Beschaffung Handlungsfähig werden durch Transparenz

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Inflation, Engpässe bei Materialien und Unterbrechungen fordern Lieferkettenmanager heraus. Ihr besonderes Augenmerk sollte jetzt darauf liegen, das Datenmanagement entlang der gesamten Supply Chain vom Lieferanten bis zum Endkunden zu strukturieren. Unternehmen erweitern mit Analytics im Einkauf ihre Handlungsspielräume – und erzeugen wichtige Mehrwerte.

In kaum einem Unternehmensbereich sind die Herausforderungen so gestiegen wie im Einkauf. Die Lieferketten laufen über Kontinente hinweg, komplexe Netzwerke von Lieferanten sind zu steuern, Warengruppen werden immer differenzierter. Aus der Politik kommen neue Anforderungen, so wie gegenwärtig die geplanten EU-Auflagen für nachhaltige Lieferketten.

Umdenken als Krisenreaktion

Zuletzt haben vor allem die Belastungen durch Covid-19 die Störanfälligkeit von Lieferketten aufgedeckt. Aus einer Befragung von McKinsey unter internationalen Supply-Chain-Führungskräften zwischen 2020 und 2021 wissen wir, dass ein Umdenken auf breiter Front eingesetzt hat und die Unternehmen kräftig in Analytics für den Beschaffungsmarkt investiert haben oder Projekte planen. Laut der Umfrage waren Unternehmen 2,5-mal häufiger resilient, wenn sie bereits über fortschrittliche Analysefunktionen verfügten. Mit KI, maschinellem Lernen und Datenanalyse konnten sie ihre Entscheidungsfindung beschleunigen. 30 Prozent der Befragten konzentrieren ihre Investitionen auf neue, digitale Performance-Management-Systeme, um ein Bild der Lieferketten in Echtzeit aufzubauen. Fast alle Unternehmen planen weitere digitale Investitionen.

Ziel: Single Source of Truth

Unternehmen sollten sich dessen bewusst sein, dass die Ausgabendaten nur ein unvollständiges Bild des Geschehens zeigen. Alle verfügbaren Daten in den unterschiedlichen Systemen der Ressourcenplanung (Enterprise Resource Planning, ERP) sind in einer einzigen Single Source of Truth, also einer konsolidierten Gesamtansicht, zu verknüpfen. Hier sollten Vertrieb, Finanzen oder Forschung und Entwicklung integriert werden. Wenn Abteilungen auf Basis eigener Budgets, KPIs und anderer Kriterien agieren, entstehen Inkonsistenzen, die den Prozess infrage stellen. Denn das wichtigste Ziel ist eine durchgängige End-to-End-Perspektive. Das Management kann jede Beschaffungsentscheidung in der Auswirkung auf die gesamte Wertschöpfungskette bewerten.

Klare Schrittfolge: IT-Landschaft analysieren, Baustellen priorisieren, Einkaufsdaten strukturieren

Viele Unternehmen investieren jetzt in die Digitalisierung ihrer Beschaffung. Franziska Sperl, Solution-Delivery-Managerin bei Orpheus, berichtet, wie Implementierungsprojekte für KI-gestützte Beschaffung konkret ablaufen.

Welche Herausforderungen im Einkauf haben Unternehmen, die auf Sie zukommen?

Häufig sind ihre Geschäftsaktivitäten fragmentiert. Oft arbeiten Unternehmenseinheiten mit heterogenen Datenökosystemen. In vielen Fällen geht es darum, Silos aufzubrechen, Potenziale durch eine intensivere Kommunikation im Einkauf und angrenzenden Funktionen zu heben und die Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten zu verbessern.

In welchen Schritten gehen Sie vor?

Zum Projektstart erörtern wir mit dem Klienten die Reife und den Status der vorhandenen Lösungslandschaft. Das ist der Ausgangspunkt der „Analytics Journey“. Daraus leiten wir individuelle Use Cases ab. Das kann eine ganzheitliche digitale Transformation sein oder – spezifischer – die Identifizierung wichtiger Synergieeffekte in Merger-Situationen. Dabei beeinflusst die Anzahl der Systeme die Komplexität. In Schritt 2 definieren wir Projektziele und -umfang. Welche Daten sollen sichtbar gemacht werden? Welche Baustellen genießen Priorität? Schließlich extrahieren wir in Schritt 3 die Daten und bringen sie in eine einheitliche Form. Wir können Reporting-Designs modular für die Bedürfnisse unterschiedlicher Zielgruppen im Unternehmen aufsetzen, vom CPO und anderen Managementvertretern bis zu Warengruppenmanagern und Abteilungen wie Finance und Controlling. Wir entwickeln eine Logik für die spätere Zuordnung von Ausgaben zu Warengruppen und Lieferantenfamilien. Ziel ist es, automatisierte Reports und Analysen bereitzustellen, mit denen der Klient eigenständig arbeiten und nachhaltige Erfolge erzielen kann. Dafür sind auch Trainingsprogramme und Workshops eine wichtige Voraussetzung.

Wie profitieren Unternehmen konkret?

Durch transparente und konsistente Daten erhalten Unternehmen eine verlässliche Entscheidungsgrundlage. Mittelfristig können sie dadurch Kosten vermeiden, zum Beispiel durch die abgewendete Preiserhöhung eines Lieferanten. Langfristig machen sie sich mit Analytics-Lösungen widerstandsfähiger gegen Lieferkettenstörungen.

Analytics-Lösungen im Einkauf initiieren in Unternehmen zudem einen fundamentalen Kulturwandel. Die Implementierung führt meist ein kleines Kernteam durch. Die anschließende Phase ist deshalb umso wichtiger: Durch Trainings und begleitende Schulungen lernen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den täglichen, sicheren Umgang mit den neuen Lösungen. Mögliche Vorbehalte werden aktiv abgebaut – ein neues, datengetriebenes Mindset entsteht.

Die Einführung der IT bis zur vollständigen Automatisierung aller Prozesse ist kein Sprint, sondern gleicht eher einem Langstreckenlauf. Reports und Analysen sind immer wieder an aktuelle Anforderungen anzupassen. Je größer die Komplexität der Beschaffungsdaten, desto höher ist der Implementierungsaufwand, um kontinuierlich umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen.

Durch Daten und Analytik zur Wertschöpfung

Analytics-Tools verschlanken nicht nur zeitraubende manuelle Prozesse, sondern helfen, Kostenpotenziale zu identifizieren und zielgenaue Aktionspläne zu erstellen. Sind die Daten aus den Bereichen Finanzen, Forschung und Entwicklung sowie Einkauf verknüpft, haben Unternehmen ein vollständiges Bild über mögliche Risiken in der Lieferkette. Verträge, deren Preise lange nicht mehr verhandelt wurden, werden sichtbar. Einkäufer können gegensteuern und bündeln, wenn die Zusammenarbeit mit einem Lieferanten laut der Analyse bisher nicht zentral gesteuert wird.

Unternehmen stellen ihre Zahlungsströme neu auf und erhöhen ihre Liquidität, indem sie längere Zahlungsziele mit Lieferanten vereinbaren. Ebenso transparent macht die Datenbasis es, wenn Bestellungen fehlerhaft oder unvollständig ins System eingetragen werden. Der Einkaufsmanager hat die Chance, die Gründe zu analysieren und den Einkaufsprozess bei Bedarf zu optimieren. ■

* Jörg Erlemeier ist Chief Operating Officer bei Orpheus, einem Teil der McKinsey & Company, Inc. in 90402 Nürnberg, Tel. +49 175 3189477, joerg_erlemeier-muni@mckinsey.com

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