Digitales Mitarbeitertraining Lernvideos geben glasklare Anweisungen

Autor / Redakteur: Andreas Kwiatkowski / Dipl.-Betriebswirt (FH) Bernd Maienschein

Verständliche Arbeitsaufträge schaffen ein routiniertes Arbeiten in der Lagerlogistik – so die Theorie. In der Praxis sieht das aber oft anders aus: Arbeitsaufträge werden auf Zuruf zwischen Tür und Angel oder über Laufzettel mitgeteilt. Mit visuellen Arbeitsanweisungen lassen sich Aufgaben verständlich und zeiteffizient vermitteln.

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Visual Work Instructions (VWI) sind ein zeiteffizienter Gegenentwurf zu typischen Arbeitsanweisungen über Prozesshandbücher und zugerufene Aufgaben.
Visual Work Instructions (VWI) sind ein zeiteffizienter Gegenentwurf zu typischen Arbeitsanweisungen über Prozesshandbücher und zugerufene Aufgaben.
(Bild: SoundReply Solutions)

Arbeitsaufträge in der Lagerlogistik zu vermitteln, ist in der Praxis nicht so simpel, wie es in der Theorie klingt: Lagerleiter kommen im stressigen Alltag oft schlichtweg nicht dazu, die Aufgaben in Ruhe zu vermitteln. Ein weiteres Problem stellt häufig die Sprachbarriere dar: Schnell wird eine kurze Einweisung in einen Arbeitsablauf zu einem zähen Prozess, in dem ein weiterer Mitarbeiter als Dolmetscher fungieren muss. Das Sechsaugengespräch verschlingt wichtige Arbeitszeit – die eigentlich für das hohe Arbeitspensum in den Lagern benötigt wird. Wiederkehrende Schulungen und gesetzlich vorgeschriebene Einweisungen verschärfen das Problem. Entsprechend schwierig ist es für Unternehmen, eine zeiteffiziente und dennoch qualitativ hochwertige Lösung zu etablieren.

Multilingualer Videocontent als Gegenentwurf

Durch diese Prämisse gibt es in den Lagerbetrieben zumeist zwei Möglichkeiten, um Arbeitsaufträge zu vermitteln: hastig in den Regalreihen zugerufene Aufgaben oder ausgedruckte Arbeitsanweisungen. Während die Arbeit auf Zuruf zeitlich effizient sein kann, scheitert die Methode an vielen anderen Kriterien. Durch die Verkürzung werden Aufgaben nicht mit dem entsprechenden Know-how umgesetzt – wenn sie überhaupt verstanden werden. Zudem sind sie nicht dokumentiert, der Mitarbeiter erfährt nicht, wie er die Arbeit zeiteffizient umsetzen kann und wird durch mangelnde Wertschätzung demotiviert. Auch der Ausdruck auf Papier weist Mängel auf: Nicht nur muss der Mitarbeiter das Papier stets mit sich führen, er muss auch die gedruckte Anweisung sprachlich verstehen. Hinzukommend müssen alle Ausdrucke geändert werden, wenn sich ein Prozess verändert.

Schritt für Schritt kann der Anwender Arbeitsanweisungen nachvollziehen – gleichzeitig wird Schlüsselpersonal entlastet.
Schritt für Schritt kann der Anwender Arbeitsanweisungen nachvollziehen – gleichzeitig wird Schlüsselpersonal entlastet.
(Bild: SoundReply Solutions)

Einen Gegenentwurf stellen Visual Work Instructions (VWI) dar. Im Gegensatz zu uneinheitlichen Onboarding-Methoden dokumentieren diese visuellen Arbeitsanweisungen schrittweise die Prozesse mit Bildmaterial und wenig Text. Sequenzierte Lernvideos ermöglichen es, Mitarbeitern Schritt für Schritt zu erklären, was zu tun ist, worauf sie achten müssen und welche Qualitätsstandards es zu halten gilt. Der Lagerleiter steht somit nur noch für Nachfragen zur Verfügung und kann sich auf andere Aufgaben fokussieren.

Vorteile visueller Arbeitsanweisungen

Durch die Verwendung von sequenzierten Videos entstehen für ein Unternehmen viele Vorteile. Statt das Briefing-Dokument immer dabei haben zu müssen, nutzen Mitarbeiter einen Gegenstand, den sie sowieso stets mit sich führen: das Smartphone. Zeitgleich können die VWI auch über Tablets in einer kontrollierten Lernatmosphäre vermittelt werden. Statt mehrsprachige Zettel bei veränderten Abläufen neu aufsetzen und verteilen zu müssen, ermöglichen visuelle Arbeitsanweisungen durch die Sequenzierung, einzelne Arbeitsschritte in den Videos auszutauschen und die Reihenfolge mühelos umzustellen. Zudem stellt das Unternehmen sicher, das jeder Mitarbeiter teamübergreifend bei gleicher Qualität eingearbeitet wird.

Den entscheidenden Vorteil, von dem sie profitieren, bietet aber die Bildebene. Statt den Prozess theoretisch zu beschreiben, sieht der Mitarbeiter, wie die Aufgabe tatsächlich ausgeführt werden muss. Er kann die Bewegungen und Abläufe nachahmen, statt Aussagen und Papiere interpretieren zu müssen. Durch die filmische Umsetzung sind visuelle Arbeitsanweisungen auch bei fehlenden oder unzureichenden Sprachkenntnissen effektiv. Zusätzlich wird weniger Text benötigt, um die Arbeitsschritte verständlich zu machen. Darüber hinaus dienen die Lektionen und Sequenzen bei entsprechender Gestaltung als FAQ. Statt vom einen Ende der Halle zum anderen zu laufen, um eine Frage zu stellen, reicht dann oft der hilfesuchende Griff zum Smartphone, um Details nochmals einzusehen.

5 Tipps zur Umsetzung

Bedenken Sie den Anwender:
Denken Sie vor der Erstellung der Videos über die Mitarbeiter nach, die die Videos verwenden werden. Welche Vorkenntnisse haben sie? Was könnte neu für sie sein? Beachten Sie diese Besonderheiten in der Gestaltung Ihrer Videos und gehen Sie im Zweifelsfall immer vom niedrigsten Kenntnisstand aus, um umfangreiche und langlebige Lernvideos zu erstellen.
Zerlegen Sie Prozesse:
Teilen Sie die Arbeitsanweisung, wie etwa die Verpackung, in Sinnabschnitte auf. Skizzieren Sie in einer Tabelle, welche Arbeitsschritte logisch zueinander gehören und zerlegen Sie den Vorgang und somit auch die Videos in Sinnabschnitte. Nachfragen können somit gezielter formuliert und veränderte Prozesse leichter abgeändert werden.
Kontrollieren Sie die schriftlichen Anweisungen:
Ergänzen Sie die Tabelle der Sequenzen um den dazugehörigen Text. Kontrollieren Sie nach der Fertigstellung, ob Ihr Text einfach und verständlich formuliert ist. Nutzen Sie kurze Sätze, schreiben Sie aktiv und verwenden Sie Sprache, die Sie auch bei einem mündlichen Briefing verwenden würden.
Bilden Sie erfahrene Mitarbeiter ab:
Am besten zeichnen Sie das angefertigte Skript gemeinsam mit einem erfahrenen Mitarbeiter auf. So zeigen Sie unerfahrenen Mitarbeitern, wie die Arbeitsschritte im Alltag ablaufen. Zeitgleich kann der langjährige Mitarbeiter so als weiterer Ansprechpartner für Rückfragen fungieren, den neue Kollegen durch die angesehenen Videos erkennen.
Testen Sie Ihre Videos:
Wenn Sie Ihre VWI fertiggestellt haben, testen Sie sie mit zwei Mitarbeitern mit verschiedenen Kenntnisständen. So stellen Sie sicher, das Ihre Videos verständlich sich, bevor neue Mitarbeiter mit ihnen angelernt werden.

Mehrsprachigkeit verstärkt Lerneffekte

Ein noch tiefer gehendes Verständnis des Arbeitsplatzes und der täglichen Aufgaben im Lager entsteht, wenn die Software den Text der Videos multilingual wiedergeben kann. Mit entsprechenden Softwarelösungen lassen sich nicht nur die Videos bequem aufzeichnen und sequenzieren, sondern das Programm ist auch in der Lage, den Text automatisch und geprüft in Dutzende Sprachen zu übersetzen. Über die Vorlesefunktion während der Videos und die Möglichkeit von Rückfragen in der ausgewählten Sprache wird der Lerneffekt deutlich verstärkt.

Mit der Software „how.fm“ lassen sich diese VWI mühelos umsetzen. Hinzukommend bietet die Software sofort nutzbare Lerneinheiten zu Themen wie unter anderem Arbeitsschutz, Brandschutz, Hygiene, Diversity oder richtiges Heben und Tragen. Damit bietet sich Unternehmen die Möglichkeit, ihr Onboarding und Wiederholungsschulungen deutlich effizienter zu gestalten. Je nach Anforderungsprofil kann die Lernsoftware binnen ein bis zwei Wochen in einem Lager implementiert werden.

* Andreas Kwiatkowski ist Geschäftsführer bei der SoundReply Solutions GmbH in 50827 Köln, Tel. +49 221 98658843, E-Mail: ak@how.fm

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