Vorsicht bei Unterschriften im Geschäftsverkehr!

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Es empfiehlt sich, eine Unterschriftsordnung zu erstellen und schriftlich zu dokumentieren, um die Zuständigkeiten unmissverständlich zu regeln. Darin sollte detailliert definiert werden, wer was wann und wie unterzeichnen darf. Prokuristen versehen ihre Unterschrift mit dem Zusatz „ppa.“ (per procura), Handlungsbevollmächtigte in der Regel mit „i.V.“ (in Vollmacht). Je größer ein Unternehmen ist, desto unpraktikabler ist es, alle rechtlich verbindlichen Erklärungen von Prokuristen oder Handlungsbevollmächtigten persönlich vornehmen zu lassen. Es ist deshalb ratsam, weitere Zeichnungsberechtigungen zu benennen, die auf dem Vieraugenprinzip beruhen. Ausgewählte Mitarbeiter nehmen eine Vorprüfung vor und unterschreiben „i.A.“ (im Auftrag). Zusätzlich zeichnet ein Geschäftsführer, Prokurist oder Handlungsbevollmächtigter den Vorgang gegen. Um Missbräuche zu vermeiden, sollten die gemeinsam unterschreibenden Personen regelmäßig wechseln.

Mitarbeiter für Haftungsfallen sensibilisieren

Von zentraler Bedeutung ist Transparenz nach innen und außen. Unternehmen sollten ihre Geschäftspartner frühzeitig etwa per Rundschreiben über Vertretungsberechtigungen und etwaige Änderungen informieren. So lassen sich viele Missverständnisse von vornherein vermeiden. Und: Geschäftspartner können nicht argumentieren, sie wären nicht informiert worden.

Ebenso wichtig ist es für Unternehmen, Mitarbeiter zu sensibilisieren, die selber keine gesetzliche oder vertragliche Vollmacht besitzen. Auch ohne offizielle Bevollmächtigung agieren sie als Vertreter des Unternehmens und können Verträge abschließen.

Hier ist Aufklärung notwendig. Denn viele Mitarbeiter handeln im guten Glauben, ohne die Haftungsfallen zu kennen. Die Tücke liegt oft im Detail. Schon kleine, alltägliche Situationen wie Paketannahmen oder Bürobestellungen bergen unter Umständen ungeahnte Haftungsrisiken (siehe Kasten S. 19).

Vertretungsregelungen online einsehen

Außer den firmeneigenen Vollmachten erfordern auch die Vertretungsbefugnisse von Geschäftspartnern ein besonderes Augenmerk. Unternehmensvertreter sollten sich vor jedem Vertragsabschluss über Art und Umfang der Vollmacht ihres Gegenübers informieren, etwa durch Einsichtnahme in das Handelsregister, was heute online möglich ist. Unternehmen können sich über die Internetseite www.handelsregister.de mit wenigen Klicks Klarheit über wichtige Vertretungsregelungen verschaffen. So minimieren sie das Risiko, dass Geschäfte nicht zustandekommen, weil sie rechtlich unwirksam sind.

* Gereon Gemeinhardt ist Rechtsanwalt und Steuerberater in der Kanzlei DHPG in Bornheim.

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