E-Procurement Enterprise Purchase to pay automatisiert Bestell-Workflow

„Enterprise Purchase to Pay“ — das heißt: ein durchgängig automatisierter Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung. In vielen Unternehmen sind zwar heute die Bestellvorgänge weitgehend digitalisiert, oft fehlt jedoch das letzte Glied in der Prozesskette: die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Daher gilt es, auch die Kreditorenbuchhaltung in den Bestell-Workflow zu integrieren.

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Die Digitalisierung und die Automatisierung der Beschaffungsprozesse sind bei den meisten Unternehmen in den letzten Jahren stark fortgeschritten. Aus der Reihe tanzen hier noch immer die eingehenden Rechnungen, die nach wie vor zeitaufwändig per Hand sortiert, kontrolliert, geneh-migt und verbucht werden – auch wenn die anderen Prozesse im Einkauf über avancierte E-Procurement-Systeme laufen. Die Folge: Das letzte Glied im automatisierten Beschaffungssystem fehlt, was einen durchgängigen, effizienten Einkaufsprozess von der Bestellung bis zur Bezahlung unmöglich macht.

Dieses „offene Ende“ im Bestellprozess ist jedoch nicht nur ein kleiner Schönheitsfehler, sondern verursacht enorme Kosten. Denn die Praxis zeigt: Die Bearbeitung einer Eingangsrechnung per Hand dauert dreimal so lang wie mit einer automatischen Lösung. Liegt die händische Bearbeitungszeit für eine einzige Rechnung etwa bei einer Viertelstunde, so erfordert die elektronische Bearbeitung lediglich fünf Minuten. Bei einem Unternehmen mit 1000 Eingangsrechnungen pro Monat summiert sich das auf über 160 Stunden – die volle Monatsarbeitszeit eines Mitarbeiters. Somit zahlt sich „Enterprise Purchase to Pay“ für ein Unternehmen in barer Münze aus.

Basware-Software schnell und einfach zu implementieren

Was kann ein Geschäftsführer, Controller oder Einkaufsleiter tun, um einen solchen durchgängigen Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung in seinem Unternehmen zu etablieren? Eine Möglichkeit ist der Einsatz der Softwarelösung „Enterprise Purchase to Pay“ von Basware. Der Spezialist für die Automatisierung von Finanzprozessen bietet eine schnell und einfach zu implementierende Software, mit der sich die operativen Systeme ergänzen lassen: Rechnungen mit und ohne Bestellbezug, Belege aus der Immobilienkontierung – all diese Dokumente sind mit einer solchen Softwarelösung automatisiert zu bearbeiten.

Es geht also nicht nur um den reinen Workflow, sondern um ein automatisiertes Abgleichen aller eingehenden Rechnungen mit Bestellungen beziehungsweise Verträgen. Auch Zahlungsläufe können selbsttätig ausgelöst werden. Zeit wird zudem mit dem frühzeitigen Archivieren des Papierbelegs gespart. Dieser wird nun nicht mehr im Original, sondern digitalisiert zur Prüfung und Freigabe im Unternehmen aufbewahrt – konform mit den gesetzlichen Vorgaben.

Rechnungsablauf wird beschleunigt, Skontos optimal ausgeschöpft

Ein solches System sorgt für einen schnelleren „Return“ der Investitionen in die Beschaffungs-, Finanz- oder ERP-Systeme, denn: Der Rechnungsumlauf wird beschleunigt, Verzugszinsen für verspätete Zahlungen werden gespart und es wird sichergestellt, dass sich Skontomöglichkeiten optimal ausschöpfen lassen. Zugleich ermöglicht das System den Einkaufsmanagern eine bessere Kontrolle: Die Mitarbeiter können den Bearbeitungsstand von Rechnungen genau verfolgen – beginnend beim Bedarf über die Zahlung bis hin zur dauerhaften, gesetzeskonformen Archivierung. Zudem bekommt das Unternehmen einen exakten Überblick über seine Verbindlichkeiten – eine wichtige Voraussetzung für die Liquiditätsplanung.

Die meisten Lösungen für die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdokumenten haben zertifizierte Schnittstellen, was eine nahtlose Verknüpfung mit den Systemen für Einkauf und Finanzbuchhaltung garantiert. Da der Funktionskern dieser Systeme unabhängig ist, ist es jederzeit möglich, Änderungen im Beschaffungsprozess vorzunehmen. Dadurch sind die Lösungsanbieter meist schneller in der Lage, ihre Anwendungen an veränderte Aufgaben anzupassen – Stichwort Sox oder IFRS/IAS. Ein weiterer Vorteil: Die Lösungen lassen sich auch dann integrieren, wenn ein Unternehmen mehrere verschiedene operative Anwendungen einsetzt.

Kataloggestützte Bestellung als Ausgangspunkt

Ausgangspunkt für ein kombiniertes Beschaffungs- und Rechnungsmanagement ist die kataloggestützte Bestellung: Damit ist es einerseits möglich, online direkt auf die Produktkataloge der Anbieter zuzugreifen. Andererseits lassen sich Kataloge in das eigene System implementieren. In diesem Fall können die Lieferfirmen selbst Kataloginhalte verändern und aktualisieren, wobei die Käuferorganisation die Kontrolle über die Inhalte – wie Produkt- und technische Beschreibungen sowie spezielle Lieferfristen und -bedingungen – behält.

Für die externe und interne Kontrolle werden im Katalogsystem auch Informationen und Verträge mit den vereinbarten Konditionen hinterlegt. So lässt sich überprüfen, ob die ausgehandelten Verträge und Modalitäten von allen Lieferanten und internen Abteilungen angewendet und eingehalten werden. Bei einer zentralen Bestell- und Eingangsrechnungsbearbeitung ist jedes Stadium des Prozesses dokumentiert. Die Anwender können jederzeit über bestimmte Suchkriterien wie Buchungskreis, Lieferant, Belegart, Zeitraum, Start- und Enddatum den aktuellen Status des Bestellvorgangs abrufen.

Für eingehende Rechnungen sieht dann der Prozess folgendermaßen aus: Die zu einer Bestellung gehörige Rechnung wird gescannt und dabei direkt in das Workflow-System übertragen: Eine Optical-Character-Recognition-(OCR-)Funktion erkennt die relevanten Daten wie Bestell- und Rechnungsnummer, Kostenstelle oder Ansprechpartner, verbindet sie mit den Kreditoren-stammdaten aus dem Buchhaltungssystem, gleicht sie mit den Bestelldaten ab und bereitet die Rechnung zur Zahlung vor. Durch die Automatisierung dieser Schritte wird verhindert, dass sich – wie bei der manuellen Dateneingabe – Fehler einschleichen.

Frank Wuschech ist Geschäftsführer der Basware GmbH, 81673 München, Tel. (089) 3750505-20, E-Mail: info@basware.de

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