Etikettierung und Druck Managed Print Services für die Logistikbranche

Die Margen in der Logistikbranche sind dünn, jede noch so kleine Einsparung zählt. Umso mehr kommt es für Speditionen und Logistiker darauf an, sämtliche Einsparpotenziale zu heben. Je mehr Waren rund um den Globus transportiert werden, desto größer ist die Menge der entsprechenden Dokumentation. Nicht unüblich sind mehrere Millionen Druckseiten, die im Jahr für Dokumente anfallen.

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Während das Drucken, Kopieren, Scannen oder Faxen der verschiedensten Dokumente aus dem Alltag des Logistikdienstleisters nicht wegzudenken ist, gibt es doch verschiedene Ansätze, die Workflows in Speditionen und Logistikunternehmen deutlich zu straffen und zu optimieren und damit Zeit zu gewinnen. Das Kostenbewusstsein für das Thema Drucken hat in den letzten Jahren merklich zugenommen. Inzwischen sind sich Unternehmensmanagement und IT-Abteilungen von Speditionen des Einsparpotenzials bewusst, das Managed Print Services (MPS) rund um das Thema Drucken und die damit verbundenen Prozesse bieten.

Gängige Modelle bezüglich der Entwicklung von MPS in Unternehmen unterscheiden vier Phasen – vom Einstieg bis zum fortgeschrittenen Stadium:

Phase 1: Optimierung der Geräteinfrastruktur

Zunächst einmal wird ein erfahrener MPS-Dienstleister eine intensive Bestandsaufnahme der bestehenden Druckerlandschaft vornehmen. Anhand der Status-quo-Analyse erfolgt die kostenoptimierte Platzierung der passenden Geräte. Lokal angeschlossene Arbeitsplatzdrucker werden dabei in der Regel durch netzwerkfähige Abteilungsdrucker und Multifunktionsgeräte mit günstigeren Seitenpreisen, hoher Energieeffizienz und deutlich mehr Funktionen ersetzt.

Phase 2 und 3: Gerätemanagement optimieren, Druckvolumina reduzieren

Im zweiten Schritt geht es vor allen Dingen um das tägliche Gerätemanagement, das Monitoring und Reporting sowie den proaktiven Support. Gerade die automatische Supplies-Lieferung ist häufig das entscheidende Argument, das Kunden von der Notwendigkeit von MPS überzeugt. Durch die systemische Anbindung der Druckergeräte an den MPS-Anbieter werden die Verbrauchsmaterialien just in time automatisch beziehungsweise proaktiv geliefert, denn das Gerät gibt selbst die Bestellung auf. Für den Kunden entfallen Vorratslager und er spart neben der wertvollen Arbeitszeit Vorfinanzierungskosten.

Als Nächstes rückt die Transparenz über Druckvolumina verstärkt in den Vordergrund: Mithilfe der MPS-Tools können Unternehmen sehen, welche Geräte wie viele Seiten drucken und wie viel sie die Ausgabe tatsächlich kostet. Und diese Angaben beziehen sich nicht nur auf einen Standort. So bietet Lexmark etwa seinen MPS-Kunden mittels eines hochmodernen MPS-Portals komplette, globale Flottentransparenz. Das neue MPS-Portal läuft auf jedweder Technologie, ist über sämtliche Endgeräte abrufbar und bietet Mitarbeitern an Rollen und Positionen angepasste Zugangsmöglichkeiten.

Phase 4: Geschäftsprozessoptimierung, Big Data & Predictive Services

Neben dem Fokus auf Einsparungen ist ein weiterer wichtiger Aspekt für Logistiker die Geschwindigkeit. Für kaum eine andere Branche gilt der Leitsatz „Time is Money“ so sehr wie für die Logistikindustrie. Effiziente interne Prozesse sind eine Grundvoraussetzung dafür. Hier greift Phase 4 von MPS: ganzheitliche Lösungen, die nicht nur die Output-Infrastruktur optimieren, sondern auch die Geschäftsprozesse. Ein wichtiger Trend besteht in der Verschmelzung der Bereiche MPS und Document Management Services (DMS). Bei Letzteren geht es vor allem um die digitale Erfassung und Verwaltung von Dokumenten. Hier kommt es auf das nahtlose Zusammenspiel zwischen intelligenten Multifunktionsgeräten (MFP), die als zentraler Dreh- und Angelpunkt fungieren, ausgeklügeltem Output-Management und fortgeschrittenen DMS- und Enterprise-Content-Management-Lösungen an.

Besondere Vorteile für die Logistikbranche bringen Capture-Lösungen. Diese modernisieren den Workflow rund um Transport- und Serviceaufträge, Eingangs- und Ausgangsdokumente, inklusive Lieferscheine, Frachtbriefe, Packlisten und Rechnungen. Die Software erkennt und klassifiziert Unterlagen bereits beim Scannen von Dokumenten und liest die Schlüsselinformationen heraus. Das zeitaufwendige Sortieren und die Ablage der verschiedenen Eingangs- und Ausgangsdokumente entfällt.

Für Logistikunternehmen bedeutet das konkret: Nachdem die Frachtbriefe gedruckt und von den Fernfahrern unterzeichnet wurden, werden die Dokumente gescannt und indiziert, sodass die Bestätigung der einzelnen Fahrer in wenigen Sekunden überprüft werden kann. Die Dokumente sind nahezu in Echtzeit abrufbereit. Elektronische Formulare und Workflowlösungen werden auch genutzt, um digitale Autorisierungsformulare zur Bestandsüberwachung zu erstellen. So werden Genehmigungen und Unterschriften digital erfasst, was auch Schadenersatzansprüche und Prüfungen vereinfacht. Die Technologie erkennt und extrahiert außerdem Einzelposten in Frachtbriefen, überprüft die Informationen und überträgt diese in die Kernsysteme der Logistiker, alles mit minimalem Aufwand.

Dokumente sagen viel, wenn nicht sogar alles über ein Unternehmen aus. Die Anzahl der gedruckten, eingescannten, kopierten oder per Fax versandten Dokumente pro Standort, Filiale, Abteilung oder Gerät ist ein Indiz dafür, wie gut ein Unternehmen Informationen verarbeitet und wie hoch der Automatisierungslevel der Arbeitsabläufe ist. Erfahrungswerte zeigen, dass intelligente Erfassungslösungen die Dokumentenlaufzeit deutlich verkürzen, oft von Stunden auf Minuten, das Frachtbrief-Druckvolumen um bis zu 50 % senken und so zu Kosteneinsparungen in Millionenhöhe beitragen.

Effiziente Prozesse verlangen nach ständiger Verfügbarkeit der IT-Infrastruktur, einschließlich der Druckerflotte. Dies setzt eine sichere und zuverlässige Hochleistungstechnologie voraus – beispielsweise in Form von MFP. Neben neueren Technologien, wie Cloud und Mobile, sind auch „Big Data“ und „Internet of Things (IoT)“ aus dem MPS-Geschäft nicht mehr wegzudenken. Der „vorausschauende Service“ mit präventiver Wartung von Lexmark etwa nutzt über 100 Datenpunkte von Sensoren in jedem Druckgerät und die entsprechende Datenanalyse, um mögliche Störungen im Vorfeld zu vermeiden und den MPS-Kunden eine stets verfügbare, leistungsfähige Druckumgebung zu bieten.

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* Hartmut Rottstedt ist Managing Director DACH bei der Lexmark Deutschland GmbH in 63263 Neu-Isenburg, Tel. (0 61 02) 20 80-0, internet@lexmark.de

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