blackberrys administriert Papstar zentral in der Zentrale in Kall. Von hier aus lassen sich die Smartphones bei Verlust oder Diebstahl sperren und die darauf gespeicherten Daten löschen.

Neben der Hardware an sich ist insbesondere die Applikation auf den Smartphones bei der mobilen Regal-pflege entscheidend. Bei der Entwicklung war es wichtig, relevante Rand- und Rahmenprozesse zu definieren, die bei der Disposition immer wieder auftreten. Welche Prozesse lohnt es sich überhaupt zu digitalisieren? Wie will Papstar die Blackberrys administrieren? Wie lassen sich am besten Programme auf den Geräten installieren oder Updates aufspielen? Sollen sich Statistiken abfragen lassen? Diese Prozesse bildet der Mobility Connector ab.

Das von Orbit entwickelte Softwareframework sorgt außerdem dafür, dass sich die Datenbank auf dem Blackberry mit dem System in der Papstar-Zentrale permanent synchronisiert. So sind die Artikeldaten immer auf dem neusten Stand. Hier haben die Blackberrys einen Vorteil gegenüber anderen Smartphone-Modellen: Sie lassen sich besonders gut administrieren. Papstar arbeitet dank der mobilen Applikationen am POS mit standardisierten Prozessen. Auf diese Weise benötigen die Mitarbeiter weniger Zeit bei der Regalpflege, Papstar reduziert seine Kosten und falsche Eingaben bei der Bestellung der Ware.

Das neue elektronische Erfassungssystem konnte die Vertriebsgesellschaft bereits nach wenigen Wochen in Betrieb nehmen – inklusive einer Schulung der Mitarbeiter durch die Telekom beziehungsweise Orbit. Der Außendienst kommt sehr gut damit zurecht, da das System sehr benutzerfreundlich ist und einwandfrei funktioniert. Deshalb setzt Papstar die Lösung mittlerweile nicht mehr nur in Deutschland, sondern auch in seinen Niederlassungen in Schweden und Spanien erfolgreich ein.

Ein sicheres Netz als Kommunikationsbasis

Für eine reibungslose und vor allem sichere Kommunikation zwischen Zentrale, Niederlassungen sowie 70 mobil arbeitenden Mitarbeitern sorgt ein sogenanntes Multiprotocol-Label-Switching-(MPLS-)Netz, das die Telekom in ihrem Rechenzentrum in Krefeld betreut. Damit lassen sich nicht nur wichtige Datenpakete priorisiert übertragen. Papstar hat darüber hinaus Regeln definiert, welcher Mitarbeiter wie auf das Netz zugreifen darf, und sorgt so für größtmögliche Sicherheit.

In einem zweiten Schritt hat die Vertriebsgesellschaft das Management der Internetsicherheit der Telekom anvertraut. Das heißt, Programme wie Firewalls und Virenscanner sind nicht mehr länger auf den Servern bei Papstar installiert, sondern im Rechenzentrum des Dienstleisters.

Firewall und Virenscanner prüfen im Bruchteil einer Sekunde alle Daten auf Schadsoftware

Ganz konkret heißt das: Immer, wenn die Mitarbeiter das Internet nutzen, E-Mails versenden und empfangen oder auf Anwendungen wie das Warenwirtschaftssystem zugreifen, prüfen Firewall und Virenscanner im Rechenzentrum im Bruchteil einer Sekunde alle Daten auf Schadsoftware. Der Vorteil für die IT-Abteilung der Vertriebsgesellschaft: Die Mitarbeiter können sich wieder stärker auf ihre Kernaufgaben wie Wartung und Service konzentrieren.

Beim Schutz seiner Daten geht Papstar also in jeder Hinsicht auf Nummer sicher. Und garantiert so seinen Kunden einen reibungslosen Ablauf, bis die Ware beim Verbraucher ankommt.

Dirk Backofen ist Leiter Segmentmarketing Geschäftskunden der Telekom Deutschland GmbH in 53227 Bonn.

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