Vorsicht bei Unterschriften im Geschäftsverkehr!

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Ungeachtet dessen ist auch der Kenntnisstand des Vertragspartners maßgeblich. Eine Rechtsscheinvollmacht greift nicht, wenn der Geschäftspartner wusste, dass der Mitarbeiter ohne Berechtigung gehandelt hat. In solchen Fällen ist das Geschäft für das vermeintlich vertretene Unternehmen nicht bindend, es sei denn, es genehmigt den Vertrag nachträglich. Geschäftspartner können Ansprüche auf Erfüllung oder Schadenersatz nur gegenüber dem vermeintlichen Vertreter geltend machen. Allerdings sind die rechtlichen Erfolgsaussichten oft gering.

Vertretungsberechtigungen sehr ernst nehmen

Die Haftung des Vertreters ist eingeschränkt, wenn er nicht wusste, dass er ohne entsprechende Vollmacht handelt. Sie ist komplett ausgeschlossen, wenn der Geschäftspartner die mangelnde Vertretungsmacht hätte kennen müssen. In vielen Fällen bleibt das andere Unternehmen dann auf den Kosten sitzen.

Unternehmen sollten Fragen rund um Vertretungsberechtigungen sehr ernst nehmen und systematisch Vorkehrungen treffen. Die Geschäftsleitung kann viele Haftungsrisiken von vornherein ausschließen oder deutlich minimieren, wenn sie klare Vertretungsregelungen trifft. Es empfiehlt sich grundsätzlich, Art und Umfang einer Vollmacht schriftlich zu dokumentieren. So kann die Geschäftsleitung eine Vollmachterteilung im Streitfall belegen – oder unter Umständen auch widerlegen.

Firmenindividuelle Anforderungen grundsätzlich berücksichtigen

Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) können Vollmachten formlos erteilt und frei ausgestaltet werden. Die Regelungen des BGB gelten ganz allgemein, unabhängig davon, ob ein Unternehmen gewerblich ist oder nicht. Zusätzlich sieht das Handelsgesetzbuch (HGB) besondere Vertretungsberechtigungen für den Geschäftsverkehr mit Kaufleuten vor. Marktteilnehmer sollen sich auf feste Formen von Vollmachten mit einheitlichen Befugnissen verlassen können. Gängig sind die Prokura, die Handlungsvollmacht sowie die Laden- und Warenvollmacht.

Welche Vollmachten sind für welches Unternehmen sinnvoll? Letztlich sind neben den branchenspezifischen Gepflogenheiten immer die firmenindividuellen Anforderungen zu berücksichtigen. Vor Erteilung, Änderung oder Widerruf von Vollmachtsregelungen sollten Unternehmen sicherheitshalber rechtlichen Rat einholen. Schließlich können die Tragweite und die möglichen Risiken erheblich sein.

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