MRP-/ERP-Software Stets das richtige Rezept

Autor / Redakteur: Ingo Paleit / Dipl.-Betriebswirt (FH) Bernd Maienschein

Bei einem Hersteller von Apotheken-Kommissioniersystemen sorgt eine durchgängige Unternehmenssoftware mit individuellem Zuschnitt für exakte Kalkulationen, sichere Auslieferungstermine, bedarfs- und zeitgerechte Materialbeschaffung sowie hohe Transparenz durch schnellen Online-Informationsabruf.

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Das Medikament wird automatisch erfasst und anschließend an dem vom System vorgesehenen Lagerort platziert. Bild: Mach4
Das Medikament wird automatisch erfasst und anschließend an dem vom System vorgesehenen Lagerort platziert. Bild: Mach4
( Archiv: Vogel Business Media )

Zehn Jahre nach der Gründung der Mach4 Automatisierungstechnik GmbH gehört das Unternehmen mit mittlerweile über 100 Mitarbeitern zu den führenden europäischen Anbietern im Bereich Automatisierungstechnik für Apotheken. Die Idee von vier jungen Ingenieuren im Jahre 1997 basierte darauf, die ausgefeilte Technik der Hochregallager in ein Kleinformat zu transferieren, um sie in Lagerräumen von Apotheken einzuführen.

Inzwischen hat das Unternehmen weltweit mehr als 500 automatische Apothekenlager installiert. Die Kommissioniersysteme führen zu beachtlichen Zeiteinsparungen, Ausschluss von Fehlern bei der Ein- und Auslagerung der Medikamentenpackungen sowie Steigerung der Warenverfügbarkeit.

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Wer will, muss nicht einmal mehr die Verpackungen einsortieren – die Anlagen erkennen teilweise selbstständig die Medikamente, ordnen sie ein und liefern sie auf Abruf in den Verkaufsbereich. Ein integriertes Warenwirtschaftssystem ermöglicht völlige Transparenz über den aktuellen Lagerbestand und meldet eine erforderliche Nachbestellung an, wenn ein Produkt den Mindestbestand erreicht.

Diese modernen Kommissioniersysteme finden ihre Anwendung nicht nur in Apotheken, sondern sie werden verstärkt auch in Krankenhäusern, Drogeriemärkten und Parfümerien eingesetzt.

Die Chancen, dass sich die Zahl der Installationen in den kommenden Jahren noch deutlich steigert, stehen gut, denn die Pharmabranche ist im Umbruch. „Wir sind sicher, dass sich die Veränderungen des Marktes für uns positiv auswirken, und von daher erwarten wir in den nächsten Jahren überproportionale Umsätze“, erklärt Uwe Grabst, für die Leitung von Vertrieb und Marketing bei Mach4 zuständig, und ergänzt: „Die traditionellen Apotheken nutzen erfahrungsgemäß einen Großteil ihrer Flächen als Lager. Doch mit unseren Systemen wird die benötigte Lagerfläche kleiner und die dazugewonnene Fläche kann zu einer erweiterten Warenpräsentation genutzt werden. Der erzielte Zeitgewinn kommt der individuellen Kundenberatung zugute.“

Mehr Präsentationsfläche und mehr Beratungszeit

Unter Berücksichtigung der jeweiligen räumlichen Situation, des Lagervolumens und der Warenbewegung der Produkte als Schnell- oder Langsamdreher gilt es, eine bedarfsgerechte Auslegung der vor Ort zu installierenden halbautomatischen oder automatischen Anlagen zu realisieren. Dies wird durch eine im Vorfeld stattfindende detaillierte Analyse erreicht. Die ideale Umsetzung erfolgt durch modulare Bauweise, flexible Abmessungen sowie Kombinationsvielfalt bezüglich Bauform und Funktion der Module nach dem Baukastenprinzip.

Die Anlagen reichen von erweiterbaren Einstiegsmodellen wie Primero oder Ecomat mit integrierter Einlagerungstür, 3-Fach-Standardausgabe und patentierter 3D-Scan-Station zur Waren-identifikation bis hin zur High-End-Automatisierung Robomat mit Medimat als Lager- und Verwaltungssystem. In Verbindung mit Speedbox wird eine Kapazität von 6000 Packungen zur Verfügung gestellt und eine Auslagerung von zirka 1200 Packungen pro Stunde ermöglicht.

Weiterhin steht das vollautomatische Einlagerungsmodul Fill-in-Box, welches unter anderem die Vereinzelung der Großhandelslieferungen sowie automatisch die angelieferten Packungen via PZN-Code identifiziert, zur Wahl. Hinzu kommen diverse Fördersysteme wie Rohrpost, Rutsch- und Spiralsysteme für die Beförderung der Medikamente vom Automaten zum Verkaufstisch.

„Mach4 hat Systeme für jede Größenordnung entwickelt. Kunden auf der ganzen Welt arbeiten seit elf Jahren mit unseren Anlagen. Sogar in Französich-Guayana arbeiten die automatischen Kommissioniersysteme zuverlässig“, berichtet Uwe Grabst. Bereits in den Jahren 2003/04 zeichnete sich eine international ausgerichtete Expansion ab. Mittlerweile existieren in Belgien, England und Frankreich Niederlassungen, und seit kurzem auch in Italien sowie Spanien. Dementsprechend war es von eminenter Bedeutung, auch unter diesem Aspekt im Rahmen der internen IT-Infrastruktur rechtzeitig die Weichen zu stellen.

Komplexe Warenwirtschaft wird allen Ansprüchen gerecht

Es war naheliegend, sich diesbezüglich mit dem Softwarehaus Mitan kurzzuschließen, da Mach4 bereits seit den Anfangstagen erfolgreich die Unternehmenssoftware der Mitan Wirtschaftssoftware AG aus Sömmerda einsetzt. Hierbei handelt es sich um die komplexe Warenwirtschaftssoftware Mitan-XP, welche den damaligen Anforderungen des Einzelfertigers in Bezug auf die erforderliche Flexibilität, den Funktionsumfang und letztlich hinsichtlich des Preis-Leistungs-Verhältnisses gerecht wurde. Weiterhin waren eine intuitive Bedienung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit sowie eine kurze Einführungszeit mit ausschlaggebend.

Die speziellen Funktionen betrafen insbesondere:

  • die lückenlose Verwaltung der produktionsrelevanten Daten,
  • eine detaillierte Kalkulation,
  • die schnelle Verfügbarkeit von Informationen (zum Beispiel Materialbestand, Auftragsfortschritt),
  • die automatische Erstellung von Produktionsunterlagen (zum Beispiel Arbeitsaufträge mit Stücklisten).

Die Mach4-Automatisierungssysteme werden durch eine Stückliste eindeutig beschrieben, in der die Bauteile und Kaufteile/Materialien aufgeführt sind. Dabei kann ein Bauteil selbst aus mehreren Bauteilen bestehen. Diese Schachtelung kann eine beliebige Tiefe aufweisen. Zur Stückliste kann zusätzlich die Gesamtfertigungszeit für das Bauteil ermittelt werden. Damit wird die Fertigungsauslastung insgesamt überschaubar.

Anhand der eingehenden Bestellungen beziehungsweise der erteilten Aufträge werden die Fertigungsaufträge generiert. Die Materialdisposition berechnet immer aktuell die Abgänge und Zugänge, die sich aus der laufenden Produktion ergeben. Ausgehend vom Lagerbestand wird unter Berücksichtigung der offenen Bestellungen der exakte Bedarf für die Materialbestellung geliefert.

Die Software wächst mit den Kundenanforderungen

Die kontinuierliche Steigerung der Kundenaufträge und der Prozesskomplexität sowie die zunehmende Internationalisierung führten unter anderem dazu, dass die Anzahl der Mach-Mitarbeiter von zwölf im Jahr 2001 auf 80 im Jahr 2004 hochschnellte. Im Rahmen einer Wachstumsstrategie entstanden so auch neue Ansprüche an die IT-Systemlandschaft wie:

  • firmenübergreifende Netzwerkfähigkeit und hohe Stabilität,
  • Multilingualität in der Software-Bedienungsoberfläche sowie in der Dokumentenerstellung,
  • modulare Softwarearchitektur und offene Programmstrukturen,
  • Einbeziehung neuester Technologien,
  • optimaler Service und Support.

„Vor dem Hintergrund der Auftragssteigerung von 30 bis 40% gegenüber dem Jahr 2007 ist es auch wesentlich, dass die Software in der Lage ist, sowohl das anfallende Datenvolumen zuverlässig zu bewältigen als auch die Ergebnisse korrekt und schnell zur Verfügung zu stellen. Denn das IT-Instrumentarium bildet eine wichtige Voraussetzung, um sich auf ständig verändernde Marktsituationen effektiv einstellen zu können. Insbesondere ist es wichtig, nicht nur zu reagieren, sondern gezielt zu agieren“, reflektiert Gregor Malajka, Prokurist bei Mach4 und verantwortlich für Einkauf und Produktion.

Zwischenzeitlich hat Mitan mit Mitan-4-T eine neue Softwaregeneration entwickelt, welche auch den Aspekt der Internationalisierung und Mehrsprachigkeit berücksichtigt. Sie ist mit allen Stärken der Vorgängerversion aus über zehn Jahren Praxis und neuen Qualitäten im Customizing durch die 4-Tier-Schicht-Technologie ausgestattet, enthält aber auch diverse neue Module, wie zum Beispiel Projektverwaltung oder Mehrlagerverwaltung. Die Anwendung läuft als Client-Server- oder als Terminallösung, wobei grundsätzlich das Datenbanksystem frei wählbar ist. Bei großen Datenmengen kommt jedoch häufig der MS-SQL-Server zum Einsatz.

Die Skalierbarkeit der Leistungsparameter ist durch Verwendung eines Application-Servers beziehungsweise SQL-Servers gewährleistet. Die 4-T-Softwarearchitektur ermöglicht eine Hersteller übergreifende uni- und bidirektionale Integration von Softwarelösungen mit allen Technologien.

Damit wird auch die neue Softwaregeneration sowohl den branchenspezifischen als auch den individuellen Ansprüchen eines mittelständischen Produktionsunternehmens gerecht. Die Realisierung der Mehrsprachigkeit, die Offenheit des Systems, der schnelle Datenzugriff, die Möglichkeit, maßgeschneiderte Lösungen zu schaffen, sowie die umfangreichen Auswertungen bestärkten die Geschäftsleitung von Mach4, den modernen Mitan-4-T-Standard einzuführen.

Maßgeschneiderter Wechsel auf Mitan-4-Tier-System

Somit erfolgte Anfang des Jahres 2005 der Releasewechsel auf das Mitan-4-T-MRP-/ERP-System. Die Implementierung und Schulung war innerhalb weniger Tage erfolgt. Die Inbetriebnahme der vollständigen Produktionssteuerung wurde langfristig vorbereitet. Es wurde zunächst mit der Einführung der Warenwirtschaft begonnen. Dieses Modul bietet eine umfassende Softwarelösung in den Bereichen Administration, Produktion und Management.

Im Mittelpunkt steht dabei die Rationalisierung der Tagesarbeit. Anhand der Daten aus Auftragsverwaltung, Produktion und Fakturierung werden die Bestände geführt. Dies erfolgt unter anderem nach dem Prinzip, dass bei Anlieferung oder Auslieferung beziehungsweise Rechnungsstellung der Zu- oder Abgang gebucht wird.

Tiefgehende Analysen, ausführliche Auswertungen und nachvollziehbare Entwicklungstendenzen können aus der Basis tagesaktueller Daten generiert beziehungsweise abgeleitet werden. Dem Anwender steht es frei, zu entscheiden, welche Form der Inventarisierung er durchführt, ob mit Stichtag zum Abschluss des Geschäftsjahres oder als permanente Inventur.

Sukzessive wurden die neuen Module Produktionsplanung, Produktionssteuerung und Fertigung sowie Einkauf und Verkauf beziehungsweise Vertrieb eingeführt. Der Produktionsauftrag kann aus dem Kundenauftrag beziehungsweise der Disposition oder manuell erzeugt werden. Entsprechende Arbeitskarten inklusive Barcode werden mit den Soll-vorgaben per Tastendruck erstellt.

Die eigentliche Einlastung der Produktionsaufträge erfolgt allerdings erst nach der Freigabe durch eine Grobprüfung. Ein Kapazitäts-Leitstand bietet dem Benutzer einen Produktionsüberblick sowie die Möglichkeit, beispielsweise bei Engpässen oder Eilaufträgen gezielt zu reagieren durch Terminverschiebungen, Änderung der Arbeitszeiten, Wechsel auf andere Maschinen oder durch Auslagerung beziehungsweise Fremdfertigung.

Dipl.-Phys. Ingo Paleit ist Vorstand der Mitan Wirtschaftssoftware AG in 99610 Sömmerda.

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