Versandsoftware Halder verschickt mit Software von BEO

Die Erwin Halder KG setzt auf Versandsoftware von BEO. BEO-Expowin und BEO-Atlas beschleunigen bei dem Werkzeughersteller die Versandabwicklung und gewährleisten die rechtssichere Bearbeitung der Exportpapiere.

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Die Versandabwicklung bedeutet für viele Unternehmen erheblichen Zeit- und Verwaltungsaufwand. Der Nutzen eines Softwareeinsatzes für diesen Bereich hängt maßgeblich vom Integrationsgrad ab. Diese Erfahrung machte auch die Erwin Halder KG, Hersteller von Präzisionswerkzeugen und Schonhämmern. Um Schnittstellen zu minimieren und einen zentralen Datenbestand zu gewährleisten, entschied sich der Werkzeughersteller für die gleichzeitige Einführung eines neuen ERP-Systems sowie die Nutzung einer Kombination aus Versand- und Exportsoftware. Mit BEO-Expowin und BEO-Atlas erreicht der Werkzeughersteller eine spürbare Beschleunigung der Versandabwicklung und gewährleistet dabei die korrekte und rechtssichere Bearbeitung der Exportpapiere.

Neue Versandsoftware behebt vorherigen Medienbruch

Halder-Produkte werden weltweit verkauft. Pro Tag versendet das Unternehmen vom deutschen Firmensitz in Achstetten-Bronnen aus etwa 120 bis 150 Versandeinheiten. Jedes Paket enthält im Durchschnitt fünf bis 20 Artikel. Halder setzte vor den BEO-Lösungen bereits eine Versandsoftware ein. „Die dazu notwendigen Vorgangsdaten wurden per Schnittstelle aus dem ERP-System importiert, konnten jedoch nach Bearbeitung nicht zurückübermittelt werden“, erklärt Anton Wahler, zuständig für die Prozessorganisation bei Halder. Und weiter: „Wir haben uns entschieden, ein neues ERP-System sowie eine entsprechende Versand- und Exportlösung einzusetzen, die unter anderem diesen Medienbruch behebt“, so Wahler.

Mit der gleichzeitigen Anbieterauswahl von ERP-System sowie Versand- und Exportsoftware sollte eine optimale Gesamtlösung gefunden werden. Halder entschied sich für das ERP-System Abas-Business-Software der Abas Informationssysteme GmbH. „Auf BEO fiel schließlich die Wahl, weil die Software sich sehr gut an das Abas-System anbinden lässt. Außerdem ermöglichte es uns BEO, auch die Ausfuhranmeldungen direkt über die Lösung mit abzuwickeln – ohne eine weitere Fremdschnittstelle“, erläutert Wahler.

Keine Verzögerungen in Verkauf und Logistik

Die gesamte Projektplanung und -umsetzung realisierten Abas und BEO gemeinsam. So erfolgte die Umstellung auf BEO-Expowin zeitgleich mit dem Go-live der ERP-Lösung. „Beide Systeme arbeiteten ab dem ersten Tag sicher und zuverlässig. Bei der Abwicklung im Verkauf und in der Logistik gab und gibt es keine Verzögerungen oder Störfälle“, betont Wahler. Insgesamt hatte BEO etwa vier Monate Zeit für die Einrichtung und Anpassung seiner Software an vier Packplätzen und zwei Arbeitsplätzen im Versand. „Gemessen daran, dass auch Abas in diesem Zeitraum in der Implementierungsphase war, haben die Absprachen zwischen den beiden Unternehmen hervorragend funktioniert“, resümiert der Prozessorganisator.

Alle für die Auftragsbearbeitung relevanten Daten erhält BEO-Expowin aus Abas. Dass keine Versandangaben mehr manuell nachgetragen werden müssen, führte bereits zu einer Fehlerreduzierung in der Packabteilung. Nach Abschluss eines Packauftrags mit BEO-Expowin und BEO-Parcel erfolgt die Datenrückmeldung für Abas. Diese nutzt das ERP-System auch für die Fakturierung und übernimmt beispielsweise beim Versand in Drittländer automatisch die Rechnungsstellung. Die zugehörigen Pakete in der Packabteilung werden zurückgehalten, bis die Exportdokumente vorliegen.

Daten für Exportdokumente müssen vollständig und plausibel sein

Bevor auf die neue Software umgestellt wurde, erstellten die Mitarbeiter die Frachtpapiere bereits vor der Kommissionierung und Verpackung. Da zu diesem Zeitpunkt nicht immer alle Daten korrekt zur Verfügung standen, kam es immer wieder zu Nacharbeiten. „Die Daten kommen heute automatisch von unserer Software und werden vorher auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. So ist gewährleistet, dass die Exportdokumente korrekt und fehlerfrei sind“, beschreibt Marion Bauer, zuständige Projektleiterin bei BEO.

Auch die Zollanmeldung über das Verfahren Atlas-Ausfuhr läuft heute automatisiert in der BEO-Lösung. Dafür liest die integrierte SaaS-Lösung von BEO alle zollrelevanten Daten aus Abas ein, führt die Anmeldung aus und hält Rückmeldungen, Nachrichten zur Genehmigung sowie den jeweiligen Status für die Mitarbeiter auf einen Blick bereit.

„Wir realisieren schon seit vielen Jahren Versand- und Exportlösungen in Anbindung an die Abas-Business-Software, wobei aus gemeinsamen Projekten immer wieder neue Potenziale entstehen. Für die Anwender bedeutet der besonders hohe Integrationsgrad einen großen Mehrwert“, erklärt BEO-Geschäftsführer Clemens Sexauer.

Zentrale Verarbeitung beschleunigt alle Prozesse

Die beiden Systeme ermöglichen für Halder eine einheitliche Datenstruktur sowie eine zentrale Stammdatenverwaltung. So erreicht der Werkzeughersteller eine hohe Informationstransparenz. Arbeitete jede Produktsparte bei Halder vorher individuell, lassen sich heute die Daten der verschiedenen Bereiche einheitlich verwalten. Alle Auftrags- und Versandabwicklungen können von den Abteilungen Verkauf und Logistik überwacht und ausgewertet werden.

Daneben profitiert der Werkzeughersteller insgesamt von optimierten und beschleunigten Prozessen: „Von der Auftragsannahme bis zur Versandabfertigung haben wir heute einen spürbar schnelleren Ablauf in der Datenverarbeitung. Aufträge werden im Schnitt 30 % schneller abgewickelt als früher“, beschreibt Anton Wahler. Gehen Aufträge aus dem Vertrieb bei Halder ein, werden seit der Umstellung alle relevanten Auftrags- und Versanddaten an einem Arbeitsplatz abgewickelt. Mit dieser zentralen Verarbeitung vereinfachen und beschleunigen sich alle nachgelagerten Aufgaben und Prozesse im Versand.

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