Auftragsmanagement Hersteller von Umformwerkzeugen setzt bei der Auftragsabwicklung auf Segoni-Software

Autor / Redakteur: Ralf Dürrwächter / Jürgen Schreier

Für eine gute Organisation ist kein Werkzeugbau zu klein. Das erkannte auch Thilo Krumm, Betriebsleiter bei Formenbau Wunderlich in Wilnsdorf. Für die Transparenz in Auftragsabwicklung und Kalkulation – wenn es sein muss bis Stückzahl 1 – sorgt die Software Segoni.PPMS.

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Für eine gute Organisation ist kein Werkzeugbau zu klein. Das erkannte auch Thilo Krumm, Betriebsleiter bei Formenbau Wunderlich in Wilnsdorf. Seit nun schon 28 Jahren hat sich die Firma in der Mitte Deutschlands, genauer gesagt in Wilnsdorf, im südlichsten Zipfel des Siegerlandes, einen guten Namen im Formenbau erarbeitet.

„Unser Motto lautet klein, aber fein“, erzählt Krumm stolz. „Derzeit beschäftigen wir sechs Mitarbeiter. Vakuumtiefziehwerkzeuge, Warmumformwerkzuge, Lehrenbau – darauf sind wir spezialisiert.“ Doch auch Spezialisten müssen sich verstärkt mit Themen wie Qualitätsmanagement, Basel II, Transparenz und Nachfolgeregelung auseinandersetzen. Und wie in vielen vergleichbaren Unternehmen hat auch Krumm oft feststellen müssen: „So viel Papier! Dabei verdienen wir doch unser Geld in der Fertigung.“

Mehrfacherfassung der Daten kostet Zeit

Damit das aber auch wirklich geschieht, kommt es gerade bei kleinen Unternehmen auf Effizienz an, in jeder Hinsicht. „Von der Kalkulation bis zum Versand eines Werkzeugs hat mich oft gestört, dass der Auftragsverlauf nicht transparent und Infos oft nicht verfügbar waren“, erinnert sich Krumm. „Mit den entsprechenden Zeitverlusten – und das, obwohl unsere Mitarbeiter alle hoch spezialisiert sind.“ Immer wieder wurde nachgedacht, wie sich die Gesamtorganisation und einzelne Arbeitsabläufe optimal strukturieren ließen.

„Klar, EDV ist da heutzutage das erste Stichwort.“ Der Betriebsleiter lacht. „Aber dabei denkt ja jeder erst einmal an Probleme. Und die Frage ist ja immer, welches EDV-Fachwissen von den Anwendern verlangt wird, wie lange so eine Umstellung dauert und welche Kosten sie verursacht.“

Durchgängiges System gesucht

Dennoch begann Krumm eines Tages, die Auftragsvorgänge des Unternehmens zu analysieren. Und dabei zeigten sich gleich mehrere verbesserungswürdige Stellen. „Vieles wurde doppelt gemacht“, erzählt Krumm. „Die Folge war eine Mehrfacherfassung von Daten – zur Übersichtlichkeit hat das nicht gerade beigetragen.“ Dokumente wurden nach Bedarf und auf Zuruf erstellt, die Kalkulation erfolgte mal handschriftlich, mal mit Excel. Projektablauftabellen wurden mit Excel erstellt, während zur Auftragsabwicklung für Lieferscheine und Rechnungen eine Warenwirtschaftssoftware zum Einsatz kam. Und teilweise kam bei den Lieferscheinen auch noch Word als Textverarbeitung mit ins Spiel. Viele Systeme also – aber kein durchgängiges System.

Er machte sich im Internet auf die Suche nach einer geeigneten Software. Und er fand Angebote, buchstäblich wie Sand am Meer. Was aber, wenn es um „Stückzahl eins“ geht? „Da hielt sich das Angebot stark in Grenzen“, ist Krumms Erfahrung. Doch im Internet stieß er auch auf Segoni. „Und die hatten für Stückzahl eins eine Lösung“, berichtet Krumm und gibt zu, dass er anfangs durchaus skeptisch war. „Es klang einfach zu schön, um wahr zu sein. Das ging überhaupt alles blitzschnell. Ein Anruf, dann kamen die Unterlagen, und wir haben einen Termin vereinbart. Da lag dann schon das Angebot auf dem Tisch.“

Die Hauptziele der neuen Software bestanden für ihn darin, „dass Daten projektbezogen, genau und einfach erfasst werden können. Und dass sie immer verfügbar sind. Früher lief das ja häufig so, dass ein Kunde anrief, und dann mussten erst einmal die Unterlagen zusammengesucht werden.“

Ein weiteres Ziel lag darin, die Kalkulation für jeden Mitarbeiter durchsichtig zu gestalten. „Denn was sage ich, wenn eine Anfrage kommt, ob da bei einem Preis noch etwas zu machen ist – und mir liegt nur die Endsumme vor?“ Und schließlich war es Krumm auch wichtig, die Nachkalkulation zu verbessern. „Mehr als eine Schätzung ist das früher nie gewesen.“

Vorinstallation per Fernwartung

Die Erwartungen waren also ziemlich hoch. „Aber es lief alles erstaunlich konfliktlos“, freut sich Krumm. „Unter den Mitarbeitern gab es kaum Diskussionen, alle haben schnell gemerkt – das passt einfach.“ Die Vorbereitung bei Wunderlich erfolgte mithilfe einer Checkliste von Segoni. „Und als auch die Vorinstallation per Fernwartung problemlos über die Bühne ging, war ich erst mal platt“, gesteht Krumm.

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Die Schulung vor Ort nahm mit dem Grundtermin zwei Tage in Anspruch, hinzu kam wenige Wochen später ein Tag Aufbauschulung. „Und dann lief das Ganze bereits richtig rund“, lobt Krumm. „Überhaupt bin ich super zufrieden mit der Softwareeinführung. Das läuft wirklich gut mit der Hotline und der Fernwartung.“

Mittlerweile gibt es für alle Einzelteile im Werkzeugbau klar strukturierte Arbeitspläne um Informationen transparent zu machen. Rückfragen werden dadurch massiv reduziert. Der auf dem Arbeitsplan aufgedruckte Strichcode dient dabei zur Zeiterfassung, „sodass jederzeit bekannt ist, wo wir stehen und dem Kunden gegenüber auch konkret aussagekräftig sind“, so Krumm.

Alle Fertigungsschritte werden transparent

Nicht nur Herrn Krumm, allen Mitarbeitern macht inzwischen der gesamte Ablauf mehr Spaß. „Erst mal ist natürlich ein gewisser Input fällig“, räumt Krumm ein. „Aber genau genommen ist jetzt bereits alles erledigt, wenn der Auftrag aufgenommen ist. Die Abläufe, angefangen bei der Kalkulation über die einzelnen Fertigungsschritte bis zum Lieferschein und der Rechnung, sind vollkommen transparent. Und die Terminüberwachung bekommt man mit PPMS gewissermaßen gleich hinterher geschmissen.“

Es gab nach der Einführung auch positive Nebeneffekte, mit denen der Betriebsleiter gar nicht gerechnet hatte. „Jetzt habe ich wirklich absolut alles jederzeit abrufbar“, versichert er. „Alle Informationen sind so aussagekräftig, dass keinerlei zeitraubende Rücksprachen nötig sind. Dabei sind zum Beispiel auch die Bemerkungsfelder die durchgängig zur Verfügung stehen eine große Hilfe.“

Präzise Nachkalkulation nach Auftragsende

„Erstaunlich sind auch die präzisen Auswertungen und Nachkalkulationen nach Auftragsende“ berichtet Krumm. „Hier sieht man schwarz auf weiß, wo die Stunden alle hingegangen sind. Da wundert man sich bei größeren Werkzeugen, die mehrere Wochen gefertigt wurden, schon das ein oder andere Mal. Jetzt haben wir aber die Möglichkeit bei zukünftigen Aufträgen auf die Fertigungszeiten der BDE von ähnlichen Bauteilen zurückzugreifen und liegen dadurch bei der Kalkulation von neuen Aufträgen deutlich genauer.“

Und wie sieht Krumm die Zukunft für Formenbau Wunderlich? „Mit dem Segoni.PPMS haben wir eine perfekte Lösung zur Hand, um die Struktur in unserem Werkzeugbau kontinuierlich zu verbessern. Denn alle unsere Erfahrungen gehen sofort in das System ein.

Je mehr wir damit arbeiten, umso besser wird es also. Und wir entdecken Schwachstellen planmäßig und können Optimierungsmöglichkeiten entwickeln. Organisation und Fertigung liegen nicht mehr ständig im Kampf miteinander, sondern ergänzen sich auf optimale Weise. Und wir haben nun mit PPMS die Grundvoraussetzung, um auch künftige IT-Möglichkeiten und Erweiterungen maßgeschneidert für unsere Interessen zu nutzen.“

Ralf Dürrwächter ist zuständig für die Kundenbetreuung bei der Segoni AG Berlin.

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