Transparenz durch E-Procurement-Plattformen Lieferengpässe: Gefahr erkannt, Gefahr gebannt

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Nach Corona können die Unternehmen in Deutschland mit einer kräftigen Erholung rechnen – vorausgesetzt, sie meistern die wachsenden Lieferengpässe. Moderne E-Procurement-Lösungen helfen ihnen dabei. Sie schaffen die nötige Transparenz, um drohende Risiken frühzeitig zu erkennen und rasch abzuwenden oder zu kompensieren.

Nach einer Umfrage des Ifo-Instituts berichten derzeit fast 50 Prozent der deutschen Industriefirmen von Nachschubproblemen bei Rohstoffen und Vorprodukten. Sie klagen über steigende Warenpreise und werden schlimmstenfalls bestehenden Lieferverpflichtungen nicht gerecht.

Bündel an Auslösern identifiziert

Dabei ist die Covid-19-Pandemie nur eines von zahlreichen aktuellen Ereignissen, die zu unsicheren Versorgungslagen führen. Auch die Suez-Blockade und die Embargos verschiedener Länder stellen die Endproduktehersteller auf die Probe. Hinzu kommen strukturelle Probleme des Weltmarkts, wie die mangelnde Verfügbarkeit wichtiger Rohstoffe. Ein Beispiel ist das Alkalimetall Lithium, das für die Akkus von Notebooks und Handys und verstärkt auch für Batterien in der boomenden Elektromobilität benötigt wird.

Nicht zu vergessen sind die operativen Probleme, unter denen viele Unternehmen in der Zusammenarbeit mit Lieferanten leiden. Lassen Liefergeschwindigkeit und Lieferqualität eines Handelspartners zu wünschen übrig, kann dies ein einkaufendes Unternehmen rasch in Schwierigkeiten bringen.

Zeitnaher Überblick erforderlich

Ob strukturelle oder operative Handicaps in der Lieferkette: Wer Lieferengpässen wirksam entgegenwirken will, muss einen zeitnahen Überblick haben – nicht nur über das eigene Unternehmen, sondern auch über sämtliche bestehenden Lieferantenbeziehungen und Kundenverpflichtungen sowie über die globalen Beschaffungsmärkte. Diese Transparenz lässt sich mit zentralen E-Procurement-Plattformen erreichen, die allen Beteiligten die Möglichkeit zur strukturierten elektronischen Zusammenarbeit bieten. Die Basis bilden (Fast-)Echtzeitdaten, die in strukturierten Geschäftsdokumenten – zum Beispiel für Bestellungen und Lieferavise – vorliegen.

Zusätzlich empfiehlt sich der Einsatz moderner Analyse-Tools, wie multidimensionale Data Cubes (Datenwürfel). Damit lassen sich alle wichtigen Daten aus der externen Lieferkette und der internen Produktions- und Absatzplanung aggregieren sowie aus verschiedenen Perspektiven untersuchen und auswerten. Die Einkäufer erhalten Einblick in drohende Lieferrisiken und in die vorhandenen Optionen, um diese möglichst schnell abzuwenden oder auszugleichen. Falls nötig, können sie zeitnah korrigierend in die Prozessabläufe eingreifen.

Rechtzeitig Korrekturmaßnahmen einleiten

Ein aktuelles Beispiel liefert der havarierte Containerfrachter „Ever Given“, der tagelang den Suezkanal blockierte. Mithilfe moderner E-Procurement-Plattformen konnten die Endproduktehersteller die Informationen über den Fortschritt der Bergungsarbeiten laufend mit den relevanten Daten aus Einkauf, Produktions- und Absatzplanung sowie Vertrieb abgleichen. Zeichnete sich dabei ab, dass auch eigene Warenbestellungen und Lieferverpflichtungen von der Suez-Blockade beeinträchtigt werden könnten, empfahl sich die Suche nach alternativen Bezugsquellen. Auch dafür stehen innovative Lösungen, wie Scoutbee, zur Verfügung, die Marktinformationen für eine flexible Lieferantenauswahl liefern.

Doch können verspätete oder nicht zugestellte Warensendungen auch von einem Lieferanten selbst verschuldet werden. Kommt es zu operativen Problemen in der Zusammenarbeit, sollten die Unternehmen die Informationen analysieren, die über den Zulieferer im Beschaffungssystem gespeichert sind. Stellt sich dabei heraus, dass er es mit der Liefertreue generell nicht so genau nimmt, sollten Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden. Schlimmstenfalls ist die Zusammenarbeit komplett zu beenden.

Für Fälle wie diesen kann eine Multisourcing-Strategie von Vorteil sein, da sie direkte Ausweichmöglichkeiten bietet. Andere Unternehmen wiederum bevorzugen eine Bevorratung der benötigten Waren, auch wenn zum Teil hohe Opportunitätskosten für die Lagerhaltung damit verbunden sind.

Plattform muss Einkaufsanforderungen genügen

Bei der Auswahl zentraler E-Procurement-Plattformen sollten die Unternehmen darauf achten, dass diese lokal genutzt werden können und vier wesentlichen Anforderungen des Einkaufs genügen:

• Nachhaltigkeit: Unterstützung ökologischer und sozialer Aspekte bei der Lieferantenauswahl, zum Beispiel CO₂-Senkung, Zero Waste oder Go-Green-Initiativen;

• Flexibilität: flexible Versorgung mit Gütern auf Basis von Echtzeit-Einkaufsdaten, um zeitnah auf Risiken reagieren und in laufende Prozesse eingreifen zu können (zum Beispiel flexible Sourcing, Enhanced Sourcing & Contracting);

• Effizienz: effiziente Abbildung der Beschaffungsprozesse mit dem Ziel, die Prozesskosten zu reduzieren und Einsparpotenziale umzusetzen, etwa durch Lieferantenpools;

• Benutzerfokussierung: einfache und intuitive Navigation für eine hohe Benutzerfreundlichkeit.

Ganzheitlicher Ansatz mit SAP

Mit SAP S/4HANA for Central Procurement (CP) können SAP-basierte Einkaufsorganisationen ein (cloudbasiertes) System nutzen, das die Zentralisierung der Einkaufsfunktionen und -prozesse über mehrere ERP-Systeme hinweg unterstützt und die genannten Anforderungen erfüllt.

In Verbindung mit SAP Ariba Supply Chain Collaboration (SCC) und SAP Analytics Cloud (SAC) stellt CP den Unternehmen zeitnah die Informationen bereit, die sie zur schnellen Identifizierung von Lieferrisiken brauchen. Zur optimalen Ausrichtung der strategischen und operativen Einkaufsfunktionen empfiehlt es sich, zusätzlich das neue SAP-Business-Partner-Netzwerk zu nutzen.

Für eine ideale IT-Systemarchitektur sollte SAP S/4HANA CP auf einem oder mehreren Digital Cores (ERP-Systeme) aufgesetzt werden. Damit lassen sich globale Einkaufsprozesse definieren und lokal ausführen. Zentrale Rahmenverträge können lokal genutzt und kontinuierlich auf ihre Ausschöpfung hin zentral kontrolliert werden. Darüber hinaus gewährleistet der Anschluss an das weltweit größte Business & Community Collaboration Network von SAP eine nahtlose Verbindung der unternehmensinternen Informationen mit dem externen Markt nahezu in Echtzeit.

* Axel von Kleist ist Partner Automotive/DMI bei der Apsolut Group in 33604 Bielefeld, Tel. (05 21) 16 39 09-0, info@ap-solut.com

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