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Logistics-IT Neues Speed-Meeting-Tool für Logistiker

Der von Kutzner Prozessoptimierung entwickelte Meeting-Manager „Focus Meeting +“ ist eine browserbasierte Plattform, die Kutzner speziell für Unternehmen und Verbände mit Netzwerkcharakter entwickelt hat – somit ist das Tool prädestiniert für Anwendungen im Logistiksektor. Die Software gibt bereits vor Beginn einer Veranstaltung den Überblick über alle teilnehmenden Unternehmen und deren Vertretet.

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Interessierte Teilnehmer an den sogenannten Mini-Meetings erhalten zu einem festgelegten Zeitpunkt ihre Login-Daten für die browserbasierte Plattform „Focus Meeting +“.
Interessierte Teilnehmer an den sogenannten Mini-Meetings erhalten zu einem festgelegten Zeitpunkt ihre Login-Daten für die browserbasierte Plattform „Focus Meeting +“.
(Bild: Kutzner)

Seinen Piloteinsatz hatte „Focus Meeting +“ von Kutzner Prozessoptimierung am 28. und 29. Mai auf der Messe BreakBulk in Bremen (29. bis 31. Mai). Und so funktioniert das Ganze: Der Veranstalter lädt seine Community, Partner oder Mitglieder via E-Mail oder Newsletter dazu ein, an sogenannten Mini-Meetings teilzunehmen. Zu einem festgelegten Zeitpunkt erhalten dann alle interessierten Teilnehmer ihre Login-Daten. Sie haben so die Möglichkeit, Meetings mit anderen Firmen anzufragen, eingegangene Anfragen zu akzeptieren, abzulehnen, Timeslots zu blocken und sich anschließend ihren persönlichen Zeitplan herunterzuladen.

New Business trifft auf Speed-Dating

Kommt es zu einer Verabredung zwischen zwei Teilnehmern, findet diese in speziell hierfür eingerichteten Räumlichkeiten mit nummerierten Tischen statt und ist, vergleichbar zum Speed-Dating, zeitlich begrenzt. Der räumlich und zeitlich fest gesteckte Rahmen erlaubt zielgerichtete und klare Kommunikation zu vielen Gesprächspartnern an nur einem Veranstaltungstag.

Während der Meetings läuft ein an die Wand projizierter, 20-minütiger Countdown ab. Nach 18 Minuten kündigt ein akustisches Signal die restlichen zwei Minuten an und ein drittes Signal markiert abschließend das Ende des Mini-Meetings. Darüber hinaus zeigt der Countdown die verbleibende Zeit bis zum darauffolgenden Meeting und dessen Gesprächsteilnehmer an.

Änderungswünsche schnell umsetzen

Alexander Hellmers, Geschäftsführer des Logistiknetzes Project Logistics Alliance aus Bremen, freut sich über die Unterstützung durch das Speed-Dating-Tool während der Messe: „Das Tool ist ein wichtiger Bestandteil des Gerüsts, auf dem wir unsere Veranstaltung aufbauen und erleichtert uns die Organisation und Koordination der Meetings enorm. Bei den aktuell mehr als 100 Zusagen beläuft sich die Zeitersparnis sicher auf mehrere Hundert E-Mails und Telefonate – sowohl von unserer Seite als auch von Seiten der Teilnehmer aus. Änderungswünsche unserer Mitglieder, von denen jeder mehr als 20 Meetings pro Tag hat, hätten wir ohne diese individuelle Lösung unmöglich umsetzen können. Durch die Features und das Design behalten unsere Teilnehmer die Übersicht über ihren Tagesplan und können sich darauf konzentrieren, jedes einzelne Gespräch entspannt und fokussiert zu führen.“

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