Digitale Logistik Fünf Möglichkeiten für die Digitalisierung der Logistik

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Didier Hunn, Experte für Logistik beim DMS-Spezialisten Kendox, fasst hier wichtige Themen zusammen, mit denen die Digitalisierung und Automatisierung in der Logistikbranche das nächste Level erreichen kann.

Flexibilität, Reaktionsgeschwindigkeit und Kosteneffizienz gewinnen in der Logistik immer mehr an Bedeutung. Während der Leistungsumfang und die Anzahl der zu transportierenden Sendungen zunimmt, verschlechtern sich die Margen. Dies befeuert den Trend zur weiteren Digitalisierung, um Prozesse zu verschlanken und so wettbewerbsfähig zu bleiben. Und jeder Transport löst zahlreiche Arbeit mit Dokumenten aus, auch wenn die Prozesse bereits digitalisiert sind. Immer öfter müssten auch Dokumente elektronisch an Kunden zurückgeführt oder auf Plattformen zur Verfügung gestellt werden. Das betrifft etwa Ablieferbelege und Rechnungen. Weil fast alle logistischen Prozesse den Umgang mit Dokumenten beinhalten, übernehmen Enterprise-Content-Management-(ECM-) oder Dokumentenmanagement-(DM-)Systeme eine Schlüsselrolle innerhalb der Digitalisierung.

„Große Logistikunternehmen transportieren mehrere Tausend Sendungen pro Tag und verarbeiten entsprechend hohe Dokumentenmengen pro Tag und Monat. Automatisiertes und smartes Digitalisieren von Dokumenten und das entsprechende Anstoßen und Verarbeiten von Folgeprozessen kann die Arbeit deutlich leichter machen“, erklärt Didier Hunn, Leiter Vertrieb Schweiz von Kendox. Speziell in der Logistik sehe er den größten Bedarf mit Blick auf die „intelligente“ Prozessautomatisierung bei der Bearbeitung von Belegen. Hier gibt er fünf Empfehlungen, wie man das bewerkstelligen kann.

1. ECM- oder DM-Systeme dienen als Digitalisierungsbasis

Bei Unternehmen, die bisher noch kein ECM- oder DM-Systeme einsetzen, schafft ein für die Logistikbranche optimiertes System die Basis, um sendungsbezogene Belege, Dokumente, Informationen und Vorgänge sachlogisch zusammenzufassen. Es unterstützt auch bei der sicheren und rechtskonformen Aufbewahrung in Form von digitalen Akten in einem zentralen, digitalen Archiv. Außer vorgegebenen internen Strukturen und Gliederungen verfügen die digitalen Akten über beschreibende Eigenschaften in Form von Datenfeldern. Über die Vergabe von Zugriffsberechtigungen wird die Einhaltung von Datenschutz (DSGVO oder Schweizer DSG) und spezifischen Aufbewahrungsrichtlinien geregelt. Eine digitale Sendungs- oder Speditionsakte beinhaltet unter anderem definierte Strukturen für Sendungs-, Zoll- und Lagerbelege sowie Dokumente wie Kundenaufträge, Gebindescheine oder Track-&-Trace-Informationen.

2. KI-basiertes Scanning & Capturing automatisiert smart

Die bequeme Möglichkeit, papierbasierte Dokumente automatisch und schnell zu erfassen, zu klassifizieren und mit einem smarten Belegdaten-Erkennungsmodul zu indizieren, ist eine Kernkompetenz eines effektiven DMS. Allerdings setzen viele Logistiker Veraltetes ein. Mithilfe von KI und Machine Learning steht aber Fortschrittliches parat, um gescannte Dokumente nach dem Capturing-Prozess automatisch in DMS-Sendungsakten zu integrieren. Je nach Dokumentart und -Attributen werden auch automatisierte Prozesse durch das Workflowsystem initiiert. So können ganze Dokumentenstapel in einem Arbeitsgang automatisch verarbeitet werden. Zu den wichtigen Merkmalen solcher Scanning- und Capturing-Möglichkeiten gehören die Verarbeitung von mehreren tausend Dokumenten pro Tag, die automatisierte Belegerkennung mit smartem Lernmodus, das Erstellen standardisierter Belegprofile (zum Beispiel Lieferscheine, PODs, CMR-Frachtbriefe, AWBs, Lagerscheine, Rechnungen und Gebindescheine) sowie die Übernahme von Dokumenten aus E-Mail-Postfächern oder Dateiablagen.

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