AES-Verfahren zügig umsetzen

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DAKOSY Datenkommunikations- system AG

Nun stehen die Unternehmen vor der Aufgabe: Wie kann AES in die bestehende Organisation und IT-Anwendungslandschaft integriert werden? Welche Prozesse müssen angepasst werden? Kann der vorgelagerte Datenfluss direkt in die Zollabwicklung einfließen? Erreichen wir letztlich sogar einen Effizienzgewinn bei gleichzeitiger Kostenersparnis?

Prozess- und Datenflow muss vollständig ermittelt werden

Die Komplexität der Thematik liegt in den Details. Die Auswahl des geeigneten Dienstleisters ist dabei nur eine Facette. Aus einer Liste von etwa 80 Softwareanbietern (www.zoll.de) deutschlandweit ist der geeignete Anbieter für das eigene Haus auszuwählen. Softwarehäuser wie die Dakosy AG bieten ein umfangreiches Lösungsportfolio für beide Stufen von AES an. Die Anforderungen, die von den Kunden an die Software-Dienstleister gestellt werden, sind enorm.

Dakosy führt viele Workshops mit seinen Kunden durch, in denen – noch vor Auftragserteilung — ermittelt wird, wie AES optimal und effizient in die bestehenden Strukturen integriert werden kann. Dabei ist immer wieder festzustellen, dass die Menge an Einzelfragen und die Zusammenhänge unterschätzt werden. Letztlich muss der gesamte Prozess- und Datenflow — unter Einbeziehung der Zollabwicklung und der Ablaufprozesse bei den direkten Geschäftspartnern — ermittelt werden, bevor man den passenden Lösungsweg definieren kann.

Korrekte Stammdaten sind das A & O

Andre Cohrs von der Medion AG bestätigt diese Aussage: „Wir haben die Umstellung auf AES vollkommen unterschätzt. Unser Unternehmen bearbeitet jeden Monat ein großes Exportvolumen. Daher stand für uns fest, dass wir das Zollverfahren in unser SAP-System integrieren, damit wir auf einer einheitlichen Oberfläche ohne doppelte Datenerfassung die gesamte Auftragsabwicklung vornehmen können. Welche Besonderheiten dabei zu beachten sind, wurde erst in den Workshops, die wir gemeinsam mit Dakosy durchgeführt haben, ersichtlich. Weitere zeitintensive Details wurden erst in der Umstellungsphase erkannt. Unterschätzt haben wir zum Beispiel, wie wichtig korrekte Stammdaten sind. Nehmen wir das Beispiel ‚tarifgerechte Warenbeschreibung‘.

Früher wurden die Informationen manuell eingetragen und dem Zoll eingereicht. Zahlendreher oder leicht abgeänderte Warenbeschreibungen waren für die Zöllner in der Regel kein Kriterium für eine Rückweisung. Bei dem elektronischen Verfahren ist das natürlich undenkbar.“ Bei der Medion AG ist man froh, dass die Umstellung bereits vollzogen wurde, denn nun bleibt noch ausreichend Zeit, das neue Verfahren zu testen und gegebenenfalls Verbesserungen vorzunehmen.

Ingo Küster ist Prokurist und Hauptabteilungsleiter Zoll bei der Dakosy AG in 20457 Hamburg.

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