SAP-Support Ausgelagerter SAP-Support setzt IT-Ressourcen frei

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Unternehmen wollen wachsen. Aber Wachstum und Entwicklung bringen auch Herausforderungen mit sich – zum Beispiel für die IT-Abteilung, die neben dem Tagesgeschäft immer wieder wichtige Sonderprojekte stemmen muss.

Die Schmersal-Unternehmensgruppe, internationaler Markt- und Kompetenzführer bei der Maschinensicherheit, profitiert von der fortschreitenden Automatisierung, denn damit wächst der Bedarf an Sicherheitstechnik. Maschinen und Anlagen werden komplexer, Roboter arbeiten immer häufiger direkt mit ihren menschlichen Kollegen zusammen und weltweit nimmt das Bewusstsein zu, dass funktionale Sicherheit und Arbeitsschutz wesentliche Faktoren auch für den betriebswirtschaftlichen Erfolg sind. Schmersal bietet das weltweit größte Programm an Sicherheitsschaltgeräten und -systemen für Maschinen, Anlagen und Aufzugtechnik. 1945 in Wuppertal gegründet, beschäftigt Schmersal heute rund 1850 Mitarbeiter in über 20 Ländern.

In den letzten zehn Jahren hat sich das Wachstum des Unternehmens noch einmal beschleunigt: 2008 wurde die Safety Control GmbH in Mühldorf übernommen, 2013 die Böhnke + Partner GmbH in Bergisch Gladbach. 2013 bis 2014 entstanden ein neuer Produktionsstandort in Indien, ein neues Logistikzentrum in Wuppertal und ein Gebäudekomplex mit erweiterten Produktions- und Lagerkapazitäten für den Produktionsstandort in China. 2016 gründete Schmersal den neuen Geschäftsbereich tec.nicum für Dienstleistungen und Ende 2017 eine Tochtergesellschaft in Japan.

Spannende Projekte für die IT-Abteilung

Dieses Wachstum stellt die IT des Unternehmens immer wieder vor Herausforderungen. Dazu zählen nicht nur die Anbindung neuer Standorte und die Einführung neuer Systeme und Funktionen. Auch das Tagesgeschäft will weiterhin bewältigt werden – von der Gewährleistung eines reibungslosen Betriebes von Applikationen und Netzwerken bis zur Unterstützung der Anwender an den Standorten.

Bis 2017 betreuten die zehn Mitarbeiter in der zentralen Abteilung „IT-Services“ in Wuppertal, unterstützt von einigen indischen Kollegen, sämtliche Systeme und Anwender der Unternehmensgruppe. Vor allem die SAP-Lösungen des Unternehmens banden einen großen Teil der IT-Ressourcen. Schmersal nutzt zahlreiche SAP-Produkte, unter anderem SAP ERP zur Steuerung der Geschäftsprozesse, die Lagerverwaltungssoftware SAP Extended Warehouse Management (EWM) oder SAP Netweaver Business Intelligence (BI, früher BW).

Durch die Rollouts der SAP-Software an weitere Standorte kommen neue Funktionen, aber auch neue Mitarbeiter auf die SAP-Systeme und lassen das Supportaufkommen steigen. Regelmäßig fallen Service-Tickets an, die jeden Monat durch den Support bearbeitet werden. Immer wieder werden Anpassungen nötig, um die komplexe Funktionalität der SAP-Systeme auszuschöpfen. Die nationalen und internationalen Standorte werden gezielt weiterentwickelt und benötigen neue Funktionalitäten. Und auch bei SAP selbst steht die Entwicklung nicht still – regelmäßig gilt es, neue Funktionen zu prüfen und gegebenenfalls umzusetzen.

Salt Solutions entlastet bei SAP AMS

Der strategische IT-Plan eines umfassenden internationalen SAP-Rollouts inklusive der Einführung von SAP EWM, ERP und HR in China 2018 wurde festgelegt. Das definierte Ziel war, Unterstützung bei Application Management, Services und Support (AMS) zu finden, sodass sich das IT-Kernteam von Schmersal auf die Projektarbeit fokussieren kann. Es sollten externe Experten gefunden werden, um die Schmersal-IT beim SAP-Support zu unterstützen und die für die Rollouts benötigten Kapazitäten freizusetzen.

Die Wahl fiel auf Salt Solutions. „Wir hatten mit Salt Solutions gerade erfolgreich einen Workshop zum Thema SAP EWM und Optimierungen im SAP-ERP-Modul Sales & Distribution realisiert“, erinnert sich Björn Jodat, Manager SAP im Application-Team bei Schmersal. „Der angenehme Kontakt, das umfangreiche Know-how der Salt-Berater und auch die breite Modulunterstützung haben uns überzeugt.“

Der Plan ging auf: Salt Solutions stellte Schmersal eine Mitarbeiterin zur Verfügung, die gemeinsam mit dem IT-Team vor Ort in Wuppertal einen Teil der Aufgaben des AMS und Support für SAP übernahm. Die Folge war eine deutliche Entlastung des Schmersal-IT-Teams beim Tagesgeschäft. Die Transition an das Support-Team von Salt Solutions in Würzburg wurde parallel zum Rollout in China gestartet.

Dort stehen mehr als 100 SAP- und ITIL-zertifizierte Mitarbeiter bereit, um die geschäftskritischen Prozesse ihrer Kunden abzusichern und die Anwender zu unterstützen – zu flexibel festgelegten Servicezeiten und bei Bedarf auch rund um die Uhr. Das Support-Angebot umfasst eine breite Auswahl von SAP-Lösungen und Modulen, darunter SAP ERP und S/4HANA mit diversen Modulen (unter anderem SD, MM, QM, PP, LE), EWM oder TM. Der reguläre Support wird – flexibel skalierbar bis 24/7 – auf Deutsch und Englisch angeboten, aber bei Bedarf ist Unterstützung auch in zahlreichen anderen Sprachen möglich.

„Salt Solutions hält uns den Rücken frei“

Zunächst übernahm Salt Solutions im Dezember 2017 die Betreuung der Module SAP ERP und EWM. Dazu gehören die Beantwortung von Supportanfragen der Anwender und die Lösung von Problemen, die Bereitstellung von komplexeren Auswertungen und die Durchführung von Change Requests im Customizing, zum Beispiel die Anlage neuer Arbeitsplätze in EWM. Ebenso wurde beispielsweise ein globales Template entwickelt, das die Pflege der diversen Preislisten der internationalen Verkaufsorganisationen deutlich erleichtert.

Weil dank der umfangreichen SAP-Expertise von Salt Solutions schnell eine spürbare Entlastung der IT-Abteilung eintrat, wurde der Support zügig ausgeweitet. Im Juni 2018 übernahm Salt auch den Support für SAP BW in Wuppertal. Weitere Standorte kamen hinzu: im Juni 2018 das Werk in Bergisch Gladbach, Ende 2018 dann auch der Standort in China.

„Mit den AMS-Services hält Salt Solutions uns den Rücken frei und erlaubt es uns, unsere IT-Kapazitäten für anspruchsvolle, geschäftskritische Projekte einzusetzen“, resümiert Björn Jodat. „Gleichzeitig hilft uns Salt Solutions dabei, unsere SAP-Systemlandschaft zu optimieren. Dabei profitieren wir sowohl vom SAP-Know-how als auch von der Logistikexpertise der Salt-Berater.“

Schnelle Hilfe bei Engpässen

Ein großer Vorteil: Weil Salt Solutions die SAP-Systemlandschaft von Schmersal inzwischen bestens kennt, kann das Salt-Team auch bei Engpässen in Großprojekten schnell einspringen. Zum Beispiel konnte Salt Solutions im November 2018 kurzfristig bei der Aufgabe einspringen, im Rahmen der SAP-Einführung in China Sonderpreise für chinesische Kunden so im System abzubilden, dass sie vom Kundenauftrag bis zur Fakturierung automatisch berücksichtigt werden – auch bei Intercompany-Verrechnungen.

Salt unterstützt Schmersal in Wuppertal zudem bei neuen Prozessen und Projekten und setzt hier gemeinsam mit Schmersal den Fokus auf eine Umsetzung nahe dem SAP-Standard. Dies ist neben der hohen Effizienz von Standardprozessen und der besseren Wartbarkeit auch im Hinblick auf anstehende SAP-Upgrades durchaus empfehlenswert und sinnvoll. Die Salt-Berater prüfen die entsprechenden Prozesse, sondieren die verfügbaren Optionen und bewerten Vor- und Nachteile einer Umstellung. Für die kommenden Herausforderungen plant Schmersal weiterhin fest mit der IT- und Logistikexpertise von Salt Solutions, insbesondere im Bereich EWM. ■

* Andrea Kleinhenz ist Teamleiterin AMS/Support bei der Salt Solutions GmbH in 97080 Würzburg, Tel. (09 31) 4 60 86 24 18, andrea.kleinhenz@salt-solutions.de

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