Process Director macht Wareneingang effizient

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Bei Lieferungen für das zentrale Lager wurde der Lieferschein mit einer Kopie der Bestellung ins Archiv eingeordnet, wobei die SAP-Materialbelegnummer am Lieferschein manuell vermerkt wurde. Sämtliche Dokumente gilt es für fünf bis zehn Jahre zu archivieren – ein zeitaufwendiger Prozess für alle Beteiligten. Dazu kam, dass die Lagermitarbeiter häufig durch interne Fragen nach dem Status erwarteter Lieferungen in ihren Arbeitsabläufen gestört wurden.

Lieferscheinverarbeitung wird mit Automatisierung schneller und effizienter

Diese aufwendigen manuellen Prozesse bei der Lieferscheinverarbeitung im Wareneingang wollte Sappi durch Automatisierung schneller, effizienter und transparenter gestalten. Ebenso wollte man die papierbasierten Dokumentenarchive durch eine digitale Archivierung ersetzen.

Die neue Lösung sollte zudem Folgendes leisten: das Scannen von Lieferscheinen bei Wareneingang mit der Möglichkeit, weitere Dokumente, wie zum Beispiel Zertifikate oder Datenblätter, hinzuzufügen; Texterkennung der wichtigsten Felder; direkter Wechsel in SAP-Buchungstransaktionen; einfacher Abgleich der Materialbeschreibung auf dem Lieferschein mit der Beschreibung in Bestellung oder Materialstamm und verschiedene Möglichkeiten der Suche sowohl per Material als auch über die Bestellung.

Für die Umsetzung beauftragte Sappi die Readsoft GmbH, einen Lösungsanbieter für die Automatisierung und Optimierung von Prozessen in SAP mit Sitz in Neu-Isenburg. Ausschlaggebend für die Entscheidung waren nicht nur das technische und fachliche Know-how von Readsoft, sondern auch die bereits vorhandenen guten Erfahrungen: Schon seit 2002 setzt Sappi erfolgreich die Readsoft-Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung ein.

Gute Planung und frühzeitiges Einbeziehen der Endanwender

Im Mai 2010 trafen sich Sappi und Readsoft zu einem ersten Kick-off-Meeting. Dabei wurden der Projektumfang festgelegt, ein Entwurf der Systemlandschaft der Readsoft-Erkennungslösung besprochen, die Formularfelder definiert, die ausgelesen werden sollten, und das Navigationsmenü des Process Director in SAP gestaltet. Während die IT-Abteilung von Sappi die Einrichtung der komplexen Infrastruktur selbst übernahm, bereitete Readsoft die nötigen Softwareeinstellungen anhand von Originallieferscheinen vor.

Um die Nutzerakzeptanz vor Ort zu erhöhen, wurden die Textinhalte des Process Director für die Standorte in den Niederlanden und Finnland in die jeweiligen Sprachen übersetzt. Im Juli startete der Roll-out in der deutschen Niederlassung Stockstadt. Hier wie auch an den anderen Standorten waren einige Lagermitarbeiter der neuen Lösung gegenüber zunächst skeptisch eingestellt, da sie durch das Einscannen der Lieferscheine und den Umgang mit einer neuen Software einen höheren Arbeitsaufwand erwarteten.

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