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Software Ab 2025 sind Word und Excel für die Rechnungsstellung passé

Von Dipl.-Betriebswirt (FH) Bernd Maienschein 1 min Lesedauer

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Buhl DATA Service GmbH
ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG
Unitechnik Systems GmbH
FIS Informationssysteme und Consulting GmbH

Es sickert so langsam durch: Ab dem 1. Januar gibt es die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in einem strukturierten Format. Mit Zustimmung des Empfängers sind im Rahmen einer Übergangsregelung bis Ende 2025 aber noch eine Papierrechnung und nicht-standardisierte elektronische Rechnungen erlaubt.

Die Software-as-a-Service-Lösung „WISO MeinBüro“ kann als Web- oder Desktop-Version den Arbeitsalltag von kleinen Unternehmen erleichtern.(Bild: Wiso)
Die Software-as-a-Service-Lösung „WISO MeinBüro“ kann als Web- oder Desktop-Version den Arbeitsalltag von kleinen Unternehmen erleichtern.
(Bild: Wiso)

Die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bietet zahlreiche Vorteile. Einer der größten ist die Kostenersparnis, da weniger Geld für Papier, Druck, Porto und Lagerung ausgegeben werden muss. Zudem verringert sich der Bedarf an manuellen Eingriffen und Arbeitsaufwand, was ebenfalls Kosten spart. Die Effizienz wird gesteigert, da Rechnungen schneller verarbeitet und Zahlungen schneller abgewickelt werden können, dank der automatisierten Datenübertragung und Buchhaltung. Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung von Fehlern, da manuelle Eingabefehler minimiert werden und klare, standardisierte Formate verwendet werden. Zudem ist die E-Rechnung umweltfreundlicher, da sie den Papierverbrauch senkt und somit einen Beitrag zur Nachhaltigkeit und zum Umweltbewusstsein leistet. Mit „WISO MeinBüro“ aus der Softwareschmiede Buhl Data, eine umfassende Software-as-a-Service-(SaaS-)Lösung für rechtskonforma Rechnungen, ist „die Kuh vom Eis“, was die Erfüllung der Rechnungspflicht anbelangt.

Um die Umstellung auf E-Rechnungen im operativen und strategischen Einkauf erfolgreich zu bewältigen, bietet ,WISO MeinBüro‘ umfassende Lösungen an.

Fin Glowick, Chief Revenue Officer Buhl Data Service

Was ist jetzt aber neu an der elektronischen Rechnung? Um als E-Rechnung anerkannt zu werden, muss das Dokument künftig folgende Pflichtangaben enthalten: den vollständigen Namen, die Anschrift sowohl des Ausstellers als auch des Empfängers der Rechnung, das Datum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der gelieferten Ware (beziehungsweise der erbrachten Dienstleistung), den Betrag sowie den Umsatzsteuersatz, der zur Anwendung kommt.

Das kommt dazu:

Hinzu kommen neue Pflichtangaben, wie etwa die explizite Angabe der Rechnungsart sowie die Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Zusätzlich müssen die E-Rechnungen einem spezifischen technischen Format entsprechen – der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931). Einfache Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme wie Word oder Excel reichen hierfür nicht aus, weshalb der Einsatz einer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware notwendig ist.

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