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ERP-Systeme Integriertes ERP spart Unternehmen Zeit und unterstützt die notwendige Flexibilität

| Autor/ Redakteur: Dietmar Schoppe / Dietmar Kuhn

Auswahl und Einführung des richtigen ERP-Systems sind für mittelständische Unternehmen meist ein Kraftakt. Die Bedeutung der Abbildung der unternehmensweit sehr unterschiedlichen Funktionen in nur einer vollintegrierten Datenbasis wird dabei häufig unterschätzt. Ganzheitliche Lösungen bringen daher mehr Klarheit und Flexibilität.

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Bild 1: Eine vollintegrierte ERP-Lösung bildet alle Funktionsbereiche im Unternehmen ohne interne und externe Schnittstellen oder redundante Datenhaltung ab.
Bild 1: Eine vollintegrierte ERP-Lösung bildet alle Funktionsbereiche im Unternehmen ohne interne und externe Schnittstellen oder redundante Datenhaltung ab.
( Archiv: Vogel Business Media )

Die Märkte verlangen von den Unternehmen hohe Flexibilität. Außer innovativen Produkten sind absolute Liefertreue, enger Informationsaustausch im Projektgeschäft, neue Kommunikationswege im Zulieferbereich, stets aktuelle Dokumentationen diverser Produkteigenschaften, elektronische Bestellmöglichkeiten für Baugruppen und Ersatzteile, Gründung und Verwaltung neuer Standorte auf gleich hohem Qualitätsniveau wie dem des Stammhauses zu bewältigen – um nur einige wenige Beispiele für mögliche aktuelle oder künftige Notwendigkeiten zu nennen. Und dabei steht selbstverständlich immer der Kostenaspekt mehr oder weniger stark im Hintergrund.

Häufig gewinnen diese unternehmerischen Aspekte im Vergleich zur eigentlichen Produktentwicklung an Priorität. Es nutzt eben wenig, ein gutes Produkt zu haben, wenn es nicht zum gewünschten Termin mit Sicherheit angeliefert werden kann, die Kommunikation und Logistik mit dem Auftraggeber hakt, die Dokumentation organisatorisch schwierig ist, man nicht genau ermitteln kann, welche Produkte und Aufträge welche Deckungsbeiträge bringen oder der Aufbau des internationalen Geschäfts nicht vorankommt.

Die administrativen Abläufe des Kerngeschäfts haben die meisten Unternehmen inzwischen in einem ERP-System abgebildet. Mit Wachstum, neuen Aufgaben und zunehmendem Alter der ERP-Systeme – und den damit auftauchenden Schwächen – stellt sich über kurz oder lang die Frage: vorhandenes System weiter aufbohren oder Neuinvestition? Gerade in mittelständischen Unternehmen und bei älteren Installationen sorgt zudem häufig der Druck aus zunehmendem Wartungsaufwand für die Software und Organisation für Überlegungen hinsichtlich der Neuausrichtung des IT-Rückgrats.

Auflisten benötigter Funktionen in einem Pflichtenheft, Abgleich mit den Angeboten der ERP-Anbieter und erste Kostenabschätzungen ergeben zumeist eine relativ breite Auswahl. Bei der Präsentation der Softwareanbieter, am besten anhand der kurzfristigen Lösung realer Aufgaben aus der eigenen Praxis, verbleiben meist einige Produkte, die tauglich sein könnten. Die endgültige Auswahl geschieht dann üblicherweise anhand von Kostenabschätzungen und nach dem Gefühl der Projektbeteiligten, mit welchem Anbieter man auf persönlicher Ebene voraussichtlich besser zusammenarbeiten kann.

Was in solchen Auswahlphasen typischerweise zu kurz kommt, sind Überlegungen hinsichtlich des technischen Standes der Software – mithin auch deren Zukunftsfähigkeit – und der Nutzung von Funktionen, die eventuell erst künftig benötigt werden.

Grundsätzlich ist zu entscheiden, ob man einzelne Funktionsbereiche des Unternehmens wie Produktion, Finanzbuchhaltung, Workflow oder Dokumentenmanagement mit jeweils zu verbindenden spezialisierten Produkten abdeckt oder eine integrierte Lösung wählt, die alle Funktionen unter einem Dach bietet. Die Wahl zwischen diesen beiden Ansätzen, best of breed oder integriert, muss intern entschieden werden.

Richtig gewählte fokussierte Gesamtlösung bietet maximale Effizienz

Vergleichend macht es wenig Sinn, ein perfektes Auto zusammenzustellen, indem man von Mercedes die Karosserie, von Audi den Motor, von Porsche das Bremssystem und bei Bosch die Zentralverriegelung kauft. Das Ergebnis sieht sicher ulkig aus, aber so richtig effizient und wirtschaftlich ist das nicht. Die Diskussion um spezielle Lösungen für spezielle Funktionen oder alles aus einem Guss geht von der falschen Annahme aus, dass die einzelnen Module der integrierten Gesamtlösung nicht jeweils optimale Ergebnisse bringen können. Bei einer richtig gewählten fokussierten Gesamtlösung kann das aber durchaus der Fall sein. Und in der Summe ergeben sich weitere Vorteile.

Spätestens seit Erscheinen der letzten Barc-Studie (Business Application Research Center) sollte klar sein, dass diese Diskussion eher akademischen Wert hat. Diese Studie bescheinigt Pro-Alpha – und das ist eine ausdrücklich integrierte Lösung – im Direktvergleich mit acht Softwarepaketen in nahezu allen Bewertungskriterien Spitzenleistungen. Dabei wurde Pro-Alpha-APS, das ist ein Bestandteil der integrierten Komplettlösung, sogar mit hochspezialisierten Systemen – eben den Best-of-breed-Produkten – verglichen.

Interegrierte Software ist kostengünstiger als Best-of-breed-Lösung

Die Vorteile einer integrierten Gesamtlösung liegen zumeist auf der Hand (Bild 1). Das fängt beim Geld an: Bei gleicher Zielerreichung kostet die integrierte Gesamtlösung weit weniger als eine Best-of-breed-Lösung. Warum? Eine einheitliche Bedienphilosophie erleichtert die Ausbildung der Anwender. Der unternehmensinterne Support kann mit weniger Ressourcen effizienter helfen. Und die Akzeptanz der Anwender ist höher.

Unterschiedliche Hersteller der Best-of-breed-Installationen haben ihre eigenen Releaseperioden und Entwicklungsphilosophien. Ist der Hersteller der Auftragsabwicklung davon zu überzeugen, dass er sein nächstes Release nicht erst im August bringt, sondern schon im Februar, so wie sein Kollege, von dem die PPS stammt? Wohl kaum. Hat der Lieferant der deutschen Finanzbuchhaltung auch eine lokalisierte Version für Polen, Tschechien und die USA? Oder muss dort die Best-of-breed-Fibu eines anderen Herstellers integriert werden? Und wer soll das alles machen – und bezahlen?

Dazu kommen unterschiedliche Lizenzierungsmodelle. Dass für das Vertriebssystem Concurrent User gelten, während der Einkauf auf Named User abgestellt ist, allerdings unterschieden nach Info-User, Professional User und Development User, irritiert spätestens bei den Verhandlungen mit dem DMS-Lieferanten, der nur auf CPU-Basis lizenzieren will. Da fügt es sich gut, dass zusätzlich ein Enterprise-Application-Integration-System (EAI) angeboten wird. Das kostet zwar so viel wie eine komplette integrierte Gesamtlösung – aber was ist schon kostenlos?

Intelligente ERP-Lösungen kommen ohne Schnittstellen aus

Die Entwicklung einer umfassenden Lösung auf Basis moderner, leistungsfähiger und plattformunabhängiger Softwarearchitektur, die zumindest die Kernprozesse eines Kundenunternehmens vollständig abbildet, sollte ein K.-o.-Kriterium der Systemauswahl sein (Bild 2). Dazu zählt nicht zuletzt auch das Management sämtlicher strukturierter und unstrukturierter Unterlagen des Unternehmens im Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder die Beschaffung aller entscheidungsrelevanten Informationen auf beliebigen Verdichtungsebenen im Management Information System (MIS) und Analyzer zur schnellen Kombination und Auswertung beliebiger Unternehmensinformationen.

Flexibilität der sich verändernden Märkte und Unternehmensziele muss sich in der Software abbilden lassen, ohne, dass wieder ein Stück ergänzt werden muss. Auch aktuell nicht benötigte Leistungsmerkmale, beispielsweise Intercompany-Funktionen zur schnellen und problemlosen Abwicklung interner Geschäftsprozesse von mehreren selbstständigen Unternehmen einer Gruppe an einem oder an mehreren Standorten oder die Nutzung von lokalisierten Softwarefunktionen in anderen Ländern, können morgen erforderlich sein.

Intelligente ERP-Lösungen zeichnen sich nicht nur durch Funktionsbreite aus, sondern durch eine Architektur, die – auch auf getarnte – Schnittstellen verzichtet und trotzdem auch neue Anforderungen problemlos abdecken kann. Schnittstellen sind dabei nicht unbedingt zielführend.

Dietmar Schoppe ist Produktmanager bei der Pro-Alpha Software AG in 67685 Weilerbach, Tel. (0 63 74) 8 00-0, dieter.schoppe@proalpha.de

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