So werden aus Papierstapeln automatisierte Dokumente

Digitalisierung So werden aus Papierstapeln automatisierte Dokumente

19.04.2024 Von Dipl.-Betriebswirt (FH) Bernd Maienschein 1 min Lesedauer

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Ein herstellerunabhängiger App-Strore für Multifunktionsgeräte will Exapture sein. Das 2003 in Berlin gegründete Unternehmen entwickelt und vertreibt Lösungen zur Digitalisierung von Daten auf Papier. Multifunktionsgeräte beim Kunden werden genutzt und mit individuell angepasster Software ergänzt.

Ein Knopfdruck und das Dokument ist gesannt. Das bedeutet: Mit entsprechender Software-Ergänzung steht es ab jetzt den digitalen Prozessen der Logistik zur Verfügung.(Bild: Exapture) — Ein Knopfdruck und das Dokument ist gesannt. Das bedeutet: Mit entsprechender Software-Ergänzung steht es ab jetzt den digitalen Prozessen der Logistik zur Verfügung.
(Bild: Exapture)

Die Effektivität in Unternehmen kann auf vielfältige Weise gesteigert werden. Eine davon ist die Automatisierung von Dokumenten. Durch Texterkennung und voreingestellte Befehle lassen sich Dateien korrekt einsortieren oder allen weiterführenden Arbeitsschritten zuführen – und das völlig selbstgesteuert. So werden aus starren, nicht nutzbaren Informationen auf Papier dynamische und komplett automatisierte Dokumente, die keine weitere menschliche Betreuung mehr benötigen.

Beispiel Bestandsverwaltung: Um das Management eines Lagers oder Logistikzentrums auf eine möglichst effiziente Weise ablaufen zu lassen, braucht es eine präzise Bestandsverwaltung und einen reibungslosen Warenfluss. Automatisierte Dokumente spielen auch in dieser Branche bereits eine entscheidende Rolle.

Scan-Konzepte in Kombination mit OCR zeigen sich in der Lage, einen gesamten Prozess – von der Bestellung bis zur Auslieferung – zu optimieren.

Myrko Rudolph, Geschäftsführer von Exapture

Automatisierte Lieferscheine und Rechnungen beispielsweise können den gesamten Versandprozess beschleunigen, indem sie die manuelle Erstellung und Bearbeitung von Folgedokumenten überflüssig machen. Ein Scan der Papierrechnung am Multifunktionsgerät, das anschließende Auslesen der Informationen und die sofortige automatisierte Erstellung aller weiteren Dateien und das Einpflegen dieser in die weiteren Geschäftsabläufe vereinfachen die Lagerverwaltung enorm. Darüber hinaus ermöglichen die komplett digitalisierten Anschlussprozesse eine Echtzeitverfolgung von Warenbeständen und Lieferungen, was es den Mitarbeitenden ermöglicht, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Engpässe zu vermeiden.

Genauigkeit steigt, Verluste gehen zurück

„Durch die Minimierung menschlicher Fehler bei der Datenverarbeitung tragen automatisierte Dokumente zusätzlich zur Verbesserung der Bestandsgenauigkeit und zur Reduzierung von Verlusten bei“, sagt Exapture-Geschäftsführer Rudolph. „Automatisierung schafft damit Effizienz und eine enorme Verlässlichkeit, was beides nicht nur auf die eigene Gewinnmaximierung, sondern auch auf die Zufriedenheit der Kunden einzahlt.“

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Stand: 08.12.2025

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