Automatisierung im Gefahrgutversand

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Die Erfahrungen von HBM mit dem Einsatz des SAP-Add-ons sind ausgesprochen positiv: „Wir haben deutlich geringere Durchlaufzeiten. Rückfragen der Packer beim Versandbüro entfallen. Wir sparen Zeit und haben einen sicheren Versand“, bestätigt Daniel Köhler. Als Teamleiter im Versand ist ihm auch die Akzeptanz der Mitarbeiter wichtig: „Die Vorbereitung und Umsetzung der Lösung ist gut gelaufen. Schon bei der Planung der Lösung und den Tests wurde die Packerei beteiligt. Alle Versandaufgaben erfolgen jetzt im gleichen System. So sind Doppelarbeiten für unterschiedliche Systeme entfallen. Das ist ein großer Vorteil. Die direkte Übermittlung der Daten aus dem SAP-Kundenauftrag und die Möglichkeit, Belege per Barcode einzuscannen, reduzieren außerdem die Fehlerquellen.“ Als weiteren Vorteil der IT-Lösung nennt er, dass die Gefahrgutinformationen auch weltweit innerhalb des Unternehmens besser ausgetauscht werden können.

Anbindung von KEP-Dienstleistern

HBM bearbeitet neben dem Gefahrgutversand auch alle anderen Versandaufträge für Kurier-, Express- und Paketdienste (KEP) sowie Speditionen mit dem Add-on direkt im SAP-System. Mit der Versandlösung sind auch die Waagen angebunden und bei allen Sendungen wird automatisch das Versandlabel für den jeweiligen KEP oder die Spedition erzeugt. „Wir können jetzt auch qualifiziert verpacken. Das heißt, wenn wir innerhalb einer Sendung mehrere Packstücke haben, wird jedes einzelne Packstück getrennt erfasst und kann nachverfolgt werden“, so der Versandleiter.

Anschließend erfolgt der elektronische Datenaustausch mit den KEP und Speditionen ebenfalls direkt aus dem SAP-System heraus. Für die Mitarbeiter sind alle Aufträge jetzt per Monitoring in einer Übersicht verfügbar. So erfolgt auch die Statusverfolgung der Speditions- und KEP-Sendungen über das ERP-System.

Sendungsverfolgung per Track und Trace

„Durch die integrierten Schnittstellen zu den KEP-Dienstleistern können wir alle Sendungen im SAP-System jederzeit nachverfolgen. Zum einen können wir unsere Kunden proaktiv mit einer Trackingnummer über den Versandstatus informieren. Das erspart viele Anrufe. Durch die Trackingdaten wissen wir auch, wann eine Zustellung voraussichtlich erfolgen wird oder ob eine Sendung irgendwo stockt. Die Versandabteilung kann die Daten weltweit einsehen und Rückmeldungen an den Kunden geben“, fasst Köhler zusammen.

Für Gerhard Geisser ist ein weiterer Vorteil der Lösung, dass die einmal erfassten Daten jetzt auch für die Zollanbindung und die Gelangensbestätigung genutzt werden können: „Die manuelle Bearbeitung der EU-Gelangensbestätigung ist für Industrieunternehmen ein Riesenaufwand. Mit den Add-ons werden auch diese Prozesse automatisiert.“ Mit dem SAP-Add-on für den Außenhandel erfolgt für alle Produkte eine automatisierte Prüfung auf notwendige Formulare und Zertifikate. Die Außenhandelsdokumente werden dann automatisch für das jeweilige Exportland ausgewählt. ■

* Martin Ortgies ist Fachjournalist in 30519 Hannover, Tel. (05 11) 76 00 50 50. Weitere Informationen: Mercoline GmbH in 13507 Berlin, Tel. (0 30) 43 65 89-0, kontakt@mercoline.de

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