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Dokumentenmanagement Process Director macht Wareneingang effizient

| Autor / Redakteur: Michael Sproger / Dipl.-Betriebswirt (FH) Bernd Maienschein

Bei Sappi Fine Paper Europe automatisiert der Process Director von Readsoft an allen neun europäischen Standorten die Lieferscheinverarbeitung. Willkommener Nebeneffekt: Die papierbasierten Dokumentenarchive wurden bei Sappi durch eine digitale Archivierung ersetzt.

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Der Papierproduzent Sappi hat europaweit seine Lieferscheinverarbeitung automatisiert und alle betroffenen Mitarbeiter von Beginn an in die Projektumsetzung mit einbezogen. Bild: Sappi
Der Papierproduzent Sappi hat europaweit seine Lieferscheinverarbeitung automatisiert und alle betroffenen Mitarbeiter von Beginn an in die Projektumsetzung mit einbezogen. Bild: Sappi
( Archiv: Vogel Business Media )

Schnellere und effizientere Prozesse im Wareneingang, eine digitale Archivierung aller Lieferscheine sowie eine zentrale Kontrolle und Statusübersicht aller Warenlieferungen – um diese Ziele zu erreichen, hat sich der Papierproduzent Sappi Fine Paper Europe dafür entschieden, europaweit eine Automatisierungslösung für die Lieferscheinverarbeitung einzuführen. Für den Erfolg eines solchen Projekts ist natürlich eine funktionale Software unerlässlich.

Aber weitere Faktoren sind genauso wichtig, will man die volle Zufriedenheit aller Beteiligten erreichen. Die Akzeptanz der Lösung durch die Nutzer und eine optimale Zusammenarbeit zwischen Dienstleister und Auftraggeber spielen ebenfalls entscheidende Rollen.

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Überzeugte Endanwender im Wareneingang

So betrachtet, war die Einführung von Process Director, einer Automatisierungslösung für die Lieferscheinverarbeitung, bei Sappi gleich in mehrfacher Hinsicht ein Erfolg. Weil Sappi alle betroffenen Mitarbeiter von Beginn an in die Projektumsetzung involvierte, wandelten sich anfängliche Bedenken schnell in allgemeine Zustimmung. Regelmäßige Meetings und detaillierte Abstimmungen zwischen Sappi und dem Lösungsanbieter Readsoft trugen zu einer produktiven und reibungslosen Zusammenarbeit bei.

Das Resultat: Bei dem Papierproduzenten war innerhalb weniger Monate an allen neun europäischen Standorten eine passgenaue Lösung für die Lieferscheinbearbeitung im produktiven Einsatz. Diese Lösung entsprach nicht nur genau den Erwartungen und dem Bedarf von Sappi – auch die Endanwender im Warenlager sind überzeugt.

Sappi Fine Paper Europe ist ein Geschäftsbereich der Sappi Limited, eines global agierenden Unternehmens der Papier- und Zellstoffindustrie mit 16.400 Mitarbeitern weltweit. In Europa betreibt Sappi insgesamt neun Papierfabriken in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Belgien, Finnland und den Niederlanden.

Zeitaufwendige Prozesse transparenter gestalten

Wenn an einem dieser europäischen Sappi-Standorte eine Warenlieferung eintraf, lief überwiegend folgendes Prozedere ab: Ein Mitarbeiter des Warenlagers unterzog die Lieferung einer visuellen Prüfung, gab die Lieferscheindaten manuell am PC in die Buchungsmaske ein, fertigte eine Kopie des Lieferscheins an und schickte diese zusammen mit der Warenlieferung mittels Hauspost zum Endempfänger.

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