Digitales Beschaffungsmanagement So kommt Transparenz in die Beschaffung

In der Automobilbranche ist die effizient geplante Beschaffung elementar, um eine reibungslose Produktion zu gewährleisten. Mit einem digitalen Beschaffungsmanagement, welches Informationen in Echtzeit verarbeitet, können Unternehmen, insbesondere Automobilhersteller, für maximale Transparenz und Zuverlässigkeit in der Lieferkette sorgen.

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Laut Verband der Automobilindustrie produzierten die deutschen Automobilhersteller im Jahr 2017 weltweit rund 16,5 Mio. Pkw. Bedenkt man, wie viele Teile es braucht, um ein einziges Auto zu produzieren, so kann man nur vage erahnen, wie komplex die Supply Chain eines Automobilherstellers ist. Hinzu kommt die Vielzahl an Modul-, Komponenten- und Teilelieferanten, die es zu steuern gilt, und das eigentliche Überwachen und Steuern des Beschaffungsprozesses: Wie kann der gesetzte Liefertermin bei unvorhergesehenen Ereignissen in der Transportkette eingehalten werden? Wie lassen sich kritische Mengenabweichungen frühzeitig erkennen und wie die Vollständigkeit der benötigten Dokumente sicherstellen? Um diese Fragen zu beantworten, bedarf es digitaler Logistiksysteme, die alle Partner der Lieferkette mit relevanten Informationen versorgen und den Prozess quasi von selbst steuern – also ein digitales, vollautomatisiertes Supply-Chain-Management.

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Gemeinsame Prozessplattform für alle Akteure

Das Fundament einer solchen digitalen Lieferkette können Plattformen für Supply Chain Management mit offenen Schnittstellen bilden, welche die Daten aller beteiligten Prozesspartner aus unterschiedlichen Informationsquellen integrieren. Die direkte Integration der Daten von OEM (Original Equipment Manufacturer, Automobilhersteller), Lieferanten und Spediteuren sorgt für eine gemeinsame Kommunikations- und Informationsbasis. Dabei kommt es vor allem auf eine Informationsbereitstellung in Echtzeit an, denn nur so kann ein transparenter und kontinuierlicher Datenfluss gewährleistet werden.

Entscheiden sich Unternehmen für einen Logistik-IT-Dienstleister, um ihre Lieferkette zu digitalisieren, sollten sie zudem beachten, dass nicht jeder Zulieferer oder Spediteur über modernste Technologien verfügt. Daher sollte die gewählte Prozessplattform die gängigsten Datenaustauschformate berücksichtigen. Dazu zählen neben einer direkten EDI-Anbindung auch Webservices, Web-EDI-Zugänge oder die einfache Integration von CSV-Daten. Neben der flexiblen und schnellen Anbindung weiterer Spediteure und Lieferanten sollte die Plattform auch das Einbinden zusätzlicher Logistiklösungen, wie eines Behältermanagementsystems, unterstützen. Wo viele Daten fließen, darf die Sicherheit nicht vernachlässigt werden: Die gewählte Lösung sollte daher ein entsprechend hohes Sicherheitsniveau aufweisen, wie eine Zertifizierung nach ISO 27001 oder TISAX.

Prozesse automatisiert managen lassen

OEM und IT-Dienstleister definieren im Vorfeld einen entsprechenden Standardprozess der Beschaffung, der vollautomatisiert abläuft. Dies gilt auch für Ausnahmen im Prozess: So lassen sich Regeln für auftretende Ereignisse festlegen und Schwellenwerte definieren, etwa bei einem Lieferverzug. Ein manuelles Eingreifen sollte dann nur noch bei kritischen Abweichungen vom definierten Prozess oder beim Überschreiten der Schwellenwerte nötig sein.

Dabei bildet die Prozessplattform den Grundstein für die automatisierte Kommunikation unter den Prozessakteuren. Löst der Hersteller den Lieferabruf aus, so erhält der Lieferant eine automatisierte Nachricht, wann und wo welche Teile zum Transport bereitstehen müssen, damit sie zum benötigten Zeitpunkt beim OEM eintreffen. Dabei berücksichtigen die hinterlegten Zeiten und Mengen auch die tatsächliche Transportzeit unter Berücksichtigung von Fahrverboten, Feiertagen und weiteren Einflussfaktoren. Sollte der Lieferant dem Lieferabruf nicht nachkommen können, kann er eine alternative Lieferung vorschlagen. Sind Zeit und Menge zwischen Unternehmen und Lieferant vereinbart, so erhält auch der Spediteur ein Transportavis. Dieser kann dann den Einsatz der benötigten Transportmittel planen und sie bereitstellen.

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Wie verbreitet ist digitale Beschaffung?

GPS und Geo-Daten schaffen transparente Verfolgung

Mit dem Einbinden von GPS und dem Nutzen von Geo-Daten lässt sich der Lieferstatus in Echtzeit verfolgen. Dabei sendet das GPS-Gerät ein regelmäßiges Update zum Standort an die Prozessplattform. Der Hersteller kann so bei einer Statusabfrage erkennen, wo sich die Lieferung befindet und was der aktuelle Status ist. Zudem wird anhand der hinterlegten Sollzeiten überprüft, ob sich die Lieferung im gesetzten Zeitrahmen befindet oder ein etwaiger Lieferverzug vorliegt. Kommt es zu kritischen Verzögerungen und Ereignissen, wird der Mitarbeiter im Beschaffungsmanagement des Herstellers automatisiert darüber informiert. So kann er, falls nötig, entsprechende Maßnahmen in die Wege leiten. Erreicht die Lieferung den Zielort, bestätigt der Fahrer die Ablieferung der Teile und erzeugt dadurch den Wareneingang am Übergabepunkt.

Mobile Logistikapplikationen, also Apps, erhöhen zusätzlich die Transparenz im Beschaffungsprozess. Denn erst durch das Nutzen mobiler Lösungen lässt sich eine tatsächliche Verfolgung und Steuerung in Echtzeit realisieren. Der Transporteur kann Pick-ups und Zustellungen papierlos und schnell bearbeiten, sei es durch Barcodescans oder das digitale Erfassen von Unterschriften. Zudem lassen sich auch Beschädigungen während des Transportes unkompliziert via Fotodokumentation festhalten.

Fazit: Echtzeitbeschaffung für schnelle Reaktionen und Transparenz

Automobilhersteller, die ihre Lieferkette digitalisieren und somit für mehr Transparenz in der Beschaffung sorgen wollen, sollten auf Logistiklösungen in Echtzeit setzen. Gerade in der Beschaffung der Zulieferteile, welche aufgrund der Masse und täglichen Anlieferungen eine entsprechende Komplexität mit sich bringen, sorgen Echtzeitlösungen für einen umfassenden Überblick. Durch die definierten Sollprozesse muss der Hersteller nur noch bei kritischen Abweichungen handeln und behält in Echtzeit die volle Kontrolle über den Prozess. Dabei sollte der IT-Dienstleister sicherstellen können, dass die tatsächliche Transportzeit berücksichtigt wird, damit frühzeitig Korrekturen in die Wege geleitet werden können und die Verfügbarkeit der benötigten Teile sichergestellt ist.

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* Horst Neumann ist Business Development Manager bei der Euro-Log AG in 85399 Hallbergmoos, Tel. (08 11) 95 95-0, info@eurolog.com

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