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Transportkosten

Genaue Analyse senkt die Frachtkosten

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Einsparpotenziale ermitteln durch fundierte Analysen

Sollen realistische Einsparpotenziale ermittelt werden, reicht das Nebeneinanderlegen verschiedener Tariftableaus nicht aus. Eine fundierte Analyse der Transportkosten muss auf Sendungsebene erfolgen, sonst vergleicht man Äpfel mit Birnen – allzu einfache Marktvergleiche sind daher kritsch zu sehen. Im Rahmen der Transportkostenanalyse bei Ista überprüften die Berater von HDS eine Vielzahl von Frachtrechnungen, die einen Zeitraum von sechs Monaten umfassten. Aus Sicht der Berater ist insbesondere das Zusammenspiel von Preisen und Strukturen wichtig. Untersucht wurden die abgerechneten Preise, die Verkehrsträger, die logistischen Prozesse wie Rampensituationen, Zeiten der Warenausgabe und -annahme, die Anforderungen an die Sendungslaufzeiten sowie die zeitlichen Abläufe bei der Be- und Entladung. Im Bereich der Luft- und Seefrachten hatten Spielräume bei den Laufzeiten einen noch größeren Einfluss auf die Preisgestaltung. Thema waren auch die aktuellen Warenströme, deren unterschiedliches Frachtvolumen sowie die oft pauschalierten Nebenkosten, Maut- und Dieselzuschläge.

Der Dienstleister untersuchte Sendung für Sendung auf die korrekte Abrechnung und verglich die Preise mit aktuellen marktkonformen Konditionen. Für jede Sendung ermittelten die Mitarbeiter anhand der tatsächlichen Strukturen mögliche Abweichungen zu Wettbewerbspreisen. Zusätzlich wurden die Auswirkungen von Strukturveränderungen simuliert. Das Ergebnis: Durch die über viele Jahre kontinuierlich veränderten Warenströme bestand ein erhebliches Kostensenkungspotenzial.

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Neue Verträge mit zweistelligen Kostensenkungen

Das anvisierte Einsparungspotenzial sollte durch neue Verträge zu marktgerechten Preisen realisiert werden. Ausgangspunkt war eine breite Ausschreibung an fünf Anbieter im Paketbereich, 20 Frachtunternehmen im Stückgutbereich und zehn Spediteure für See- und Luftfrachten. HDS bereitete die Ausschreibung vor und entwickelte mit Ista zusammen ein 39 Seiten umfassendes Lastenheft mit allen Anforderungen an die Abhol- und Zustellzeiten, Laufzeiten bis hin zu den Anforderungen an die Fahrer. Die Berater prüften dann die abgegebenen Angebote auf Vollständigkeit und korrekte Berechnung. Von etlichen Anbietern mussten fehlende Informationen wie Mauttabellen oder Dieselfloater-Vereinbarungen nachgefordert werden. Daraufhin verglichen die Berater jedes Angebot mit den vorhandenen Datensätzen von Ista, erstellt aus den tatsächlichen Sendungen. Als Ergebnis erhielt Ista überprüfte, gewichtete und vergleichbare Angebote, aufgelistet in einer Rangreihe.

Um eine möglichst große Transparenz der Ausschreibung zu gewährleisten, stellten die Berater den fünf besten Anbietern einen Marktvergleich für alle Bereiche ihres Angebots mit einer detaillierten Abweichungsanalyse zur Verfügung. Diese und weitere Details wurden in einem von HDS moderierten persönlichen Gespräch zwischen den Entscheidern von Ista und den Anbietern nochmals besprochen. Für den Abschluss erstellten die Berater ein Bewertungsmodell nach Punkten, in dem neben dem Preis auch Aspekte wie Zuverlässigkeit, Auftreten, Marktdurchdringung und weitere Anforderungen aus dem Tagesgeschäft berücksichtigt wurden. Mit diesen Informationen entschied sich Ista für den optimalen Anbieter und konnte im Ergebnis die Gesamtausgaben im Frachtkostenbereich um einen erheblichen Prozentsatz senken.

Permanente Überwachung der Transportkosten

Ista hatte eine für alle Beteiligten transparente Ausschreibung mit den für seine Anforderungen am besten passenden Anbietern. HDS hat den gesamten Prozess vorbereitet, begleitet und durch die sehr gute Marktkenntnis die optimalen Kandidaten an den Tisch geholt, wie die Ista-Verantwortlichen bestätigen.

In der dritten Phase der Transportkostenanalyse überwacht HDS die neu vereinbarte Preisgestaltung, prüft dazu alle Frachtrechnungen und analysiert laufend die Entwicklung der Marktkonditionen. Kommt es bei den Rechnungen zu Abweichungen, übernehmen die Berater die Reklamationsabwicklung gegenüber den Spediteuren. Für jede Rechnung wird die tatsächliche Einsparung ermittelt und parallel werden alle Veränderungen bei den Warenströmen registriert und bewertet.

Ista erhält im Rahmen eines laufenden Benchmarkings für jedes Quartal aktuelle Logistikkennziffern. Der 20-seitige Periodenvergleich liefert Daten über die tatsächlichen Logistikkosten auf Sendungsebene, dokumentiert die Sendungsverteilung in unterschiedliche PLZ-Bereiche, beschreibt die Laufleistungen, stellt Entfernungs- und Gewichtsstrukturen dar und nennt Daten und Fakten zu den Logistikprozessen. Verändern sich die Transporte bei den Stückgrößen, bei den Mengen oder nach Ländern, kann das großen Einfluss auf die Preisgestaltung haben. Anhand der Kennzahlen und Grafiken wird beispielsweise anschaulich, wie sich die Warenströme in einzelnen Ländern von Quartal zu Quartal verändert haben oder welchen Einfluss zunehmend kleinere und leichtere Produkte auf die Transportkosten und Kalkulationen haben. Die Kennziffern werden von den Beratern vorgestellt, interpretiert und Veränderungen besprochen.

Bessere Qualität bei geringeren Kosten

Die Kosten-Nutzen-Betrachtung der externen Transportkostenanalyse stellt sich für Ista sehr positiv dar. Das Unternehmen hat einen relativ geringen Aufwand bei recht hohen Einsparungen. Alle Rechnungen werden bei HDS durch automatisierte Prozesse vollumfänglich geprüft und die Aufbereitung der Daten wird komplett übernommen. Für Ista ist die Zusammenarbeit eine Win-win-Situation: Durch die Ausschreibung der Frachten konnten die Tarife optimiert, die Qualität der Frachtabwicklung noch verbessert und erhebliche Frachtkosteneinsparungen erreicht werden. Daran ist HDS mit einem Erfolgsanteil beteiligt. MM

* René Fromme ist Geschäftsführer bei der HDS International Group in 38100 Braunschweig, Tel. (05 31) 2 88 75-0, info@hds-consulting.com

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