Potenziale nutzen Auftragsflut im Projektgeschäft kann Unternehmen schnell überlasten

Die hohe Nachfrage nach Sachinvestitionen im Inland hat vor allem im Projektgeschäft des Maschinen- und Anlagenbaus zu vollen Auftragsbüchern geführt. Die verlockende Aussicht auf rekordverdächtige Umsätze kann jedoch schnell zur Überlastung des Unternehmens führen und das Ergebnis nachhaltig negativ beeinflussen.

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Wie lässt sich der zwiespältige Zusammenhang zwischen optimaler Auftragslage und verheerender Ertragssituation insbesondere für das Projektgeschäft erklären? Einerseits ist es gerade in der heutigen guten Konjunktur für Unternehmen verlockend, einen hohen Auftragseingang zu akquirieren. Andererseits stehen dem Betrieb nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung, um ein Projekt erfolgreich hinsichtlich der Kosten, des Termins und der Qualität abzuschließen.

Werden diese kapazitiven Grenzen bei der Auftragsakquisition nicht beachtet, so besteht die Gefahr, in einen Teufelskreis aus steigendem Umsatz, steigender Mehrarbeit, steigenden Qualitätsproblemen, steigender Überlastung und schließlich steigenden Verlusten zu geraten.

Welche operativen Gegenmaßnahmen können Firmen ergreifen, um sowohl dem drohenden Teufelskreis der Überlastung zu entkommen als auch vom Aufschwung durch die Annahme von zukunftssichernden Aufträgen zu profitieren? Zur Beantwortung dieser Frage ist es hilfreich, sich in die Situation der Projektbeteiligten hineinzuversetzen.

Oft sind die Mitarbeiter demotiviert, weil sie weder Erfolgserlebnisse trotz ihres großen Engagements erleben dürfen noch ein Ende der Belastung sehen. In dieser Lage gilt es, die Mitarbeiter mit wenigen Maßnahmen schnell und spürbar zu entlasten.

Zweigleisiger Ansatz motiviert Mitarbeiter

Unter dieser Prämisse hat sich in den vergangenen Jahren bei vielen Unternehmen der zweigleisige W & P-Ansatz bewährt (siehe Abbildung). Dieser Ansatz verfolgt zum einen mit „Gate“ die Belastungsreduktion durch gezielte Selektion zukünftiger Projekte in Abstimmung mit den verfügbaren Ressourcen.

Zum anderen begegnet „Fit“ dem schleichenden Produktivitätsverlust mit einer kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse und Qualität zur Steigerung der Projekteffizienz, sodass künftig das Auftragsvolumen des Unternehmens entsprechend erhöht werden kann. Durch diese beiden Maßnahmen wird der Projektablauf aus zwei entgegengesetzten Richtungen eingeschlossen – ähnlich dem Bottom-up- und Top-Down-Prinzip –, sodass alle Mitarbeiter die positiven Veränderungen erfahren.

Interne Auslastung bei der Projektauswahl beachten

Mit „Gate“ können schnell gezielte Maßnahmen getroffen werden, um die interne Belastung zu senken. Die systematische Steuerung zur Anfragebearbeitung berücksichtigt unter anderem die interne Auslastung und bietet folgende Vorteile:

• Bereits in der Anfragephase wird aufgrund der aktuellen und künftigen Situation sondiert, welche Projekte für das Unternehmen leistbar sind.
• Mit einer frühzeitigen und gezielten Auswahl der künftigen Projekte ist es möglich, bisher ungenutzte Synergieeffekte verschiedener Projekte ertragssteigernd zu nutzen, da beispielsweise die Entwicklungsansätze in ähnlichen Projekten genutzt werden.
• Die gezielte Auswahl der Aufträge schärft das Unternehmensprofil am Markt, da strategische Entscheidungen bezüglich der Kunden und Produkte für die Zukunft getroffen werden.

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