Human Resources Personaleinsatzplanung flexibilisieren

Autor / Redakteur: Max Neff / Dipl.-Betriebswirt (FH) Bernd Maienschein

Bedarfsorientierte Arbeitszeiten schaffen Spielraum für Unternehmen und Mitarbeiter. Der nachfolgende Beitrag zeigt auf, wie Logistiker mithilfe von digitalen Planungs- und Beratungswerkzeugen die Disposition ihres Personals flexibilisieren können.

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Planungssicherheit ist das A und O – das gilt insbesondere in der Logistik und dort ganz besonders bei der Personaleinsatzplanung.
Planungssicherheit ist das A und O – das gilt insbesondere in der Logistik und dort ganz besonders bei der Personaleinsatzplanung.
(Bild: Atoss)

Die Lager- und Transportlogistik war und ist von der Volatilität während der Coronakrise stark betroffen. Am meisten litten die Unternehmen unter fehlender Planungssicherheit, wie eine aktuelle Studie der Bundesvereinigung Logistik (BVL) zeigt. Digitale Planungs- und Beratungswerkzeuge, zum Beispiel digitale Zwillinge von Lieferketten, helfen ihnen dabei, schwankende Waren- und Umschlagmengen flexibel und kostenoptimiert zu bewältigen. Insbesondere in der Konsumgüterlogistik ist das Einhalten von Lieferfristen stark von einer am tatsächlichen Personalbedarf orientierten Schichtplanung abhängig. Mit einer Workforce-Management-Software kann man Personalbedarfe anhand von Auftragsdaten genau prognostizieren und die Einsatzplanung synchron dazu erstellen. Das Durchspielen verschiedener Szenarien verleiht Logistikern zusätzliche Agilität rund um die Arbeitszeit.

Minutengenauer Personalbedarf als Planungsbasis

Logistikbetriebe leiten ihren Personalbedarf häufig von Vorprozessen oder Absatzmengen ab. Die Berechnung erfolgt auf Basis von Bedarfstreibern, wie bekannten Logistikmengen oder fixierten Minimal- oder Maximalbesetzungen. Diese Zahlen dienen als Grundlage für eine mengenbasierte Bedarfsplanung in einem definierten Zeitintervall. Sind Vorprozesse oder Mengen nicht bekannt, erfolgt eine analytisch-statistische Prognose anhand von Vergangenheitsdaten. Je besser die zu analysierende Datengrundlage ist, desto genauer kann der Personalbedarf für die Zukunft ermittelt werden.

Mit dem digitalen Workforce-Management gewinnt Rhenus Contract Logistics Netherlands mehr Transparenz über alle Standorte und kann flexibel agieren.
Mit dem digitalen Workforce-Management gewinnt Rhenus Contract Logistics Netherlands mehr Transparenz über alle Standorte und kann flexibel agieren.
(Bild: Studio van Assendelft)

Arbeitsplatz und Qualifikation verplanen

Auf Basis des ermittelten Personalbedarfs entsteht die Personaleinsatzplanung oder Schichtplanung. Eine Software für Workforce-Management disponiert die erforderliche Anzahl der Mitarbeitenden innerhalb eines Zeitintervalls auf einen Arbeitsplatz und berücksichtigt dabei Qualifikationen und tagesaktuelle Zeitsalden. Spezifische Arbeitsplatzanforderungen, zum Beispiel Picker, Gabelstaplerfahrer oder Brandschutzbeauftragte, können mit einem integrierten Qualifikationsmanagement verwaltet und disponiert werden. Das System warnt rechtzeitig, wenn Zertifikate abzulaufen drohen oder notwendiges Fachwissen zur Ausübung einer Aufgabe fehlt. Im Idealfall bietet die Software Unterstützung mit Vorschlägen, um benötigte und vorhandene Qualifikationen in Einklang zu bringen. Nehmen Fachkräfte Weiterbildungen wahr, sind sie zu diesem Zeitpunkt im Dienstplan als abwesend gemeldet. Die erneuerten Qualifikationen sind automatisch wieder sichtbar und können verplant werden.

Normalarbeitszeiten optimal nutzen

Ist die Software für Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft voll integriert, hat der Planer Zeitkonten, Qualifikationen und Abwesenheiten seines Teams in Echtzeit im Blick. In seinem Planungscockpit sieht er genau, ob die für die Tagesplanung benötigten Kapazitäten vorhanden sind. So kann er zum Beispiel bei drohender Cut-off Time kurzfristig reagieren. Mitarbeiterbezogene Informationen sowie Gesetze, Tarife, Betriebsvereinbarungen, anfallende Zuschläge und Mindest- beziehungsweise Maximalbesetzungen fließen in die digitale Disposition ein. Darauf aufbauend erstellt die Software einen regelkonformen, optimierten Planvorschlag, welcher alle definierten Kriterien berücksichtigt. Die Möglichkeit, an einzelnen Standorten bereichsübergreifend oder über Standorte hinweg „auf Knopfdruck“ zu disponieren, führt in vielen Fällen zu signifikant weniger Überstunden. Durch die Simulation und Bewertung verschiedener Einsatzszenarien steigt die Qualität der Planung zusätzlich. Da das System Zeitwirtschaftsdaten berücksichtigt, entsteht außerdem eine hohe Kostentransparenz.

Individuelle Lebensphasen berücksichtigen

Eine digitale Schichtplanung kommt auch den Wünschen der Mitarbeitenden an ihre Arbeitszeit entgegen. Kurz- und Langzeit-Arbeitszeitkonten ermöglichen es Unternehmen, die unterschiedlichen Lebensphasen ihrer Belegschaft abzubilden. Je nach Lebensabschnitt – etwa Berufseinstieg, Familiengründung, fortgeschrittenes Erwerbsalter oder auch Pflege von Angehörigen – gewichten Arbeitnehmer die Faktoren Zeit und Geld unterschiedlich. In jungen Jahren verkraften sie Vollzeit mit Nachtschichten besser, gegen Ende ihres Berufslebens können sie eventuell altersgerechte Schichtmodelle nutzen, die eine geringere Leistungsfähigkeit und körperliche Einschränkungen berücksichtigen. Einige Maßnahmen für mehr Mitarbeiterorientierung sind:

  • Freischichten: Um die Erholungswirkung zu optimieren, können Freischichten in eine fünfte Schichtgruppe zusammengefasst werden.
  • Wahlarbeitszeiten: Mitarbeiter reduzieren freiwillig ihr wöchentliches Arbeitsvolumen, was durch eine definierte Anzahl an Ausgleichsschichten pro Jahr kompensiert werden kann.
  • Wunschdienstpläne und Tauschbörsen: Über intuitive Self Services können Mitarbeiter ihre Schichten einsehen, Arbeitszeitwünsche äußern, Fahrgemeinschaften bilden oder selbstständig Schichten tauschen.

Genaue Forecasts sind die Grundlage für eine optimierte Planung und schaffen Spielraum zur Kompensation von Über- und Unterdeckung. Zudem werden die Teams frühzeitig über Zusatzschichten und Schichtabsagen informiert. Das erlaubt es den Mitarbeitenden, ihren Arbeitsalltag zuverlässiger zu planen und besser mit dem Privatleben in Einklang zu bringen. ■

Ergänzendes zum Thema
Best Practice
Digitale Schichtplanung in der Logistik

Senator International ist ein inhabergeführtes Logistikunternehmen mit weltweit 65 Niederlassungen und Hauptsitz in Hamburg. 1.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erbringen maßgeschneiderte Transportdienstleistungen in den Kernkompetenzen Luft- und Seefracht, Verpackung und Logistics. In Deutschland werden 700 Mitarbeitende mit einer integrierten Workforce-Management-Software in zeitwirtschaftliche Prozesse eingebunden. Gleichzeitig soll die Schichtplanung von rund 100 Logistikfachkräften bedarfs- und mitarbeiterorientiert erfolgen. Gesetzliche und tarifliche Regularien fließen ebenso wie Qualifikationen, Zeit- und Urlaubssalden, Verfügbarkeiten und Arbeitszeitwünsche in den digitalen Dienstplan ein. Neben den Softwaremodulen Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und Qualifikationsmanagement kommt die mobile Arbeitszeiterfassung per App zum Einsatz. Rund 600 Disponenten und das Management nutzen die intuitiven Self Services für Informationen und Transaktionen rund um ihr Arbeitszeitkonto.

* Max Neff ist Team Lead Retail & Logistics bei der Atoss Software AG in 81671 München, Tel. +49 89 42771-0, internet@atoss.com

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