Flottenmanagement macht die Komplexität überschaubar

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.htm Dr. Dieter Hoffmann PR für Know-how-Unternehmen

Die verschiedenen Bereiche, die es zu beachten gilt, zeigen, wie vielfältig die Anforderungen an ein Flottenmanagement sind. Die Software sollte über Grundfunktionalitäten verfügen, wie Statusanzeigen, Zuweisungen von Flurförderzeugen zu Fahrern, Wartungs- und Unfallüberwachung. Hinzu kommen konfigurierbare Erinnerungen und Alarme, Dokumentationen und Historien. Von fundamentaler Bedeutung sind anpassbare Berichte etwa zu Bedarfsermittlung und Ressourceneinsatz – Auslastungsreports offenbaren kostenintensive Überkapazitäten und Engpässe.

Auch Reporting ist ein Prozess, deshalb sollten die Daten integrierbar in andere Systeme sein und flexible Auswertungs- und Anzeigearten sowie Ausbaumöglichkeiten bieten.

Ein wichtiger Punkt ist die Zukunftsfähigkeit. Eine offene, webbasierte Lösung ist nicht nur einfach konfigurierbar, sondern auch auf unterschiedlichen Endgeräten nutzbar. Besonders bei der Hardware ist in den nächsten Jahren mit manchen Neuerungen zu rechnen.

Webbasierte Lösungen laufen auf unterschiedlichen Endgeräten

Manche Programme bieten nicht nur die Möglichkeit, durch Einsatz- und Fahrtenüberwachung die Betriebskosten zu senken, sondern durch Kommunikation der Fahrzeuge mit den Servicetechnikern auch den Wartungs- und Reparaturaufwand zu optimieren. Ebenso sollte die Möglichkeit bestehen, Kostenstrukturen unter individuellen Anforderungen zu ermitteln, um Kostentreiber zu identifizieren.

Ein genauer Blick empfiehlt sich auch bei den angebotenen Dienstleistungen. Diese erstrecken sich von der einfachen Wartung bis hin zum Full-Service-Vertrag. Ein solcher kann nicht nur wegen des Freiwerdens von Investitionskapital und der kalkulierbaren Fuhrparkkosten Vorteile bringen. So bieten derartige Verträge oft eine Alternative, wenn für den Fuhrpark oder Teile davon eine hohe Verfügbarkeit garantiert werden soll. Auch die Dienstleistungen sind, ausgehend von den individuellen Anforderungen, zu vergleichen und zu bewerten. Durch sogenannte „Unfallrekorder“ lassen sich beispielsweise auch Beschädigungen durch Anfahren deutlich reduzieren. Manche Anbieter offerieren den Kunden mittels Software-Portalen eine bisher ungekannte Transparenz. So sind auf Mausklick aktuelle Informationen zum ganzen Fuhrpark wie zu einzelnen Fahrzeugen verfügbar, von Wartung und Reparatur über Techniker bis hin zu Betriebsstunden, Nutzungsanalysen und Kosten.

Das Lastenheft wird zur Vorauswahl der Anbieter eingesetzt. Grundsätzlich stehen drei Auswahlverfahren zur Verfügung. Eine Ausschreibung bedeutet einen hohen Arbeitsaufwand, bringt aber zuverlässige Ergebnisse. Anfragen bei bestimmten Anbietern verringern die Mühe für die Bearbeitung, ergeben jedoch Resultate auf einer schmaleren Grundlage und eine erhöhte Gefahr von Fehlern. Die Auswahl durch einen Berater verringert die interne Belastung und erhöht den finanziellen Aufwand.

Zur Rangliste kommen weitere ausschlaggebende Kriterien hinzu

Am Ende des Auswahlverfahrens liegt eine Rang- beziehungsweise Punkteliste der Anbieter vor, welche die Kriterien am besten erfüllen. Hier sind weitere Aspekte nützlich, die sich auf die ausgewählten Unternehmen beziehen. Dazu zählen Zukunftssicherheit, Solidität, Referenzprojekte, Verbreitung und weitere Dienstleistungen wie Support, Schulung und Training. Es ist sinnvoll, die enge Auswahl auf etwa drei Anbieter zu beschränken. Mit diesen Unternehmen sollte ein Referenzbesuch bei Kunden aus einer vergleichbaren Branche vereinbart werden, darüber hinaus eine Präsentation der Software beziehungsweise Gesamtlösung. Gegebenenfalls dient ein zweiter Termin der Vertiefung, wobei unternehmensspezifische Aufgabenstellungen durchgegangen werden können. Auch der menschliche Faktor spielt eine Rolle, denn mit dem bestgeeigneten Anbieter ist nicht nur ein Projekt zu verwirklichen, sondern je nach weiteren Dienstleistungen eine jahrelange Zusammenarbeit zu gestalten.

Nach Abschluss der Auswahl ist neben Vertragsfragen vor allem die Feinarbeit am Pflichtenheft von großer Bedeutung. Aus dem Lastenheft hervorgehend, werden Details wie etwa Abläufe bis hin zu einzelnen Prozessschritten festgelegt. Dies geschieht gemeinsam, ebenso wie die Abnahme und Unterzeichnung am Schluss. Mit dem von allen Beteiligten als Projektbasis angenommenen Pflichtenheft wird eine klare Grundlage für eine erfolgreiche Einführung und eine gute Zusammenarbeit gelegt.

* Dr. Dieter Hoffmann ist freier Journalist in 55118 Mainz; weitere Informationen bei der Still GmbH in 22113 Hamburg

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