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Beschaffungsmanagement Zeitarbeit clever einkaufen

| Autor / Redakteur: Bernhard Höveler / Jürgen Schreier

Viele Unternehmen nutzen das Instrument Zeitarbeit, um im Personalbereich flexibel zu sein. Beim Einkauf von Zeitarbeit gehen sie aber häufig wenig strategisch vor. Entsprechend groß sind die Einsparpotenziale, die hier noch schlummern.

Personal flexibel vorhalten und einsetzen. Dies ist heute für viele Unternehmen eine Erfolgsvoraussetzung – gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten. Entsprechend boomt die Zeitarbeit.

In vielen Unternehmen erfolgt der Einkauf von Zeitarbeitskräften aber noch wenig systematisiert. Häufig leihen die Abteilungen und Bereiche Personal weitgehend ad hoc und unreguliert. Hierdurch entstehen Mehrkosten. Diese können durch ein Systematisieren und Optimieren der Beschaffung von Zeitarbeitskräften vermieden werden. Um dieses Ziel zu erreichen, sollte sich der Einkauf intensiv mit folgenden sechs Fragen befassen.

Frage 1: Was will der interne Kunde erreichen?

Zeitarbeitskräfte werden unter anderem engagiert

  • zur Reduktion der Personalkosten durch den Einsatz von kostengünstigerem Personal,
  • zum Steigern der Leistungsfähigkeit durch qualifizierte Zeitarbeitskräfte,
  • zur Flexibilisierung des Personalpools, um auf schwankende Auftragslagen besser reagieren zu können,
  • zur Vermeidung einer aufwendigen, kostenintensiven Suche nach geeignetem Personal und
  • zur Minderung des Arbeitgeberrisikos.

Die internen Kunden nach ihren Zielen zu befragen und den Einkaufsprozess entsprechend zu steuern, ist das Prinzip einer erfolgreichen Personalentleihung.

Angenommen das Ziel der internen Kunden lautet Kostenreduktion. Dann muss der Einkauf sicherstellen, dass die Zeitarbeitsagentur das Budget schonendes Personal anbietet. Das gilt es vertraglich zu fixieren. Meldet der interne Kunde hingegen einen Bedarf an hochqualifiziertem Personal, dann muss dieses zur Verfügung gestellt werden. Und der Vertrag mit der Zeitarbeitsagentur? Er sollte auch objektive Maßstäbe zur Kontrolle der angebotenen Qualifikationen enthalten.

Frage 2: Wie sieht das Kostengerüst des Entleihers aus?

Viele Einkäufer konzentrieren sich beim Drehen an der Kostenschraube ausschließlich auf den prozentualen Gewinnaufschlag der Verleiher. Dies ist ein Fehler! Denn die Agenturmarge beträgt – abhängig von der Qualifikation der Zeitarbeitskraft – nur 7 bis 20% der Gesamtkosten für eine geliehene Arbeitskraft. Wer allein die Gewinnmarge der Agentur senken will, optimiert somit nur einen kleinen Teil der Kosten.

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