Zollsoftware Schachteln für das Ausland

Um ein gestiegenes Auftragsvolumen und erhöhte Exportzahlen zu bewältigen, implementierte die Leser GmbH, einer der führenden Hersteller von Schmucketuis und Dekosystemen, kürzlich eine neue Versand- und Exportsoftware.

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Der Verpackungshersteller Leser mit Sitz im süddeutschen Lahr beliefert Juweliere, Filialisten, Schmuckhersteller, Versandhäuser und Uhrenhersteller – weltweit. Mit dem neuen System des Zollexperten BEO bearbeitet das Unternehmen deutlich mehr Lieferaufträge als bisher – bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl im Versand. Die Bearbeitung einzelner Aufträge geschieht nun effizienter und zuverlässiger und auch die Anzahl der Eingabefehler wurde erheblich reduziert.

„Bis zur Implementierung von Expo-Win verfügten wir über keine spezielle Exportsoftware“, erklärt Jürgen Leiser, der als externer Berater für die Gesamtleitung der IT bei Leser zuständig ist. „Sämtliche Frachtpapiere wurden früher von Hand beziehungsweise mit der Schreibmaschine ausgefüllt. Das war nicht nur zeitraubend, sondern auch sehr arbeitsaufwändig und die Anzahl der Eingabefehler war entsprechend hoch.“

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Rund hundert Aufträge mit bis zu 180 000 Verpackungen werden täglich versendet. Zu dem breitgefächerten Produktportfolio von Leser gehören nicht nur exklusive Schmuck-etuis aus Leder und Holz, sondern auch individuell gestaltete Lösungen aus Kunststoff, Karton oder Metall.

Dateneinpflege per Hand gehört der Vergangenheit an

Ohne die BEO-Lösung war nur eine Übergabe der Empfängeradressen vom ERP-System zum Etikettendruck im Versand möglich. Die Leser-Mitarbeiter mussten sämtliche Angaben zum jeweiligen Auftrag von Hand einpflegen. Jetzt wird ein Großteil der Daten vom ERP-System übernommen. Auch die Porto- und Verpackungskosten zur Erstellung der Rechnung wurden ursprünglich nach dem Versand manuell in das ERP-System eingegeben. So konnte die Rechnung erst später verschickt werden und es fielen zusätzliche Portokosten an.

Mit der neuen Software von BEO ist dies nicht mehr der Fall. „Das Transportsystem sollte dabei helfen, die komplette Versandabwicklung zu straffen und unnötige Kostenfaktoren auszuschalten“, so Jürgen Leiser. Bemerkenswert dabei ist vor allem, dass sich das neue System bereits nach 14 Monaten amortisierte.

Softwareeinsatz gründlich vorbereitet

Der Softwareeinsatz wurde von Jürgen Leiser und seiner Kollegin Roswitha Rylands genau geplant: Die Softwarelösung sollte einen problemlosen Datenaustausch mit der vorhandenen IT-Architektur gewährleisten. Dazu gehört zum Beispiel die Möglichkeit zur Erstellung von Versandlabels mit und ohne Barcode im Bereich Packstückabwicklung. Die notwendigen Adressdaten sollten dabei direkt aus dem ERP-System übernommen werden.

Darüber hinaus sollte automatisch eine Rückmeldung der tatsächlich entstandenen Porto- und Verpackungskosten an das ERP-System zur Weiterverarbeitung in der Faktur erfolgen. „Auf diese Weise sparen wir die Kosten für die nachträgliche Versendung der Rechnungen, da diese während des Verpackungsvorgangs erstellt werden. So können wir sie zusammen mit der Ware verschicken“, erklärt Roswitha Rylands, IT-ERP-Beauftragte bei Leser.

Außer der BEO GmbH standen noch drei weitere Softwareanbieter zur Auswahl. „Wir haben uns für BEO entschieden, weil deren Produkt Expo-Win sämtliche Anforderungen standardmäßig erfüllen konnte. Im Mittelstand ist der Funktionsumfang, den Expo-Win bietet, schon fast ein Alleinstellungsmerkmal – besonders im Hinblick auf das Preis-Leistungs-Verhältnis. Außerdem konnten wir uns im Rahmen einer Testinstallation von der Funktionalität der BEO-Lösung überzeugen“, erklärt Jürgen Leiser. Ein weiterer Vorteil der Software war die bereits vorhandene Schnittstelle zum ERP-System Abas.

IT-Systeme sind optimal aufeinander abgestimmt

Mit dem Systemhaus Steinhilber-Schwehr, das als langjähriger Abas-Partner die Software-Implementierung verantwortete, hatte BEO bereits im Vorfeld verschiedene andere Projekte realisiert. So bestand bereits ein hoher Grad an Kompatibilität mit dem Vorsystem. „Die beiden Softwarelösungen sind optimal aufeinander abgestimmt. Der Anwender merkt bei der Arbeit mit Expo-Win und Abas überhaupt nicht, dass er sich in zwei unterschiedlichen Programmen bewegt“, beschreibt Roswitha Rylands die optimale Abstimmung der beiden IT-Systeme.

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Rechtssicherheit dank richtiger Formulare

Erweiterte Anforderungen hinsichtlich der Rechtssicherheit ergaben sich darüber hinaus auf Grund der weltweiten Liefertätigkeit der Leser GmbH. Für den Export in Länder wie die USA, Neuseeland, Russland, Australien und Südafrika sind unterschiedliche Formulare notwendig. Die richtigen für das jeweilige Lieferland werden automatisch von Expo-Win ausgewählt. Systemvorgaben sorgen dafür, dass entsprechende Pflichtfelder ausgefüllt werden. Dazu gehören beispielsweise die Warennummer oder die Angabe des Ursprungslandes, des Gewichtes oder des Preises. Fehlt eine notwendige Angabe, wird das Formular vom System nicht freigegeben.

Durch diese Systemvorgaben haben die Mitarbeiter keine Möglichkeit, die erforderlichen Papiere an den rechtlichen Vorgaben vorbei und damit fehlerhaft auszustellen. Gesetzliche Änderungen werden regelmäßig in die Softwarelösung eingepflegt. So sind für den Nutzer die permanente Rechtssicherheit des Systems und die damit verbundene optimale Auftragsabwicklung gewährleistet. Darüber hinaus wird durch den Einsatz von Barcodes und Scannern sichergestellt, dass Zuordnungsfehler im Handling vermieden werden.

Expo-Win verfügt über eine einheitliche Benutzeroberfläche für die Packstückabwicklung. Eigene Formulare lassen sich einfach in das System integrieren und auch kundenspezifische Anpassungen können jederzeit umgesetzt werden. Das Statistikmodul hält fest, welche Warenmengen transportiert wurden, wohin und von welchen Frachtführern. So lässt sich nicht nur jeder Auftrag genau zurückverfolgen, diese detaillierten Informationen nutzt die Leser GmbH auch mehrmals im Jahr, um in Verhandlungen mit den Spediteuren Kostenvorteile zu erzielen. In der Packstückabwicklung lassen sich Versandlabels mit und ohne Barcode für die verschiedenen Frachtführer erstellen, es erfolgt eine Rückmeldung der Verpackungskosten an das auftragsführende System. MM

Clemens Sexauer ist Geschäftsführer der BEO GmbH, 79346 Endingen, Tel. (0 76 42) 9 00 30, beo@expowin.de

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