Lagerbestände Versorgungssicherheit mit System

Autor / Redakteur: Hans-Georg Bierbass / Claudia Otto

Ein führender Fachhändler für Arztbedarf und innovativer Logistikdienstleister setzt ein Bestellsystem für das Verbrauchsmaterialmanagement in Praxen und Kliniken ein, um seinen Kunden höchste Versorgungssicherheit bei minimalen Lagerbeständen zu bieten. Zudem werden eine fehlerfreie Datenerfassung in den Lägern und eine verbrauchskonforme Optimierung der Nachbestellungen geboten.

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Die Aescologic AG versorgt heute mit rund 40 Mitarbeitern mehr als 1500 Kunden mit etwa 10000 verschiedenen Artikeln namhafter Hersteller, einer Eigenmarke sowie innovativen Produkten im Exklusivvertrieb. Bild: Pro Orga
Die Aescologic AG versorgt heute mit rund 40 Mitarbeitern mehr als 1500 Kunden mit etwa 10000 verschiedenen Artikeln namhafter Hersteller, einer Eigenmarke sowie innovativen Produkten im Exklusivvertrieb. Bild: Pro Orga
( Archiv: Vogel Business Media )

Die Aescologic AG beliefert Ärzte, Praxen und Kliniken mit Praxis- und Sprechstundenbedarfs-Artikeln. Darüber hinaus werden die Kunden mit einem breiten Spektrum an zusätzlichen Dienstleistungen versorgt – getreu dem Motto „Qualität aus einer Hand“.

Bestellsystem ermöglicht auch effizientes Bestandsmanagement

Das herstellerunabhängige Fachhandelsunternehmen mit Sitz in Wuppertal und Leverkusen versorgt heute mit rund 40 Mitarbeitern mehr als 1500 Kunden mit etwa 10000 verschiedenen Artikeln namhafter Hersteller, einer Eigenmarke sowie innovativen Produkten im Exklusivvertrieb. Gute Ideen und hohe Zuverlässigkeit haben die Aescologic AG erfolgreich gemacht.

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Ihr Erfolg basiert unter anderem darauf, neue und effiziente Lösungen für die Kunden zu finden und diese partnerschaftlich im Praxis- und Klinikalltag umzusetzen. So beispielsweise ein innovatives Bestellsystem, das neben der Vereinfachung des Bestellvorgangs auch ein effizientes Bestandsmanagement der Kundenlager ermöglicht.

Kunden leiden unter steigendem Kostendruck

Der steigende Kostendruck in der Gesundheitsversorgung hat massiven Einfluss auf den Tagesablauf in Arztpraxen und Kliniken genommen. Das Budgetmanagement und administrative Aufgaben nehmen viel Zeit in Anspruch – Zeit, die an anderer Stelle fehlt.

Dirk Nöcker, Innendienstleiter der Aescologic AG, hat die Problematik erkannt. Er und sein Team bieten Ärzten und deren Mitarbeitern daher an, sie von lästigen, medizinfernen Aufgaben, wie der Verwaltung und Nachbestellung von Artikeln für den Praxis- und Sprechstundenbedarf, zu entlasten.

Strukturierte Einkaufsprozesse vermeiden Jo-Jo-Effekt bei Lagerbeständen

Erfahrungsgemäß bestellen Praxen und Kliniken unregelmäßig und ungleichmäßig. Oft wird mit sehr kurzem Vorlauf bestellt. In der Folge fehlen beim Kunden dann Produkte, die beim nächsten Mal zur „Sicherheit“ in großen Mengen bestellt werden.

Dies führt zunächst zu überfüllten Regalen und hohen Materialrechnungen, dann wieder zu knappen Bestellungen und Engpässen. Dieser Jo-Jo-Effekt bei den Lagerbeständen (zu viel, zu wenig, zu viel …) lässt sich eliminieren, wenn die Einkaufsprozesse professionell strukturiert werden, Verbrauchsstatistiken permanent fortgeschrieben werden und eine intelligente Bedarfsanalyse mit Bestandsoptimierung aller Verbrauchsartikel zur Anwendung kommt.

Schritt für Schritt zum richtigen Bestell- und Bestandsmanagementsystem

Doch eine optimale Lösung fällt nicht vom Himmel. Die Entwicklung des heute eingesetzten mobilen Bestell- und Bestandsmanagementsystems erfolgte über Jahre in überschaubaren Schritten. Jochen Schweden, Vorstand der Aescologic AG, erinnert sich gut an die ersten Ansätze.

Zunächst haben seine Berater zusammen mit den Mitarbeiterinnen ausgesuchter Praxen ein planbares Sortiment aller benötigten Artikel gebildet und aus zurückliegenden Zeiträumen einen Grundbedarf ermittelt. Darauf basierend wurde die Unterstützung bei der Lagerbewirtschaftung durch Mitarbeiter der Aescologic angeboten.

Die Arzthelferin sollte schnell und regelmäßig die Sollmengen des Materials kontrollieren und auf einfache Weise eine Nachbestellung für einen Verbrauchszeitraum von ein bis zwei Wochen auslösen. In den Anfängen erfolgte dies mittels vorbereiteter Formulare, mit denen der Bedarf aufgenommen und per Fax oder Telefon an Servicemitarbeiterinnen von Aescologic übermittelt wurde.

Kunden bevorzugen automatische Bestellerfassung

Schnell zeigte sich, dass diese Handhabung zwar akzeptiert wurde, die Kunden aber nicht begeisterte. In Gesprächen mit dem Systemhaus Abakus Projektmanagement, welches auch die Webshop-Software für Aescologic erstellt hat, wurde die Problematik der automatisierten Bestellerfassung diskutiert und als erste elektronische Lösung handelsübliche PDA mit praxisspezifischen Erfassungsformularen angeboten.

Die praktischen Handcomputer, die leihweise überlassen werden, führten direkt zu einer höheren Akzeptanz des Bestellsystems. Die erfassten Daten mussten jedoch vom PDA auf einen PC übertragen und dann von diesem aus, nach Durchsicht und Korrektur am Bildschirm, an das Bestellsystem von Aescologic übertragen werden.

Bestellerfassung per Netbook besser als der PDA

In einem weiteren Schritt wurden die PDA durch moderne Netbooks ersetzt, die eine komfortablere Bestellerfassung, eine Kontrolle der Daten und eine direkte Übertragung der Bestellung erlaubten. Doch auch diese Lösung zeigte in der praktischen Anwendung zunächst noch Schwächen.

So passierte es immer noch zu häufig, dass Artikel bei der Bestellung vergessen oder in zu großen Mengen geordert wurden. Die subjektive Einschätzung des Bedarfs durch die zuständige Arzthelferin war einfach keine konstante Größe.

Kombination aus Bedarfserfassung per Netbook und Bestellungsabgleich via Internet

Erst die Kombination aus Bedarfserfassung per Netbook und Bestellungsabgleich via Internet kam der heute praktizierten Lösung nahe. Über einen persönlichen Account können Arzt oder Helferin die vorbereitete Bestellung im Webshop betrachten und korrigieren. Dabei werden von Aescologic bei bestimmten, in der Vergangenheit mehrfach bestellten Verbrauchsartikeln optimale Mengen vorgeschlagen und sogenannte Favoriten- oder Rennerlisten angezeigt.

EDV-Leiter Dirk Petersen sieht in der Verbindung zwischen seinem ERP-System und der Webshop-Software von Abakus den Durchbruch zum neuen Bestellsystem: Heute bietet sein Unternehmen den Kunden über den Webshop übersichtliche Statistiken über den Verbrauch sämtlicher Produkte. Aescologic berechnet permanent die Verbrauchsmengen der letzten 26 Wochen und bildet daraus Sollmengen mit Mindest- und Höchstwerten pro Artikel.

Jochen Schweden ergänzt, dass der letzte Schritt derjenige sei, dem Kunden auch noch den Bestellvorgang abzunehmen. Damit sei die Dienstleistung gegenüber der Arztpraxis abgerundet und man profitiere davon, es selbst in der Hand zu haben, den günstigsten Bestellmoment zu bestimmen.

Die Bestellmengen werden automatisch ermittelt

Zu den Voraussetzungen, für den Kunden das komplette Verbrauchsmaterialmanagement zu übernehmen, gehört, dass die Praxis oder Klinik ein planbares Sortiment nutzt, ein für Aescologic zugängliches Lager hat, das groß genug für einen zweiwöchigen Bedarf ist, und dass der Kunde auch bereit ist, sich bei Bestellentscheidungen unterstützen zu lassen.

Ein Großteil der Kunden hat das neue System heute bereits im Einsatz. Dabei übernehmen in der Regel speziell geschulte Auslieferungsfahrer von Aescologic wöchentlich die Kontrolle der Lagerbestände mittels handlicher Barcodescanner. Dies geschieht in wenigen Augenblicken, nachdem die in der Vorwoche bestellte Ware ins Lager eingeräumt wurde.

Regelmäßige Erfassung aller Lagerpositionen bringt Transparenz des Verbrauchs

Durch die regelmäßige Erfassung aller Lagerpositionen wird eine hohe Transparenz des tatsächlichen Verbrauchs erreicht, was wiederum die Prognose des Bedarfs erleichtert und die Verfügbarkeit des Materials bei minimalen Beständen stets verbessert. Bei dieser Lösung ist das Personal des Kunden von jeglicher Mitarbeit beim Lagermanagement entlastet; es kann jedoch über den Webshop Einsicht in den Beschaffungsprozess nehmen und gegebenenfalls korrigierend eingreifen. In einigen Ärztehäusern und Kliniken mit größeren Lagern wird die automatisierte Bestellmengenermittlung nicht vom Fahrer, sondern von einer für das Lager verantwortlichen Mitarbeiterin durchgeführt, die zu diesem Zweck ein Barcodescanner-Terminal erhält.

Im Gegensatz zu früheren Lösungen ist der Investitionsbedarf der automatisierten Lösung in neue Hardware gering. Nur die Auslieferungsfahrer und einige Großkunden erhalten die neuen Barcodescanner-Terminals. Dafür ist jedoch der organisatorische Aufwand zur Vorbereitung der neuen Verbrauchsmaterialmanagement-Lösung höher.

Kunden müssen Sollbestandsmengen vereinbaren

Zunächst beim Kunden: Für das komplette Verbrauchsmaterialsortiment müssen Sollbestandsmengen vereinbart und entsprechende Lagerflächen eingerichtet werden. Jeder Lagerplatz wird mit einem von Aescologic bereitgestellten Etikett gekennzeichnet. Das Label enthält neben dem Barcode des Artikels seine Bezeichnung und die vorgesehene Sollmenge. Damit ist der spätere Abgleich zwischen Soll- und Istbestand einfach per Sichtprüfung möglich.

Im Kundencenter von Aescologic werden für die teilnehmenden Praxen die Sollbestandsmengen aller benötigten Artikel im ERP-System angelegt und über die Webshop-Software für die Kunden transparent gemacht. Gleichzeitig wird hinterlegt, mit welchem Handscanner welcher Benutzer für welche Praxis bestellen darf.

Automatisches Erzeugen von Auftragsbestätigungen

Im täglichen Betrieb schließlich muss der Auslieferungsfahrer zum Dienstbeginn den Datenbestand seines Handterminals via Onlineverbindung mit dem Server im Kundencenter abgleichen. Dabei werden die Kundenstammdaten seines Bezirks und die aktuellen Sollbestandsmengen aller Kundenlager aktualisiert.

Bei der Anlieferung scannt der Fahrer mit seinem Handterminal Fach für Fach die Barcodes auf den Etiketten. Bei jedem Scanvorgang zeigt das Display die Artikelbezeichnung und die vom Kunden festgelegte Sollmenge an, sodass der Fahrer schnell jede Abweichung erkennt und die Differenz zum Sollbestand als Bestellvorschlag eingeben kann.

Eventuell offene Bestellungen werden ebenfalls berücksichtigt, sodass auch in solchen Fällen keine Überbestände entstehen können. Die gesamte Bestellung wird im Handterminal auf Plausibilität geprüft und abgespeichert. Nach Beendigung seiner Tour überträgt der Auslieferungsfahrer die Daten aller Bestellungen an den Server des Kundencenters, von dem sie an das ERP-System weitergeleitet werden.

Webshop und Statistiken mit neuen Bestelldaten zügig aktualisiert

Nach Aufbereitung und Bearbeitung der mobil erfassten Daten werden alle Bestellvorgänge aktualisiert. Auftragsbestätigungen werden automatisch erzeugt und unverzüglich an den Kunden geschickt. Gleichzeitig stehen die neuen Bestelldaten im Webshop zur Verfügung und die Statistiken sind aktualisiert.

Die Verantwortung für die MDE-Hardware, die handlichen Scannerterminals Casio DT-X7, hat das Systemhaus Abakus Projektmanagement GmbH aus Herne übernommen. Der Spezialist für Individualsoftware für MDE-Projekte und mobile Kassensysteme verfügt über vielfältige und mehrjährige Erfahrungen mit Datenerfassungsgeräten im rauen mobilen Einsatz und hat sich als offizieller Casio-Partner intensiv mit Technik und Produktqualität auseinandergesetzt.

Datenterminal von Casio erfüllt die Anforderungen am besten

Dirk Petersen, IT-Leiter bei Aescologic, ist mit der Entscheidung für das Datenterminal von Casio sehr zufrieden: Abakus habe ihm aus einer Reihe möglicher Terminals das DT-X7 empfohlen, weil es sehr handlich und ergonomisch zu bedienen sei und einen leistungsfähigen Barcodescanner besitze. Damit würden sich auch blasse und beschädigte Etiketten schnell und sicher lesen lassen. Auch die Betriebsdauer mit einer Akkuladung und die Handhabung bei der Datenübertragung entspreche ganz den Vorstellungen im Hause Aescologic.

Die MDE-Software AMO Clinic entwickelte Abakus aus verschiedenen bewährten Tools und Erweiterungen speziell für Aescologic. Dabei wurde größter Wert auf hohe Benutzerfreundlichkeit und sichere Handhabung gelegt.

Stärkung der Kundenbindung und Optimierung der Bestände

Abakus-Geschäftsführer Andreas Geisler hat die Technik der neuen Lösung gemeinsam mit dem Team von Aescologic entwickelt. Die Innovationskraft von Aescologic sei enorm. Kaum sei ein vereinbartes Ziel erreicht und eine frische Lösung in praktischer Bewährung, seien schon wieder neue Ideen im Gespräch, deren Umsetzung den Kunden zusätzliche Vorteile versprechen und die Bindung an Aescologic weiter erhöhen.

Jochen Schweden unterstreicht, dass Praxen und Kliniken ebenso wie Aescologic von dem neuen automatisierten Bestellsystem profitieren. Die Kunden des Fachhändlers für Arztbedarf bestellen nahezu ihr gesamtes Verbrauchsmaterial bei Aescologic, was letztlich zur Stärkung der Kundenbindung und zur Bestandsoptimierung führt.

Hans-Georg Bierbass ist Prokurist bei der Aescologic AG in 42349 Wuppertal

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