ERP Wie sich ein ERP-System in acht Wochen implementieren lässt

Autor / Redakteur: Christophe Vanackère / Claudia Otto

Ein Formel 1 Team funktioniert wie eine rollende Fabrik. Enterprise Resource Planning (ERP) ist dabei unerlässlich. Ein ERP-System unterstützt bei der Aufgabe, das Formel-1-Auto zusammenzubauen. Die Anforderungen an das System und die Implementierung sind ähnlich wie bei einem Mittelständler.

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Damit der Wagen des Marussia Formel 1 Teams über den Asphalt rasen kann, sind insgesamt 200 Mitarbeiter nötig.
Damit der Wagen des Marussia Formel 1 Teams über den Asphalt rasen kann, sind insgesamt 200 Mitarbeiter nötig.
(Bild: Sage Software GmbH)

Wenn Motorsportfans Formel 1 schauen, sehen sie zunächst nur einen Rennwagen, der über den Asphalt rast. Doch um diesen auf die Strecke zu bringen, bedarf es mehr, als viele vermuten. Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern steht zum Beispiel hinter den Boliden des Marussia F1 Teams. Dessen Bedürfnisse ähneln derer vieler Mittelständler. Buchhaltung, Controlling, Lagerlogistik und in kleinen Teilen auch eine Produktion sind Teil des englisch-russischen Rennstalls.

Um diese Aufgaben besser zu steuern, hat Marussia seit Herbst 2011 die kaufmännische Lösung Sage ERP X3 im Einsatz. Damit verwaltet das Unternehmen 9000 Teile, die von rund 1800 Lieferanten bereitgestellt werden. Jährlich wickelt es etwa 45.000 Bestellungen ab. Doch Kevin Lee, Betriebsleiter des Marussia F1 Teams, stellte Sage mit der Einführung vor eine Herausforderung: Zwischen der Entscheidung bis zur Inbetriebnahme lagen nur acht Wochen.

Straffe Zeitvorgaben seitens des Kunden

Gleich zu Beginn der Zusammenarbeit versprach Lee, dass er ein fordernder Kunde sei. Und dies bestätigten auch die Fristen, die er Sage für die Implementierung vorgab. Drei Anbieter waren Ende Juli 2011 bei der Entscheidungsfindung im Rennen. Marussia, mit Sitz in Banbury (Großbritannien), entschied sich für Sage mit dem Ziel, die Software am 20. Oktober 2011 einzusetzen.

Zwischen diesen beiden Terminen lag eine zweiwöchige Formel-1-Pause, in der laut Reglement des Formel-1-Dachverbands FIA keinerlei Aktivitäten durchgeführt werden durften. Damit blieben acht Wochen für die Einführung. Aufgrund der Kürze der Zeit, konnten keine Anpassungen vorgenommen werden. Doch auch später waren keine nötig. Auch heute noch arbeitet Lee mit einer Standardversion, die lediglich konfiguriert wurde.

Wilde Mischung an eigens erstellten Excel-Tabellen vorherrschend

Nicht nur die Kürze der Zeit, auch der Import der Daten war eine Herausforderung. Zwar hatte die Finanzabteilung bereits die ERP-Lösung Sage 200 im Einsatz. Aber in allen anderen Bereichen des Unternehmens gab es eine wilde Mischung an eigens erstellten Excel-Tabellen. Grund dafür war, dass das Marussia F1 Team rasant gewachsen ist. 2010 noch trat es unter dem Namen Virgin Racing ins Formel-1-Geschäft ein – mit 60 Mitarbeitern. 2011 beteiligte sich dann der russische Autohersteller Marussia, der das Team zunächst in Marussia Virgin Racing und 2012 in Marussia F1 Team umbenannte. Heute hat das Unternehmen 200 Mitarbeiter. Das schnelle Wachstum brachte es mit sich, dass das Unternehmen mit seiner bisherigen Arbeitsweise schnell an seine Grenzen stoß.

Wenn Kevin Lee vor zwei Jahren wissen wollte, wann ein Teil bestellt wurde, musste er erst die Rechnung einsehen. Dafür lief er dann rüber zur Buchhaltung, machte eine Kopie. Schließlich musste er anschließend im Lager nachfragen. Dort suchte er dann in einer Excel-Tabelle. Heute reicht das Eintippen der Teilenummer ins System. Sofort sieht Lee die Rechnung, die Bestellung und weiß, ob er es auf Lager hat.

Ein weiteres Beispiel belegt den Nutzen, den das ERP-System dem Unternehmen gebracht hat. Vor Sage ERP X3 musste die Warenannahme den Lieferschein kopieren und dann am Ende des Tages eine Kopie jedes Lieferscheins für erhaltene Waren zur Finanzabteilung bringen. Dort wurden dann die Papierkopien der Rechnungen den jeweils passenden Papierkopien von Lieferscheinen zugeordnet. Jetzt passiert das alles elektronisch auf dem Bildschirm. Heute können die Mitarbeiter auf alle Informationen zugreifen, ohne sich auch nur einen Zentimeter vom Schreibtisch wegbewegen zu müssen.

Vom Nürburgring bis nach Melbourne: Das ERP-System als Teil des Teams

Ein VPN-Zugang macht es zudem möglich, dass Nutzer von überall aus auf die immer aktuellen Daten zugreifen können. Davon profitiert nicht nur Kevin Lee, wenn er beispielsweise von zuhause aus arbeitet. Besonders wichtig ist es dem Team, welches er auch als Wanderzirkus bezeichnet. Und zwar ein Wanderzirkus von nicht zu unterschätzender Größe: 27 t Rennwagen, Ersatzteile und Ausrüstung sowie 65 Mitarbeiter sind während der Formel-1-Saison unterwegs. In diesem Kalenderjahr werden es 19 Rennen auf der ganzen Welt sein. Das ist eine enorme logistische Leistung für das Marussia F1 Team. Innerhalb des Systems nutzt es unterschiedliche Standorte. So können die Mitarbeiter sehen, welche Ersatzteile das Rennteam dabei hat und welche sich in der Hauptfabrik befinden.

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Auf Tour hat jeder Mitarbeiter seinen festgelegten Aufgabenbereich. Der Großteil der Tätigkeiten wird von Ingenieuren und Mechanikern ausgeführt. Sie bereiten den Wagen vor und optimieren ihn für das Rennen. Außerdem holen sie das Maximum aus jedem Teil des Wagens wie den Reifen sowie allem, was ihnen zum Tuning des Wagens für eine bestimmte Rennstrecke zur Verfügung steht, heraus. Auch das ERP-System mache hier seinen Job: Es sorgt dafür, die Lagerbestände, die von jeder Komponente verfügbar sind, aufzuzeichnen und den Verbrauch der Komponenten zu verfolgen. So können die Kollegen in Banbury das Team an der Rennstrecke unterstützen. Sie behalten die Bestände im Blick und können bei Bedarf neue bereitstellen.

Teile und Lieferanten können jetzt besser verwaltet werden

Das System unterstützt auch dabei, zu überprüfen, wie gut einzelne Teile sind. Durch den Einsatz der Qualitätskontrolle kann Marussia Lieferantenstatistiken dazu erstellen, wie viele ihrer Teile die Kontrolle bestanden haben, wie viele nicht konform waren und wie viele durch die Kontrolle gefallen sind und zurückgeschickt werden mussten.

Darüber hinaus will Marussia die Software dahingehend ausbauen, dass eine direkte Schnittstelle zu den Lieferanten besteht. Ebenfalls eine große Aufgabe: Immerhin hat Marussia 1747 Zulieferer. Diese sind auf 30 Länder verteilt, darunter Deutschland, Frankreich und Australien. Mit Sage ERP X3 verarbeitet das System bereits heute neun unterschiedliche Währungen – ein wichtiger Faktor für das international tätige Unternehmen. Und die Anforderungen werden steigen, denn das Marussia F1 Team plant, weiter zu wachsen. Und auch das ERP-System wächst mit. MM

* Christophe Vanackère ist Chief Operating Officer Sage ERP X3 bei der Sage Software GmbH in 60439 Frankfurt am Main, Tel. (0 69) 5 00 07 11 54

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