Distribution Geodaten schaffen Transparenz im Tourenmanagement

Autor / Redakteur: Sebastian Fränk / Volker Unruh

Geodaten bergen ein weithin unterschätztes Potenzial zur Prozessoptimierung im Fuhrpark- und Tourenmanagement. Bei einem marktführenden Lkw-Leasingunternehmen sorgt eine spezielle Software, die Geodaten verarbeitet für Transparenz – nicht nur beim Pannenservice für die 80 000 Fahrzeuge starke Mietflotte, sondern auch für deren Auslastung.

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Geodaten entstehen in fast jedem Unternehmen: Informationen über bestimmte Größen wie Absatz, Materialbedarf oder Investitionen, die räumlich zugeordnet werden können, beispielsweise zu einem Bezirk, einer Region oder einem Gebiet. Und jedes Unternehmen kann von seinen Geodaten profitieren – im Marketing oder im Service, bei der Suche nach Kooperationspartnern oder bei der Planung neuer Standorte.

Aber oft sind die Zusammenhänge komplex und liegen nicht direkt auf der Hand. Dann wird der Raumbezug bestimmter Sachverhalte nicht erkannt oder nicht so dargestellt, dass Rückschlüsse möglich sind. Die Folge: Das Potenzial der Geoinformationen wird bei der Unternehmensführung und -planung vertan.

Um Geodaten tatsächlich effektiv zu nutzen und Prozesse zu optimieren, setzen immer mehr Unternehmen, aber auch Behörden und die öffentliche Verwaltung Geomarketing-Software ein: Die Stadtwerke Herne lassen sich auf digitalen Karten alle Gasleitungen, deren Alter, Material und die entsprechende Schadenswahrscheinlichkeit darstellen. Immobilienscout 24 bietet seinen Kunden eine Umfeldsuche, bei der auf einer Karte Schulen, Ärzte, Restaurants und andere wichtige Einrichtungen rund um eine Immobilie anzeigt werden.

Geodaten verschaffen Überblick über Stromnetz

Geodaten-Nutzer Vattenfall freut sich über den digitalen Überblick über das 60 000 km lange Stromnetz und das 1 800 km lange Wärmenetz Berlins – bis Ende 2007 nutzte das Unternehmen für sein Störungs- und Instandhaltungsmanagement über drei Millionen Papierpläne und weitere alphanummerische Daten in diversen Drittsystemen. Und in der Landwirtschaft ist „Precision Farming“ der neueste Trend: Traktoren und Mähdrescher werden GPS-gesteuert, und das Saatgut in Abhängigkeit von den Bodenverhältnissen passgenau platziert – das maximiert den Ernteertrag bei minimalem Kraftstoffverbrauch.

Am Beispiel der Software Pro-GBIM der Pronetwork Deutschland GmbH wird deutlich, was Geomarketing-Software technisch leisten kann. Pro-GBIM ist ein geografisches Informationssystem, das verschiedene Schnittstellen zu Datenbanken und Reporting-Tools beinhaltet und relevante Daten auf verschiedenen Karten abbildet.

Standardmäßig arbeitet das Programm mit Microsoft-Map-Point-Karten, aber durch eine individuell und flexibel programmierbare Schnittstelle lassen sich auch andere Karten, beispielsweise von Vermessungs- oder Katasterämtern, integrieren. Pro-GBIM ist modular als Framework konzipiert. Daher muss jeder Anwender nur die Module einsetzen, die er tatsächlich benötigt – das macht das System besonders kostengünstig.

Pro-GBIM seit August 2008 bei TIP Services im Einsatz

Das an vielerlei Bedürfnisse und Formate anpassbare Programm wird seit August 2008 bei dem Lkw-Leasingunternehmen Transport International Pool (TIP Services) eingesetzt. TIP Services gehört zu GE Equipment Services, einer Sparte des amerikanischen Mischkonzerns General Electric. Zur Flotte des Unternehmens zählen 80 000 Lkw, die in ganz Europa vermietet werden. Mit der Software Pro-GBIM optimiert TIP unter anderem den Pannenservice für seine Fahrzeuge. Ein Callcenter bearbeitet jeden Monat rund 1 500 Pannenfälle. Lkw-Fahrer, die Hilfe benötigen, rufen an und geben den Vorfall und ihren Standort durch. Das Callcenter beauftragt dann umgehend eine nahe gelegene Partner-Werkstatt mit der Reparatur.

Karten sind übersichtlicher als Zahlenkolonnen

Alle Pannenfälle und die entsprechenden Anfahrts- und Reparaturzeiten der Werkstätten gibt das Callcenter in Excel-Tabellen an den Road Side Manager von TIP, Jamie Harrison, weiter, bei dem Pro-GBIM automatisch die vom Callcenter erstellten Excel-Tabellen importiert und daraus leicht verständliche und übersichtliche Diagramme erstellt.

Anhand der auf Karten abgebildeten Geodaten kann Jamie Harrison Lücken im Servicenetz schnell identifizieren. Er sieht auf einen Blick, wo es zu viele oder zu wenige Werkstätten gibt, wie lange die Anfahrtszeiten zu den jeweiligen Pannen waren und ob die Lkw in bestimmten Gebieten besonders häufig liegen bleiben. Er kann sich beispielsweise auch anzeigen lassen, welches Gebiet eine Werkstatt in einer Fahrzeit von 30 Minuten abdecken kann oder wie groß das komplette Einzugsgebiet einer Werkstatt ist. Daraus kann Harrison ableiten, wo er neue Werkstätten als Vertragspartner gewinnen muss, um so Warte- und Servicezeiten zu optimieren.

Auch die Qualität der Werkstätten kann Harrison mit der Geodaten-Software Pro-GBIM beurteilen. Das System zeigt an, wieviele Prozent der Aufträge angenommen und wieviele abgelehnt werden. Auch die Dauer der Reparatur kann dargestellt werden, inklusive einer Auswertung, ob die Werkstätten über- oder unterdurchschnittlich lange brauchen. Durch eine Filterung nach Öffnungs- und Arbeitszeiten lassen sich außerdem die Servicezeiten der Werkstätten abrufen. So können beispielsweise Servicekosten zu ganz bestimmten Uhr- oder Tageszeiten berechnet werden.

Geodaten-Software komfortabel zu bedienen

Zu den Grundfunktionen der Geodaten-Software gehören die bekannten Anzeigemöglichkeiten wie Zoom, Bewegung der Karte in alle Richtungen und Scroll-Funktionen. Harrison und seine 45 Mitarbeiter in ganz Europa können mit Pro-GBIM Pins auf den Karten einzeichnen, um Dokumente und Daten zu hinterlegen, beispielsweise Adressen und Öffnungszeiten der Werkstätten oder Informationen über Anschaffung, TÜV, Wartungen, Vermietungen der einzelnen Fahrzeuge. Besonders praktisch hierbei ist, dass Pronetwork das Programm als Software as a Service (SaaS) konzipiert hat, also auch online verfügbar und somit von verschiedenen Orten und Rechnern aus nutzbar ist.

Die Geodaten-Software muss weder installiert noch gewartet werden, die Nutzer müssen sich nicht einmal um Updates kümmern. Für alle Fälle wird zusätzlich eine CD mit Software und Karten geliefert, so dass Pro-GBIM auch unabhängig vom Internet genutzt werden kann. So wird die ständige Einsatzmöglichkeit gewährleistet.

Jeder Mitarbeiter sieht sofort, wo ein Fahrzeug benötigt wird

Auch die Gesamtauslastung des Fuhrparks kann sich TIP visuell darstellen lassen. So sieht jeder Mitarbeiter direkt, wo weitere Fahrzeuge benötigt und angeschafft werden müssen und in welchem Verhältnis Auslastung und Abdeckung durch Werkstätten im vorgesehenen Einsatzgebiet stehen. Und für den Fall, dass ein Mitarbeiter doch einmal einen Report ohne Geodaten benötigt, beispielsweise wenn er sich die aktuelle Pannenstatistik aus seiner Region aufs Mobiltelefon schicken lassen will, können die Daten problemlos aus dem System exportiert und weiterverarbeitet werden.

Die Software wurde in fünf Monaten speziell an die Bedürfnisse von TIP angepasst und in vier Phasen eingeführt. War eine bestimmte Entwicklungsstufe erreicht, konnte Harrison die Funktionen online testen. Erst nach seiner Freigabe wurde die Software dann für das ganze Team ins Netz gestellt. Im Vorfeld hatte es für alle Mitarbeiter ein E-Learning-Seminar und eine Einweisung mit der Online-Meetingsoftware WebEx gegeben.

Dies war deutlich einfacher und kostengünstiger, als alle Mitarbeiter am gleichen Ort zu schulen. Seit August 2008 arbeiten Jamie Harrison und sein Team vollständig mit Pro-GBIM, für das zurzeit weitere Zusatzmodule von Pronetwork entwickelt werden.

Pro-GBIM. Hervorragendes Tool zur Neukundengewinnung

Harrison hat bereits eine deutliche Effizienzsteigerung beobachtet: Die Lkw-Standzeiten sind kürzer geworden, die Mitarbeiter sparen Zeit, die Kunden sind zufriedener und der Umsatz ist messbar gestiegen. Den Return on Investment beziffert er auf mehr als 23 000 Euro monatlich.

Hinzu kommt noch, dass Pro-GBIM sich bestens zur Neukundengewinnung eignet. Durch die Geodaten-Software können die TIP-Verantwortlichen Interessenten die Leistungen des Pannenservice übersichtlich und verkaufsstark auf den Karten präsentieren. Und auch so mancher Bestandskunde weiß den Service erst so richtig zu schätzen, seit Jamie Harrison oder einer seiner Mitarbeiter ihm mit Pro-GBIM vorgeführt hat, was alles dazugehört.

Sebastian Fränk ist Geschäftsführer und Entwickler bei der Pronetwork Deutschland GmbH in Köln.

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