ERP-Software Prozesse über Landesgrenzen hinweg abbilden

Autor / Redakteur: Axel Schmied / Claudia Otto

Bei einer Just-in-Time-Fertigung hilft ERP-Software, zu jeder Zeit ausreichend Material zur Verfügung zu haben und trotzdem ein schlankes Lager vorzuweisen. Um Materialien noch schneller vom Wareneingang in die Fertigung zu bekommen, ist die Einführung einer mobilen Lagerlogistik vorteilhaft.

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Blick in die Ipsen-Strahlblech-Heizkammer für das Hart- und Hochtemperaturlöten. Mit der mobilen Lagerlogistik will das Unternehmen seine Produktionszeiten weiter verschlanken.
Blick in die Ipsen-Strahlblech-Heizkammer für das Hart- und Hochtemperaturlöten. Mit der mobilen Lagerlogistik will das Unternehmen seine Produktionszeiten weiter verschlanken.
(Bild: Ipsen)

Über 700 Mitarbeiter beschäftigt Ipsen, Lieferant von Wärmebehandlungsanlagen, an acht Produktionsstandorten in Europa, Nordamerika und Asien. Sie konstruieren, installieren und nehmen die Anlagen in Betrieb. Diese können aus über 8000 Einzelteilen bestehen. Ipsen entwickelt sowohl Öfen zur Härtung von Bohrspitzen für handelsübliche Heimwerkbohrer als auch Wärmebehandlungsanlagen für die Herstellung großer Karosserieteile. Um Kundenaufträge passgenau zu bearbeiten und die komplette Fertigungskette abzubilden, setzt man seit über 15 Jahren auf die ERP-Branchensoftware Sage ERP B7. Seit März 2011 nutzen auch die japanischen Kollegen die Software.

ERP-Systerm ist bei Ipsen flächendeckend im Einsatz

Am deutschen Standort und Hauptsitz der Ipsen International GmbH im nordrhein-westfälischen Kleve arbeiten 135 Mitarbeiter mit der Software. Das System ist flächendeckend im Einsatz, von der Materialwirtschaft über die Produktion bis hin zu Service und Vertrieb.

So überwacht das ERP-System alle Bestellvorgänge und verfügt über ein integriertes Mahnwesen. Die lückenlose Disposition ist mit der Materialbeschaffung gekoppelt, die wiederum Einfluss auf die Produktion nimmt. Der Wärmebehandlungsanlagenhersteller erhält per Mausklick einen Überblick, was an Material in Umlauf ist und wo Bedarf entsteht.

Zudem bildet die ERP-Software das Ersatzteilgeschäft ab und hat die Monteureinsatzplanung integriert. In der Praxis heißt das: Mit der Auftragserfassung lässt sich, wenn nötig automatisch, ein Monteur für den Einbau oder Austausch einplanen. Diese Koordination steigert die Kundenzufriedenheit und sorgt für reibungslose Unternehmensabläufe, was die Steuerung der Außendienstmonteure betrifft.

Gleiches ERP-System in Deutschland und Japan

Seit März 2011 gibt es bei Ipsen ein Novum: Die Kollegen der japanischen Niederlassung nutzen die eigene Sage-Anwendung, analog der in Kleve, und können ihren Kunden und Lieferanten somit alle Geschäftspapiere in ihrer Muttersprache zukommen lassen. Die Anwender haben nun die Wahl zwischen Englisch, Deutsch und Japanisch. Die Software läuft auf einer eigenen Datenbank, liegt jedoch auf einem Server in Kleve, von wo aus die komplette Wartung erfolgt und Einstellungen von der dortigen IT-Abteilung vorgenommen werden können.

Vor über 15 Jahren entschied sich Ipsen International GmbH für die mittelständische Branchenlösung aus dem Hause Sage. Für den Anlagenbauer sind das kompetente Beraterteam mit Branchen-Know-how und die Integrationstiefe der Software die ausschlaggebenden Argumente für die langjährige Partnerschaft.

ERP-System muss mit anderer Software reibungslos zusammenarbeiten

Letzteres ist besonders entscheidend, da Ipsen neben dem ERP-System auch mit anderen Softwareanwendungen für die Finanzbuchhaltung, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung und das Dokumentenmanagement sowie die Konstruktion arbeitet.

Insbesondere mit der Konstruktionssoftware muss das Zusammenspiel reibungslos funktionieren. Sobald Rohmaterialien beim Anlagenbauer eingehen, werden diese Teile in der Stammdatenverwaltung des ERP-Systems angelegt. Im Anschluss lassen sich die Daten an die Konstruktionssoftware weitergeben. Dort werden zu den Artikeln weitere Abmessungen hinzugefügt.

Dies heißt im Alltag konkret: Ipsen zeichnet in der Konstruktionsphase zahlreiche Teile und Artikel, kreiert Stücklisten und entwickelt am Ende das Fertigteil. Dieses wird dann wiederum im Teilestamm der ERP-Lösung angelegt. Die Integration zu den verschiedenen Anwendungen läuft nach Einschätzung des Sage-Kunden überzeugend.

Releasewechsel macht individuelle Anpassungen im ERP-System überflüssig

Im Sommer 2010 entschied sich das Unternehmen für einen Releasewechsel und nahm Abschied von der Version 4.3. Grund hierfür: Mit den Beratern von Sage hatte Ipsen über die Jahre etliche individuelle Anpassungen vorgenommen. Viele dieser Anforderungen sind jedoch in der aktuellen Version bereits im Standard enthalten und so konnte sich das Unternehmen mit dem Wechsel von der Hälfte seiner Sonderanpassungen trennen.

Zudem ermöglicht die aktuellere Version, Auswertungen mit grafischen Darstellungen zu untermauern. Ein echter Mehrwert, wie die IT-Leitung von Ipsen findet. Schließlich sind mit der Visualisierung von Zahlen Berichte für alle Beteiligten schneller zu deuten. Umgestellt auf die neuere Version wurde über Nacht bei laufender Produktion.

Ein weiterer Schwerpunktbereich für die Just-in-Time-Fertigung ist das Lager. Während ein vollgepacktes Lager kostenintensiv ist, kann ein knapp bestücktes zu Engpässen oder Stillstand in der Produktion führen. Noch hält Ipsen die Balance mithilfe verschiedener Verbrauchsstatistiken. Die Zahlenbasis dafür liefert das ERP-System von Sage Software. Jedoch plant der Mittelständler die Einführung einer mobilen Lagerlogistik. Damit wäre Ipsen in guter Gesellschaft.

ERP-Software hilft bei der Senkung der Lagerkosten

Bereits 35 % der mittelständischen Maschinen- und Apparatebauer setzen auf mobile Systeme im Lager, so das Ergebnis der RAAD-Studie „IT im Mittelstand 2011“. Weitere 6 % haben generell mobile Lösungen geplant, budgetiert und teilweise schon entschieden. Investitionsfavorit ist mit 77 % ebenfalls die mobile Datenerfassung im Lager.

Um die IT-Infrastruktur so schlank wie möglich zu halten, bietet sich für Ipsen das integrierte Logistikmodul der ERP-Branchensoftware an. Die Notwendigkeit dieses Moduls lässt sich im Fall Ipsen wie folgt erklären: Da die Herstellung eines Wärmebehandlungsofens drei bis vier Monate dauert, ist in diesem Zeitraum eine große Summe an Kapital gebunden. Mit der mobilen Lagerlogistik erhofft sich das Unternehmen, das nötige Material noch schneller vom Wareneingang in die Fertigung zu bekommen und so die Produktionszeiten weiter zu verschlanken.

Integriertes Logistikmodul soll interne Logistik unterstützen

Das Modul wird künftig die komplette interne Logistikkette unterstützen. Konkret heißt das: Im Wareneingang entstehen Etiketten mit Barcode, der Auskunft über Inhalt, Menge und Seriennummer gibt. Nach Vereinnahmung der Ware ist der Bestand im Lager verfügbar. Jede Bewegung während der internen Lagerhaltung ist im ERP-System in Echtzeit einsehbar.

Zu Beginn des Produktionsauftrags helfen Scanner bei der Kommissionierung von Produktionsmaterialien. Direkte Materialverbräuche oder Umlagerungen in einen Produktionsbereich werden bei Rückmeldung am Scanner durchgeführt. Bei Abschluss des Produktionsauftrags erhält die entstandene Ware mit der Zugangsbuchung erneut Etiketten.

ERP-Logistikmodul erhöht Transparenz und Prozesssicherheit

Um bei der Warenentnahme Zeit und Laufwege zwischen zwei Picks zu sparen, bekommt der Kommissionierer bei der Auftragszusammenstellung eine wegeoptimierte Vorgabe am Scanner. Bestätigte Entnahmen werden sofort in den Versandbereich umgelagert.

Das aktive Beenden der Kommissionierung leitet über zum nächsten Arbeitsschritt, dem automatischen Erstellen der Lieferpapiere und Abbuchung der Ware aus dem Versandbereich. Das integrierte Logistikmodul sorgt so in Produktionsbetrieben für Prozesssicherheit und höhere Transparenz in der Logistikkette. Damit sind genauere Bestände und eine reduzierte Fehlerquote realisierbar.

* Axel Schmied ist Vertriebsleiter des Geschäftsbereichs Mittelstand der Sage Software GmbH, 78052 Villingen-Schwenningen

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