Dokumentenanalyse Von der Anfrage bis zur Freigabe in unter einer Minute

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Die Hans Ihro GmbH aus dem baden-württembergischen Neuenstein (Hohenlohekreis) setzt bei der Erfassung von Transportaufträgen auf KI-gestützte Dokumentenanalyse von Evy Solutions, die auch mit unstrukturierten Daten umgehen kann.

Seit über 50 Jahren sorgt die familiengeführte Spedition Hans Ihro erfolgreich für reibungsfreie Transportaufträge. Zu den Kunden der mittelständischen Unternehmensgruppe zählen viele marktführende Hersteller aus den Bereichen Automotive, Baustoffe, Verpackung sowie Maschinen- und Anlagenbau. So wundert es nicht, dass bei den Logistikspezialisten täglich über 350 Transportaufträge eingehen. Einen Auftrag zu erfassen, dauerte bislang im Schnitt drei Minuten, und in der zentralen Erfassungsabteilung bei Hans Ihro waren damit zwei Mitarbeiter vollzeitbeschäftigt. Dank der intelligenten, KI-basierten Software „Xpact Logistics“ von Evy Solutions konnte die Spedition den Zeitaufwand für diese monotone Tätigkeit jetzt um zwei Drittel reduzieren. Die Mitarbeiter freuen sich über die freigewordene Zeit, die ihnen jetzt für die Bearbeitung anspruchsvollerer Aufgaben zur Verfügung steht.

Das Besondere an der Lösung von Evy Solutions ist ihr KI-gestützter, textbasierter Ansatz, dank dem sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen. Kunden profitieren dadurch – je nach Einsatzszenario – von einem Automatisierungsgrad von nahezu 100 Prozent sowie von bis zu 80 Prozent an Kosten- und Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung. Bei Hans Ihro ist die Software seit Juli 2020 im Einsatz. Projektleiter Alexander Mack erinnert sich an die Zeit vor der Einführung: „Bei uns gibt es eine zentrale Erfassungsabteilung, über die alle Transportaufträge laufen. Früher mussten die Mitarbeiter sämtliche Informationen aus den einzelnen Aufträgen händisch in das Transport-Management-System (TMS) eingeben, überprüfen und dann den Auftrag freigeben. Im Schnitt dauerte es drei Minuten, bis ein Auftrag angelegt war.“

75 Prozent Zeitersparnis bei der Auftragserfassung

Heute dauert der ganze Prozess – dank Software – nur noch eine knappe Minute und sieht so aus: Der Disponent schickt die Kundenanfrage an eine interne E-Mail-Adresse, deren Posteingang von der Lösung überwacht wird. Diese liest daraufhin in nur knapp 15 Sekunden sämtliche, für den Transportauftrag wichtigen Informationen wie Lieferscheinnummer, Abhol- und Lieferadresse, Transportgewicht, benötigtes Fahrzeug, Lieferdatum, Palettenanzahl, et cetera aus und legt den Auftrag im TMS an. Ein Mitarbeiter der Erfassungsabteilung wirft nur noch einen prüfenden Blick auf den Auftrag und gibt ihn frei – parallel dazu wird der Auftrag auch gleich in der Disposition verbucht. Aktuell wickelt die Spedition 25 der täglich 350 Aufträge über die Software ab. „Unser Ziel war es, die Lösung so aufzusetzen, dass wir darüber im ersten Jahr 15 bis 20 Aufträge pro Tag abwickeln können. Sprich, wir haben unser Ziel mehr als erreicht“, freut sich Mack.

Künstliche Intelligenz

Logistikdokumente per KI automatisiert verarbeiten

Langfristig sollen bis zu 60 Aufträge pro Tag über „Xpact Logistics“ abgewickelt werden. „Nicht alle Aufträge, die wir täglich bekommen, sind für die Software relevant“, erläutert Mack. So sind circa zwei Drittel der Transportaufträge Daueraufträge aus dem Automotive-Bereich. „Da ist die Erfassung nicht relevant. Der Ablauf ist ähnlich wie ein Serientermin bei Outlook.“ Bei den Einzelaufträgen hingegen bringt die Software den unschlagbaren Zeitvorteil. Limitierender Faktor, wie viele Aufträge sich pro Tag erfassen lassen, ist hierbei nicht die Software – sie kann beliebig viele Daten verarbeiten beziehungsweise Aufträge auswerten. Sondern es ist notwendig, für verschiedene Kunden auch verschiedene Schnittstellen zum TMS aufzubauen, weswegen sich die Spedition für eine schrittweise Skalierung der nötigen IT-Infrastruktur rund um die Transportauftragserfassung entschieden hat.

Analyse unstrukturierter Daten, egal ob aus PDF, Excel-Listen oder E-Mail-Texten

Gefragt nach den Gründen, warum sich die Spedition für Evy Solutions entschieden hat, antwortet Mack: „Das Angebot an Dokumenten-Analyse-Tools ist groß. Aber außer Evy Solutions konnten wir keinen Anbieter finden, der diese Analyse auch mit unstrukturierten Daten durchführen und die relevanten Informationen unabhängig vom Dokumentenaufbau herauslesen kann. Evy Solutions ist es egal, an welcher Stelle im Text die wichtigen Informationen stehen, und das war für uns auschlaggebend.“ Denn die Kunden nutzen verschiedene Formate und Vorlagen – einmal steht etwa die Lieferscheinnummer oben links, ein anderes Mal oben rechts, und oft stehen wichtige Daten auch getrennt in verschiedenen Dokumenten beziehungsweise gelegentlich im Auftragsanhang als PDF oder Excel-Datei oder in der Begleit-E-Mail. Für die Software ist das kein Problem, sie sucht sich die relevanten Informationen aus allen Formaten zusammen.

Darüber hinaus legt die Lösung die Kunden-E-Mails automatisch im TMS mit ab, passend zum jeweiligen Auftrag, und komplettiert so die bestehende Auftragshistorie. Ein weiterer ausschlaggebender Punkt für die Entscheidung war das praktische „Pay-as-you-go“-Modell von Evy Solutions. Dabei zahlt der Kunde eine Gebühr für die tatsächliche Anzahl der bearbeiteten Aufträge. Darüber hinaus fallen keine weiteren Kosten an. „Die Preisgestaltung ist sehr transparent und das Kosten-Nutzen-Verhältnis optimal“, freut sich Mack.

Schnell einsatzbereit dank selbstlernender Künstlicher Intelligenz

Was die Einführungsphase der Software betrifft, ist die Spedition ebenfalls sehr zufrieden. Die selbstlernende Lösung punktete mit hoher Lerngeschwindigkeit und der Arbeitsaufwand hielt sich dementsprechend in Grenzen. 15 Musterdokumente genügten, um die Software zu trainieren, sodass die Spedition nach knapp zwei Monaten vollumfänglich mit „Xpact Logistics“ arbeiten konnte. Während des Trainings lehren die Entwickler der Software beispielsweise, dass es sich bei einem Wort, das mit „straße“ endet, gefolgt von einer fünfstelligen Nummer plus einem weiteren Wort vermutlich um eine Adresse handelt. Ebenso lernt die Software verschiedene Schreibweisen und Abkürzungen (zum Beispiel XY Str.4, XY Str: 4, Xystrasse 4) zu akzeptieren und etwa Abhol- von Lieferorten zu unterscheiden.

Mangelnde Datenqualität als Herausforderung für die Automatisierung

Die größte Schwierigkeit bei der Umsetzung der automatisierten Auftragserfassung liegt dabei in der teilweise mangelnden Datenqualität der eingehenden Aufträge. „Oft fehlen Informationen wie Hausnummern oder Liefertermine oder es gibt statt einer genauen Adresse nur eine Angabe wie: an der breiten Straße bei der T-Kreuzung“, weiß Mack. Wenn Daten fehlen, schlägt die Software Alarm und sendet einen Alert an die Mitarbeiter in der Erfassungsabteilung, die diesen Fall dann nachrecherchieren und händisch anlegen. „Wir haben die Software so trainiert, dass sie Fälle akzeptiert, in denen nur die Hausnummer fehlt und diese dann trotzdem anlegt“, so Mack. Hier muss der Mitarbeiter diese dann nur nachtragen und nicht den kompletten Fall neu anlegen.

Mitarbeiter von Anfang an eingebunden – Ausbau der Lösung bereits geplant

Für die Zukunft plant Hans Ihro – neben der Erhöhung des Auftragsvolumens, das über die Lösung abgewickelt werden soll – für bestimmte Kundenfälle auch eine komplette Automatisierung der Erfassung. In diesen Fällen soll dann die finale Freigabe durch einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin entfallen und die Software den Auftrag komplett eigenständig verwalten. Darüber hinaus wird auch an einer Erweiterung der Software gearbeitet: ein Tool, das nicht nur den Hinweis gibt, sobald eine Information fehlt, sondern über das sich dann direkt per Link der jeweilige Fall anklicken und die fehlenden Daten dort direkt ergänzen lassen.

Der Belegschaft wurde im Vorfeld des Software-Projekts bereits klargemacht, dass sie durch die neue Lösung nicht überflüssig wird, sondern dass sich nur ihr Betätigungsfeld ändert und sie mehr Zeit gewinnen für andere Aufgaben, die wichtiger sind. „Aufgrund der Software wird bei uns kein einziger Arbeitsplatz eingespart“, erläutert Mack. „Das haben nach der Einführung auch alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort gesehen und sind begeistert, welch große Erleichterung die Technik bei der Erledigung monotoner Aufgaben darstellt“, erläutert Mack. ■

* Heidi Y. Reindl arbeitet bei der PR von Harsdorf GmbH in 80331 München. Weitere Infos: Evy Solutions GmbH, 50667 Köln, Tel. +49 221 95817641, info@evy-solutions.de

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