Materialfluss Mit modernen Scannern bleibt die Lieferkette lückenlos transparent

Logistikdienstleister und selbst ausliefernde Hersteller müssen sicherstellen, dass sie die Lieferkette der Produkte von der Fertigung bis zum Endkunden lückenlos im Blick behalten. Allein mit Barcodes und herkömmlichen Lesegeräten geht das nicht mehr: Der Scanner ist zum Communicator geworden.

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Die Mindestanforderung an einen Scanner ist klar umrissen: Er muss einen Barcode lesen und die Information an eine Datenbank weitergeben können. Von dort erfolgt alles weitere, wie die Bereitstellung der Trackingdaten im Internet oder in die verschiedensten Kundenserviceprogramme, damit Auskünfte über den Verbleib von Warensendungen erteilt werden können (Bild 1).

Handscanner anfangs zu umständlich

Die LPR GmbH war Anfang der neunziger Jahre einer der ersten Logistikdienstleister, die den Verlauf ihrer Pakete mittels Handscanner erfassten. Damals war das neu, innovativ – und umständlich. Da die Datenmengen zu groß und die Verbindung in die Mobilfunknetze unzureichend waren, wurden die Scanner vor und nach Antritt der Ausliefertouren über Kabel mit dem nötigen Datenmaterial versorgt. Das war damals die Mindestanforderung, die das Transportsegment Nachtexpress stellte, weil die Packstücke ohne persönliche Entgegennahme eines Empfängers angeliefert wurden.

So hat sich bis heute bei fast allen Dienstleistern durchgesetzt, dass ein sogenannter Depot-Barcode, der an der Wand oder im Kofferraum des Empfangsdepots befestigt ist, mit dem Barcode auf dem Paket mittels Scannung „verheiratet“ wird. So wird belegt, dass die richtige Ware auch am richtigen Ort angeliefert wird. Über Funkzellen, die Gebiete um die Sendemasten der Mobilfunkanbieter, konnte die geographische Lage eingegrenzt werden. So war die Funktionalität der Scanner in der Regel durchgängig gegeben.

Vorinformationen werden mit den tatsächlichen Daten abgeglichen

Die Handhabung der Daten war für alle Transportdienstleister weitaus schwieriger. Es mussten Schnittstellen zwischen den Systemen geschaffen werden und die Daten sollten möglichst in Echtzeit übertragen werden, da der Nachtexpress die schnellste Transportdienstleistung ist, die über ein Netzwerk abgewickelt wird. Nur Kurierdienste und Direktfahrer erreichen ihr Ziel schneller.

Eine sofortige Verfügbarkeit der Information ist daher unumgänglich. Eine Fehlermeldung, die erst mittags weitergegeben wird, ist nutzloser als die Tageszeitung vom Vortag.

Im nächsten Schritt wurde überlegt, wie mittels Scannung mögliche Fehlerquellen ausgeschaltet oder zumindest minimiert werden konnten. Die Scanner bekamen Vorinformationen, die dann mit den tatsächlichen Daten abgeglichen wurden.

Alles, was nicht der Sollmenge entsprach, musste in Filter laufen, um Negativlisten aus den Systemen herauszuziehen. Was aber, wenn die Vorinformationen falsch waren oder gar nicht vorlagen und Packstücke plötzlich unangemeldet oder am falschen Ort zur falschen Zeit auftauchten?

Scanner erlaubt Datenabgleich über GPRS

Man verteilt die Ware hin bis zur letzten Meile in den letzten Winkel und versucht gleichzeitig, alles mittels EDV zusammenzuhalten. LPR war seinerzeit das erste Unternehmen, das Helicom-Handscanner einsetzte. Um eine intelligente Lösung für die unzähligen Unwägbarkeiten eines Packstückes in der Nacht anbieten zu können, hatte LPR die Scanner nicht im Vorfeld mit allen Informationen betankt. Vielmehr erfolgte ein Datenabgleich über GPRS.

So konnte der LPR-Server mit jeder Anmeldung am Nachtdepot des Empfängers kommunizieren. Ist das Depot richtig, ist alles ausgeliefert und müssen Retouren mitgenommen werden?

Scanner müssen unvorhergesehene Ereignisse berücksichtigen können

Der LPR-Server gab so dem Scanner eine flexible, individuelle und vor allem pünktliche Rückmeldung. Andere Lösungen wie das Betanken der Scanner erwiesen sich als zu starr, viele wichtige Informationen konnten nicht gehandhabt werden.

Inzwischen sind Datenverbindungen technisch kein Problem mehr. Auch die Schnittstellen aus den führenden Systemen der Transportdienstleister zu den Scannern laufen stabil, und die Informationsprozesse haben die nötige Qualität, um auf Basis der Ausgangsdaten schnelle Abgleiche erstellen zu können, die in Echtzeit auf den Bildschirmen der Kundendienstmitarbeiter oder im Internet abrufbar sind.

Scanner muss selbst zum führenden System werden können

Der wesentliche Anspruch von LPR an eine neue Scanner-Generation von der PDS GmbH und von Motorola war, dass sie auch unvorhergesehene Ereignisse berücksichtigen konnte. Dazu musste man weg von der Idee, dass ein führendes System die Scanner mit allen erdenklichen Informationen ver- und entsorgt.

Vielmehr muss auch der Scanner im Einzelfall zum führenden System werden können, bestenfalls sogar automatisch. In der Vergangenheit hatte man den Fahrern kleine Täfelchen ins Auto geheftet.

Sämtliche Barcodes der Kunden sind in deren Firmendatenbank hinterlegt

Bestimmte Ereignisse, zum Beispiel eine Beschädigung oder eine Verspätung, konnten über einen dafür erstellten Barcode, der auf diesen Tafeln angebracht war, ins System der Spedition rückgemeldet werden. Allerdings war man dabei auf die Disziplin der Zustellfahrer angewiesen.

LPR hat mit der Erstellung eines Pflichtenhefts für die Scanner ein weit verzweigtes Netzwerk nachgeahmt, in dem alle Wenn-Dann-Folgen berücksichtigt werden – ob bei der Datenübermittlung aus den Zentrallagern der Kunden oder bei der Abzweigung, wenn der Kunde selbst keine Daten übermittelt.

Sämtliche Barcodes der Kunden sind bei LPR in SAP hinterlegt. Aus den Daten werden sogenannte Rollkarten generiert. Mit dem Scannen der Rollkarten-Barcodes übernimmt der Scanner alle tourenrelevanten Daten, so dass jedes Paket individuell zugeordnet werden und, wenn nötig, auch ohne DFÜ erfasst werden kann. Dies ist deshalb wichtig, damit auch die überzähligen Packstücke, die möglicherweise nicht in den DFÜ-Daten enthalten sind, ordnungsgemäß im LPR-System abgebildet werden (Bild 2).

Danach mussten die Linientransporte und der Warenumschlag in den Niederlassungen mit allen möglichen Abweichungen, zum Beispiel Irrläufern, berücksichtigt werden. In den Depots, mit der Beladung der Fahrzeuge, die die Ware bei den Empfängern zustellen, mutierte dann der neue LPR-Scanner tatsächlich vom Lesegerät zum Communicator. Pakete, die nicht für die dafür vorgesehene Tour bestimmt sind, müssen dennoch datenseitig gehandhabt werden.

Ein versehentliches Scannen wird direkt auf dem Scanner angezeigt

Eine von PDS entwickelte, flexible Disposition erlaubt es, dass jeder Scanner jedes Paket auf einen anderen Scanner und somit auf eine andere Tour umbuchen kann, was direkt in SAP abgebildet wird. Zudem verfügt der Scanner über alle nötigen Informationen, um festzustellen, ob beim Umbuchen alle Pakete für den jeweiligen Empfänger erfasst worden sind; immerhin besteht eine Sendung meist aus mehreren Packstücken. Auch ein versehentliches, wiederholtes Scannen wird direkt auf dem Scanner angezeigt.

Zu jedem Ereignis weist der Scanner einen nur für dieses Ereignis möglichen Statuscode aus, den der Benutzer bei Bedarf setzen muss. Andernfalls werden alle weiteren Funktionalitäten zum Fortfahren blockiert. Im Hintergrund werden automatisch generierte Statuscodes an das SAP von LPR rückgemeldet. Um die Zettelwirtschaft in den Fahrerhäusern abzustellen, wurden in SAP alle Abstellplatzinformationen elektronisch hinterlegt.

Scanner erleichtert dem Fahrer die Arbeit

So findet der Fahrer auf seinem Touchscreen des Scanners die Info, wo sich in der Nacht das Depot des Empfängers befindet, oder er hat weitere Informationen, zum Beispiel, dass die Ware im Technikerfahrzeug grundsätzlich auf der Rückbank und nicht im Kofferraum abgelegt werden soll. Nebenbei bleiben so die Abstellplatzinformationen automatisch immer aktuell. Auch angemeldete Retouren weist der Scanner aus, und zwar immer mit den entsprechenden Statuscodes, die gesetzt werden müssen oder aber automatisch hin und her fließen.

Nach der Nachttour meldet sich der Scanner per Signalton und zeigt dem Fahrer eine Liste mit jedem Packstück, das sich noch auf dem Fahrzeug befindet. Nun wird ein Statuscode gesetzt und die voraussichtliche Anlieferzeit eingegeben. Und da der Scanner über ein Telefonmodul verfügt, kann der LPR-Kundenservice jeden Fahrer telefonisch erreichen – und umgekehrt.

Hartmut Jadallah ist Vertriebsleiter bei der LPR GmbH in 41460 Neuss.

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