Process Director macht Wareneingang effizient

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Diesen Verunsicherungen begegnete man zum einen damit, dass Sappi seine Lagermitarbeiter von Beginn des Roll-outs an aktiv in die Feinabstimmung mit einbezog. In regelmäßigen Meetings wurden festgestellte Schwierigkeiten besprochen und Wünsche der Mitarbeiter – beispielsweise zur Bezeichnung von Feldern oder zu deren Layout und Platzierung – berücksichtigt.

Zum anderen führte Sappi die neue Lösung schrittweise ein, indem zunächst nur wenige der neuen Funktionen wie das Auslesen der wichtigsten Lieferscheinfelder geschult wurden. Dazu gehörten zum Beispiel die Bestell- und Lieferscheinnummern und das Lieferdatum. Erst nachdem die Mitarbeiter sich mit dieser „kleinen“ Lösung vertraut gemacht hatten, wurden anschließend weitere Funktionalitäten, beispielsweise das Auslesen und die Verarbeitung von Positionsdaten, hinzugenommen.

Produktvorteile wurden klar an Mitarbeiter kommuniziert

Dank des schrittweisen Vorgehens, bei dem Sappi zunächst nur die Hauptdaten automatisch in die gewohnte Buchungstransaktion übernahm, wandelte sich die anfängliche Skepsis sehr schnell in Akzeptanz – schon im Laufe des ersten Tages. Ganz besonders wichtig war dabei auch, dass der Papierproduzent den Mitarbeitern klar die Vorteile dieser Lösung für ihre eigene Arbeit kommuniziert hatte: schnellere Buchungsabläufe und eine bessere Übersicht zu allen Vorgängen im Bereich des Wareneingangs.

Zu der raschen Akzeptanz trug außerdem die Tatsache bei, dass die Readsoft-Lösung über eine Benutzeroberfläche im SAP-Look-and-Feel verfügt — so mussten die Mitarbeiter sich nicht in eine neue Benutzerschnittstelle einarbeiten. Sie konnten von Anfang an produktiv mit der Lösung arbeiten, die Einarbeitung der Mitarbeiter in den Process Director verlief quasi als Training on the Job.

Einfache Verarbeitung und effiziente Abläufe

Mit dem Process Director profitierte Sappi schnell von einer wesentlich effizienteren Lieferscheinverarbeitung: Die Lieferscheine werden stapelweise gescannt, im Hintergrund interpretiert, verifiziert und dann automatisch in SAP transferiert. Jedes Werk hat somit eine stets aktuelle Übersicht über alle offenen, gebuchten beziehungsweise bestätigten Lieferungen. Im Navigationsmenü, das den eigenen Wünschen und Bedürfnissen gemäß definiert wurde, erscheinen die Lieferungen nun gruppiert nach Standort, Status und Geschäftsprozess.

Um weitere Informationen zu einem Feld zu erhalten, zum Beispiel zu Lieferantenstamm, Bestellung oder Materialstamm, genügt jetzt ein einziger Mausklick. Darüber hinaus lassen sich Lieferpositionen auslesen oder direkt im Process Director generieren, ergänzen und ändern. Ebenso kann man sich offene Bestellpositionen anzeigen lassen.

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