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Kendox AG

Klinkhammer Intralogistics GmbH

Unitechnik Systems GmbH

FORTNA Germany GmbH

3. Digitales Prozessmanagement automatisiert manuelle Tätigkeiten

Zur Verringerung aufwendiger manueller Prozesse bieten viele DMS eine sogenannte Workflow Engine. Das ist ein integrierter Vorgangsmanager, mit dem auf elektronischen Dokumenten basierende betriebliche Abläufe definiert und teilweise automatisiert ausgeführt werden können. So lassen sich sämtliche Belegprozesse abbilden. Die Standardisierung und Automatisierung von Routineprozessen führt zu Arbeitserleichterung, Transparenz und Beschleunigung in der Prozesskette. Für die Logistikbranche sollte dabei Folgendes dabei sein: automatisierte Verarbeitung der Sendungsdokumente wie POD und Frachtbriefe, Prozesse für das Abweichungsmanagement bei Gebindedifferenzen oder -schäden, Rechnungsprüfungsprozesse (P2P) für Allgemeinkosten und Sendungskosten (etwa Fremdfahrerkosten mit Validierung zum Auftrag) sowie die Option, weitere Prozesse zu ergänzen.

4. Prozessintegration schafft transparente Logistik

Kollaboration steht ganz oben auf der Agenda vieler Logistiker. Denn Spediteure möchten übergreifende Prozesse zu Geschäftspartnern oder Kunden mit einer passenden Möglichkeit realisieren, um ihre Kunden und Partner in die Prozesse einzubinden. Andererseits erwarten Kunden und Partner ganz selbstverständlich, dass sie in Echtzeit über Versand, Aufenthaltsort oder Eintreffen einer Ware informiert werden. Logistiker benötigen deshalb Werkzeuge, die es ermöglichen, dass Kunden und Geschäftspartner Einblick und Zugriff auf Sendungs- und Lieferinformationen haben.

Das automatisierte Versenden solcher Informationen braucht Prozesse, die sich bequem aus dem DMS heraus steuern lassen. Das DMS sorgt dafür, dass ein Beleg in dem Moment, in dem er entsteht (wenn etwa die Ware ausgeliefert wird), übergreifend in allen Systemen erfasst wird und entsprechende Folgeprozesse automatisch ablaufen. Mit der Information über die Auslieferung der Sendungen erhält der Kunde einen Link zu den nötigen Informationen, kann den Beleg einsehen und beispielsweise in sein ERP-System übernehmen. Darüber hinaus kann auch das automatische Versenden einer Rechnung ausgelöst werden.

5. Digitale Signaturprozesse vereinfachen die Arbeit

Mit der Einbindung von digitalen Signaturmöglichkeiten, wie „actaSIGN“, „AdobeSign“, „DocuSign“ oder Skribble, wird die Automatisierung der Unterschriftsprozesse mit internen und externen Vertragsparteien auch im internationalen Geschäftsumfeld möglich. Das DMS übergibt Dokumente über geeignete Schnittstellen („WebAPI“) für die digitale Signatur direkt an das Signatursystem. Die Ergebnisse der einzelnen Signaturprozesse werden auf den signierten Dokumenten gespeichert und wieder im DMS hinterlegt. So kann man direkt nachvollziehen, wer wann welche Dokumente digital unterzeichnet hat. Das macht vieles einfacher und sorgt für Transparenz und Sicherheit. Speziell in der Transportlogistik sind aber oft auch Herkunftsnachweise erforderlich. Mit digitalen Signaturen können aber sowohl Dokumente als auch Prozessschritte autorisiert werden. Über die digitale Signatur wird die Identität von natürlichen Personen, die mit der jeweiligen Bearbeitungsaktivität verbunden sind, festgehalten und zum Zweck der Beweissicherung gespeichert, was etwa im Schadensfall hilft.

Das Fazit des Kendox-Spezialisten

„Die Logistikpartner suchen im Grunde ein ,Gefäß‘, das alle ihre Belegstrukturen auffängt, egal ob Speditionsakte, Verzollungsakte oder Fuhrparkakte. Vorgelagert spielt das Thema ,intelligente‘ respektive KI-basierte Verarbeitung der Belege eine wichtige Rolle“, sagt Hunn. Das reicht vom Scannen der Belege bis zum Auslesen der Informationen und dem Zuordnen und Anschieben von Folgeprozessen, wie etwa Schadensfallabwicklung, Rechnungsprüfung, Gebindemanagement et cetera. „Erst wenn das erreicht ist, kann an der Einbindung von Kunden und Partnern in die digitalen Prozesse oder am Einsatz von digitalen Signatursystemen gearbeitet werden“, erklärt Hunn zum Abschluss.

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